O Ficheiro de Diários do módulo de Contabilidade permite gerir a tabela Diários sobre a qual irá processar a contabilidade. A partir deste ficheiro, deverá definir todos os diários a utilizar pela empresa.
Um diário contabilístico consiste num arquivo de documentos que se pressupõe ordenado numericamente. Os diários a criar deverão ser formatados em função das normas contabilísticas já em vigor na empresa.
Nesta tabela deverá ser definida, obedecendo aos requisitos legais em vigor, a seguinte informação em relação a cada diário a utilizar:
Designação: nome do diário que se pretende definir.
Número: o número sugerido segue uma ordem sequencial. No entanto, poderá utilizar qualquer outro até 9999 desde que o mesmo não se encontre atribuído a um diário anteriormente criado.
Ano: indica o ano a que pertence o diário. Na introdução de um novo diário, a aplicação assume automaticamente neste campo o ano da contabilidade. Apenas será possível consultar, criar ou alterar diários do ano da contabilidade.
Próximo lançamento: este campo só está disponível se os parâmetros da numeração dos diários anual/mensal não estiverem ativos. Neste campo define-se o número por defeito do primeiro movimento, aquando da sua introdução neste diário. O sistema prevê uma numeração sequencial dentro de cada diário pelo que o novo número é sempre sugerido, assim como nunca permite a repetição de números de documento na mesma data e no mesmo diário, embora o permita com datas diferentes.
Partidas dobradas: o controlo débito/crédito poderá ser realizado através de cada documento ou através do diário. Este controlo consiste no sistema não aceitar a atualização do lançamento contabilístico se o conjunto dos movimentos não estiver balanceado. Poderá definir em separado para a contabilidade geral, analítica e de ordem, sendo que a aplicação devolve os resultados consoante o tipo de contabilidade selecionado.
Contabilidade Geral | contas da classe 1 a 8
Contabilidade Analítica | contas da classe 9
Contabilidade de Ordem | contas começadas por 0 (zero)
Documento pré-definido a utilizar por defeito: permite associar um diário a um documento. Assim, ao introduzir manualmente um documento contabilístico e ao definir o diário, preenche automaticamente o documento predefinido caso este esteja preenchido. Ao selecionar um registo e efetuar clique direito no mesmo, o ecrã Documentos Predefinidos é aberto encontrando-se visível o registo selecionado.
Totais movimentados neste diário: estes campos são atualizados automaticamente pelo programa e apresentam constantemente o valor movimentado a débito e a crédito pelo diário.