O ecrã de letras a pagar contém toda a informação relativa às letras emitidas a fornecedores.
O programa utiliza internamente códigos Predefinidos para efetuar os respetivos movimentos em conta-corrente. Se os códigos não estiverem criados, o software não lança corretamente quando se realizam os movimentos das letras. No caso das Letras a pagar deverá ser criado na Tabela de Códigos de Conta-corrente um código com o número 81 e na Tabela de Códigos de Tesouraria deverá ser inserido o código P00019. As letras poderão ser sujeitas a diversos tipos de movimentos.
Além disso, existem outras opções disponíveis, como por exemplo a impressão da letra e a ligação a processador de texto. A tabela de letras a pagar possui acessos próprios.
É possível definir acessos à tabela Letras a pagar, nomeadamente, impedir/autorizar a execução de operações sobre a tabela de letras a pagar (apagar, introduzir, consultar, alterar, mapas definidos, alterar mapas desenhados e impressões definidas, imprimir mapas desenhados e impressões definidas, textos e supervisão).
Constituição da tabela
A tabela de Letras a pagar contém a seguinte informação:
Série do título de dívida: Permite escolher qual a série correspondente do título de dívida (letra, cheque, etc.).
Regularização nº: É o número interno da regularização que deu origem à letra; se der duplo clique neste campo irá abrir o ecrã respetivo, (regularizações de letras a pagar), na ficha correspondente ao número da regularização gravado na letra. De salientar que, para letras que foram criadas a partir de reformas de outras letras e que o tenham sido a partir da operação Reforma do próprio ecrã e não a partir do ecrã de regularizações, este campo terá sempre o valor zero, que indica que a letra não foi criada a partir do ficheiro de regularizações.
Letra nº: É o número interno da letra. Se se selecionar este campo poderá alterar o número interno com o qual será gravada a próxima letra. O número da letra proposto pelo programa é sempre o máximo número livre (i.e. se já existirem as letras 4, 5 e 6 o número proposto para a primeira letra é 7 e nunca 1, 2 ou 3, mesmo que não existam letras com estes números).
Fornecedor: Nome do fornecedor envolvido na emissão da letra. Quando se escolhe o nome do fornecedor, o software preenche automaticamente os dois campos à direita (número e estabelecimento - este permanece vazio quando o seu valor é zero). Se der duplo clique no campo Nome do fornecedor poderá visualizar a ficha do mesmo. Para selecionar um fornecedor poderá utilizar uma das seguintes formas:
Introduzindo o nome de um fornecedor novo, o programa pergunta se se pretende criar uma ficha nova no ficheiro de fornecedores.
Clicar no ícone que permite consultar uma listagem dos fornecedores existentes em formato de tabela e escolher o fornecedor pretendido ao efetuar duplo-clique na respetiva linha.
Procura incremental, digitando as primeiras letras do nome do fornecedor.
Digitar o número do fornecedor na linha do nome. Para esse efeito deverá utilizar sempre o número 0 (zero) antes do número. Alternativamente poderá ainda colocar o número de estabelecimento no fim. Exemplo: 025+2 | vai procurar a filial número 2 do fornecedor número 25.
Data de emissão: Data em que a letra é emitida.
Data de vencimento: Data em que a letra vence (sempre posterior à data de emissão).
Situação atual: Situação da letra no momento em que se consulta a tabela.
Data: Data em que a letra passou à situação atual.
Imposto de selo: Poderá selecionar um destes quatro modos de pagamento do imposto de selo:
Letra com selo a pagar por meio de guia
Letra com selo a pagar por outros meios
Letra com selo a pagar por outra entidade
Isento de Imposto de Selo (caso se selecione esta opção, então ao gravar uma letra a pagar, o imposto de selo não é calculado)
Valor: Este campo permite indicar o valor do imposto de selo. Independentemente do número de casas decimais que estejam a ser utilizadas na aplicação, este campo permite a visualização e o arredondamento à segunda casa decimal, para valores em Euros. Para valores em moeda estrangeira, este campo permite a visualização do valor inteiro, não existindo arredondamento nas casas decimais.
Local: Local de saída da letra.
Total: Valor total da letra. Campo só de leitura.
Regularizado: Valor que já foi regularizado. Campo só de leitura.
Pendente: Valor por regularizar. Campo só de leitura.
Referência Interna: Permite relacionar a regularização com uma determinada referência interna (campo parametrizável) para, posteriormente, ter a possibilidade de obter uma análise global de referência interna, através do módulo de Gestão. Se o campo Referência Interna estiver preenchido na ficha do fornecedor, será automaticamente preenchido na letra a pagar quando se inserir o nome do fornecedor.
Centro analítico: Permite relacionar a regularização da (s) letra(s) a receber com um centro analítico. Se o campo Centro Analítico estiver preenchido na ficha do fornecedor, será automaticamente preenchido na letra a pagar quando se inserir o nome do fornecedor.
Encargos suportados: Total dos encargos registados. Este campo é só de leitura.
Encargos debitados: Encargos já faturados ao fornecedor. Se clicar no botão poderá faturar os encargos. O programa emite por defeito um documento de faturação com a diferença entre os encargos suportados e os encargos debitados. Ao confirmar a intenção de emitir um documento de faturação surge a seguinte janela em que deverá escolher o tipo de documento que deseja:
Para visualizar o documento que irá ser emitido deverá clicar em Introduzir. Assim, surgirá o ecrã de faturação onde poderá alterar os dados, caso seja necessário.
Identificação interna: Este campo permite agrupar as letras a receber segundo uma determinada identificação (este campo está disponível para mapas definidos pelo utilizador).
Nº de reformas: Número de reformas a que a letra já foi submetida.
Parcela nº: Quando uma letra é reformada poderá ser transformada em várias letras. Este campo indica se a letra selecionada é a 1ª, 2ª, 3ª, etc. de uma determinada reforma.
Nº interno: Este campo é preenchido automaticamente pelo servidor com o número interno do registo na tabela. Ao contrário do número da letra, este campo não é alterável.
Letra original: Se a letra selecionada tiver tido origem numa reforma de uma letra, os campos Letra original, Data e Valor contêm informação relativa a uma letra que posteriormente deu origem a outras letras e/ou ao registo atual. Estes campos são só de leitura.
Letra anterior: Letra da qual provém o registo ativo (informação sobre o número da letra, data e valor). Os campos são só de leitura.
Nova letra: Este campo está preenchido nas letras que foram reformadas, contendo o número da letra que foi criada a partir do registo atual. Poderá consultar (mas não alterar) o número da letra e o seu valor.
Documentos: Documentos que deram origem à letra.
Movimentos: Nesta página ficam registados todos os movimentos efetuados na letra. Tem aqui a possibilidade de Apagar o último movimento da letra. Caso o registo tenha sido lançado em conta corrente, ou seja, tenha sido usada a opção Débito em c/c, o movimento só poderá ser apagado se o mesmo não estiver ainda regularizado.
Contabilizar este documento: Esta opção faz parte da integração online e é utilizada para integrar os títulos de dívida a pagar, quando os mesmos não foram integrados através da gravação do documento. Esta opção apenas se encontra disponível caso possua o Módulo de Contabilidade.
Rastreabilidade do Título de Dívida: Esta opção permite conhecer a Rastreabilidade do Título de Dívida a partir de um ponto qualquer do fluxo documental.
Opções disponíveis no ecrã
No ecrã de Letras a pagar existem diversas opções:
Imprimir a ficha: Este ícone permite imprimir a ficha.
Processador de texto externo: Este ícone permite imprimir um texto num processador de texto externo.
Dados do fornecedor: Através deste ícone poderá observar e alterar os dados do fornecedor. No ecrã que surge com os dados do fornecedor onde poderá:
atualizar os dados do ecrã com os dados da ficha do fornecedor.
atualizar os dados da ficha do fornecedor segundo a informação que consta no ecrã.