Na tabela Regularizações de letras a pagar poderá regularizar as faturas de fornecedores por contrapartida da emissão de uma ou mais letras a pagar.
A aplicação utiliza internamente códigos predefinidos para efetuar os respetivos movimentos em conta-corrente. Se o código não estiver criado, o software não lança corretamente quando se realizam os movimentos das letras. No caso das Regularizações de letras a pagar deverá ser criado na Tabela de códigos de Conta-Corrente um código com o número 31.
Existem ainda outras opções disponíveis, como a impressão da regularização e a ligação a um processador de texto. Após emitida a letra (ou as letras), todos os movimentos serão introduzidos, consultados ou alterados através da opção letras a pagar. Esta tabela possui acessos próprios.
Constituição da Tabela
A tabela Regularizações de letras a pagar contém a seguinte informação:
Série do título de dívida: Permite escolher qual a série correspondente do título de dívida (letra, cheque, etc.).
Regularização nº: É o número interno da regularização. Se se selecionar este campo quando se cria um novo registo poderá alterar o número interno com o qual será gravada a próxima regularização.
Fornecedor: Nome do fornecedor envolvido na emissão da letra. Quando se escolhe o nome do fornecedor, o software preenche automaticamente os dois campos à direita (número e estabelecimento - este permanece vazio quando o seu valor é zero). Se der duplo clique no campo Nome do fornecedor poderá visualizar a ficha do mesmo. Para selecionar um fornecedor poderá utilizar uma das seguintes formas:
Introduzindo o nome de um fornecedor novo, o programa pergunta se se pretende criar uma ficha nova no ficheiro de fornecedores.
Clicar no ícone que permite consultar uma listagem dos fornecedores existentes em formato de tabela e escolher o fornecedor pretendido ao efetuar duplo-clique na respetiva linha.
Procura incremental, digitando as primeiras letras do nome do fornecedor.
Digitar o número do fornecedor na linha do nome. Para esse efeito deverá utilizar sempre o número 0 (zero) antes do número. Alternativamente poderá ainda colocar o número de estabelecimento no fim. Exemplo: 025+2 | vai procurar a filial número 2 do fornecedor número 25.
Data de emissão: Data em que a letra é emitida.
Data de vencimento: Data em que a letra é vencida (sempre posterior à data de emissão).
Intervalo em dias: No caso de ser emitida mais do que uma letra, deverá ser indicado o intervalo em dias para o vencimento de cada letra.
Nº de letras: Número de letras a que a regularização irá dar origem.
Letra inicial: Número da letra inicial para a criação da (s) letra(s) emitida(s) pela regularização (i.e. se forem criadas 3 letras e à letra inicial for atribuído o número 5, serão criadas as letras 5, 6 e 7). O número da primeira letra proposto pelo programa é sempre o máximo número livre (i.e. se já existirem as letras 4, 5 e 6 o número proposto para a primeira letra é 7 e nunca 1, 2 ou 3, mesmo que não existam letras com estes números).
Nota: Este campo só funciona para títulos cuja série está classificada como sendo do tipo Letra. Quando a série está classificada como Cheque, a aplicação utiliza sempre a numeração sequencial, independentemente do que for indicado no campo Letra Inicial.
Situação final: Estado final da letra. Existem operações que realizam automaticamente um ou mais movimentos na letra, por exemplo, quando se emite uma letra a partir das regularizações e se escolhe como situação final o Status 2. N/ aceite, o programa irá realizar um movimento de Nova letra a pagar e o movimento Aceite de letra a pagar.
Linhas da Emissão de Regularizações: As linhas deverão ser preenchidas através das opções disponíveis no ecrã de regularizações de letras a pagar. Além de poder inserir linhas automaticamente a partir de movimentos de conta corrente e letras já existentes do fornecedor, poderá também inserir movimentos manuais nas linhas da emissão de regularizações. Nesta situação e se possuir o Módulo de Contabilidade para a integração das letras, deverá nas linhas preenchidas manualmente colocar a respetiva conta snc para a correta integração do movimento da regularização de letras a receber. Os campos Outros, Reformas, C/C e Total (campos só de leitura) são preenchidos automaticamente pela aplicação com a informação contida nas linhas.
Referência Interna: Permite relacionar a regularização com uma determinada referência interna (campo parametrizável) para, posteriormente, ter a possibilidade de obter uma análise global de referência interna, através do módulo de Gestão. Se o campo Referência Interna estiver preenchido na ficha do fornecedor, será automaticamente preenchido na regularização da letra a pagar quando se inserir o nome do fornecedor.
Centro Analítico: Permite relacionar a regularização de letras a pagar com um centro analítico. Se o campo Centro Analítico estiver preenchido na ficha do fornecedor, será automaticamente preenchido na regularização da letra a pagar quando se inserir o nome do fornecedor.
Nº Interno: Este campo é preenchido automaticamente pelo servidor com o número interno do registo na tabela. Ao contrário do número da regularização, este campo não é alterável.
Local: Local de tesouraria de onde é dada saída da (s) letra(s) a pagar.
Imposto de selo: Modo de pagamento do imposto de selo. Neste campo figuram três opções de pagamento do imposto:
Letra com selo a pagar por meio de guia
Letra com selo a pagar por outros meios
Letra com selo a pagar por outra entidade
Identificação interna: Este campo permite agrupar regularizações de letras a pagar segundo uma determinada identificação (este campo está disponível para mapas definidos pelo utilizador).
Documentos: Documentos que estão na origem da regularização.
Descrição: É um campo de observações onde se regista informação adicional sobre a regularização de letras a pagar.
Contabilizado: Campo lógico preenchido automaticamente pelo programa (no caso de estar integrado com o módulo de Contabilidade) após se processarem as integrações de regularizações de letras a pagar.
Arredondamento Euro: Este campo permite saber o valor do arredondamento (se tiver existido) em Euros. Ao gravar a regularização, caso tenham sido criadas diversas letras, é apresentado um quadro onde poderá alterar os valores das letras pertencentes à regularização introduzida, os números das novas letras a emitir e as suas datas de vencimento. Clicando no botão poderá imprimir o quadro.
Nota: Se porventura se enganar nalguma informação da regularização e pretender alterá-la, só será permitido alterar letra a letra, ou seja, nas próprias letras emitidas. Poderá no entanto anular a emissão e voltar a introduzir uma nova regularização. De salientar que apagar uma regularização implica que irá apagar todas as letras emitidas pela mesma, incluindo os movimentos já realizados nas letras, ficando a informação no computador relativamente às c/c e tesouraria como estava antes de emitir a regularização e efetuar os movimentos nas letras. Se apagar uma regularização em que uma das suas letras emitidas já tenha sido reformada, o programa não apaga a nova letra criada a partir dessa reforma nem nenhum dos seus movimentos, tendo de abrir o ecrã respetivo (letras a pagar) e apagar a nova letra que foi criada a partir da reforma.
Contabilizar este documento: Esta opção faz parte da integração online e é utilizada para integrar a Regularizações de títulos de dívida a pagar, quando a mesma não foi integrada através da gravação do documento. Esta opção apenas se encontra disponível caso possua o Módulo de Contabilidade.
É possível ter acessos particulares para a tabela Regularizações de letras a pagar, nomeadamente, permitir impedir/autorizar a execução de operações sobre a tabela de regularizações de letras a pagar (apagar, introduzir, consultar, alterar, mapas definidos, alterar mapas desenhados e impressões definidas, imprimir mapas desenhados e impressões definidas, textos e supervisão).
Opções disponíveis no ecrã
No ecrã de Regularizações de letras a pagar existem diversas opções:
Imprimir a ficha: Este ícone permite imprimir a ficha.
Processador de texto externo: Este ícone permite imprimir um texto num processador de texto externo.
Listagem das letras emitidas: Este botão permite observar uma listagem das letras emitidas pela regularização, identificadas pelo número da letra, qual a sua data de emissão e data de vencimento, o valor de cada letra, situação em que se encontra, nome do fornecedor, local de saída da tesouraria e o valor regularizado.
Adicionar linha: Esta opção permite adicionar uma linha no documento.
Apagar linha: Esta opção permite apagar a linha selecionada no documento.
Selecionar movimentos a regularizar: Esta opção permite aceder ao ecrã onde poderão ser selecionados os movimentos a regularizar. Para selecionar os movimentos a regularizar poderá proceder de diversas formas: A primeira maneira de escolher um ou vários movimentos individuais é clicando na coluna Introduzir, à esquerda de pago, ficando assim um visto dentro do respetivo quadrado. Outra maneira de executar uma seleção é clicar em Seleccionar todos, assim irá escolher todos os movimentos existentes. A opção Seleccionar por valor permite indicar o valor total que se pretende regularizar. A partir deste valor o programa irá selecionar os movimentos que poderão ser liquidados, começando pelos movimentos mais antigos. Para terminar basta clicar em Introduzir movimentos na regularização após definido o que está pago.
Introduzir letras a pagar na regularização: Este botão permite introduzir na regularização as letras a pagar, ou seja, criar novas letras a partir de outras já existentes (i.e. quando se regulariza parte de uma letra e se deseja criar outra que será regularizada mais tarde).
Visualizar documento de origem: Esta opção permite visualizar o documento que deu origem ao movimento (linha selecionada). Se a linha selecionada tiver tido origem numa compra, será apresentado um ecrã contendo o movimento de conta-corrente originado por essa compra. Se neste ecrã clicar de novo no botão poderá então visualizar o documento original. Quando o documento que consta na linha selecionada é uma letra, ao clicar no botão acede ao ecrã de letras a pagar.