Uma empresa poderá decidir lançar as movimentações das suas despesas de caixa diretamente na tesouraria invés de criar documentos de compra para cada despesa, tornando o processo mais simples e rápido desses documentos que não são considerados propriamente faturas de venda ou compra.
É nos Documentos Predefinidos que se poderá configurar esses documentos relativos a pequenas despesas de tesouraria que serão introduzidos posteriormente do lado do módulo Gestão.
Definir Tipologias
Este ecrã encontra-se disponível no menu Contabilidade | Documentos Predefinidos.
Para configurar um documento de tesouraria, será necessário:
ter os módulos Gestão e Contabilidade ativos;
no módulo Contabilidade, aceder ao ecrã Documentos Predefinidos e na grelha definir as diversas contas que devem ser movimentadas (se debitam ou creditam) e qual a conta de Caixa ou Banco que será utilizada na Tesouraria, ou seja, se ativar a opção Tesouraria, tal significa que a conta estabelecida na linha do documento predefinido será ignorada e que a conta a lançar no movimento contabilístico será a definida na tesouraria;
no separador Ligação à Tesouraria ativar a opção Está disponível para documentos de tesouraria no Programa Gestão.
Poderá configurar o sistema para gerir, por exemplo, juros bancários obtidos, lançar despesas relacionadas com economato, etc.;
A área Tipos de Configuração é composta pelos separadores Juros bancários e Despesas de economato.
Para lançar um documento de tesouraria relativo a juros bancários obtidos, será necessário criar o documento predefinido com as seguintes configurações:
no separador Dados do documento, ativar a opção Pede um valor para aplicar o fator multiplicativo;
no separador Ligação à Tesouraria, ativar a opção Está disponível para documentos de tesouraria no Programa Gestão.
No menu Gestão | Documentos Tesouraria, ao criar um registo após escolher o documento predefinido relativo aos juros bancários anteriormente criado, o sistema preenche automaticamente a maior parte dos campos com a informação proveniente do documento predefinido. Depois basta preencher os campos em falta, nomeadamente o número de documento para a contabilidade e tesouraria, o valor de entrada e o local de tesouraria para o efeito.