Intrastat: funcionalidades e parâmetros

A tabela de sistema Intrastat tem como objetivo fornecer uma ferramenta de estatísticas para as transações de mercadorias na Comunidade Europeia. Para esse fim é utilizado um formulário de expedição/chegada de mercadorias, onde são lançados os movimentos realizados com mercadorias comunitárias e não comunitárias.

É possível aceder ao Sistema Intrastat através do botão ou do menu Programas. Para que o mesmo funcione corretamente, é necessário ativar o sistema nos parâmetros do sistema Intrastat e Modo de funcionamento do sistema Intrastat algumas tabelas.

A estatística é enviada quando são ultrapassados os limiares estabelecidos pelo INE (Instituto Nacional de Estatística), no mês em questão ou anualmente, sendo esta entrega obrigatória. Para esse efeito são utilizados os diversos formulários colocados à disposição pelo INE. O cálculo de limiares é realizado nas Análises do sistema Intrastat.

A meta que se pretende alcançar é fornecer os meios automáticos para a emissão e manutenção das estatísticas. Para tal, o Sistema Intrastat é apoiado pelas seguintes tabelas:

• Condições de entrega

• Modos de transporte

• Natureza das transações

• Nomenclatura combinada

• Países

• Portos e aeroportos

• Regiões

O Envio de mensagem EDIFACT poderá ser produzido de três modos: em formulário, em suporte informático ou por email.

O ecrã de Sistema Intrastat tem Acessos do sistema Intrastat próprios, nomeadamente, a possibilidade de impedir/autorizar a execução de operações sobre esta tabela (apagar, introduzir, consultar, alterar, mapas definidos, alterar mapas desenhados e impressões definidas, imprimir mapas desenhados e impressões definidas, textos e supervisão).

Parâmetros

Funcionamento

Depois de configurar os Parâmetros do sistema Intrastat para utilizar o Sistema Intrastat, passa a ser possível observar e preencher os dados do Intrastat na ficha do cliente ou do fornecedor.

Neste caso os dados serão utilizados para preenchimento automático dos respetivos campos nos documentos. Na tabela Stocks e serviços (página Descrição) deverá indicar o Código de Nomenclatura associado, o fator de conversão e a massa líquida, se for necessário.

Constituição da tabela

Esta é a tabela permite observar os valores do Sistema Intrastat e emitir os formulários de expedição e de chegada (formulário N). Poderá emitir o formulário a qualquer momento, mesmo que não tenha atingido o valor correspondente ao Cálculo de limiares estabelecido.

Os campos desta tabela são geralmente preenchidos automaticamente pelos documentos selecionados na criação de um novo registo, no entanto poderão ser introduzidos e/ou alterados manualmente. A constituição da tabela é a seguinte:

1. Documento: Nestes dois campos fica registado se o documento diz respeito a uma expedição ou a uma chegada e o seu número. Quando se cria um novo registo surge uma janela em que deverá identificar o mês e o ano dos dados a tratar, bem como se são documentos de expedição ou de chegada.

2. Adições: Número de adições presentes no documento.

3. Data de emissão: Data em que o documento foi emitido.

4. Identificação interna: Este campo contém a identificação atribuída pelo programa ao documento. Esta identificação é construída da seguinte forma: NIF da empresa + Ano e mês corrente (2 + 2 dígitos) + Tipo de documento (D=Expedição, ou A= Chegada) + AA + Número de documento (6 dígitos para numeração sequencial)

5. Mês: Mês a que os dados dizem respeito.

6. Ano: Ano a que respeitam os dados.

7. Nº de ordem: Número de ordem da linha.

8. Código de nomenclatura combinada: Código de Tabela De Nomenclatura Combinada dos artigos a expedir ou a receber.

9. Descrição da nomenclatura combinada: Descrição correspondente ao código de nomenclatura combinada.

10. Quant. (un. sup.): Quantidade indicada na unidade suplementar. Este campo é preenchido automaticamente pelo programa se a unidade suplementar e o seu fator de conversão estiverem indicados na ficha do artigo. A unidade suplementar funciona de modo semelhante à unidade alternativa. No entanto, o campo é arredondado à unidade, tendo em consideração se o sistema agrupa as adições semelhantes ou não. Os arredondamentos são feitos da seguinte forma:

    • para a unidade imediatamente superior, quando a terminação da fração for igual ou superior a 0,500 ;

    • para a unidade imediatamente inferior, quando a terminação da fração for inferior a 0,500.

    Este campo só é visível nas linhas caso o mesmo exista definido no código de nomenclatura combinada, ou seja, através da tabela de Tabela de Unidades Suplementares, caso o código de nomenclatura possua um código de unidades suplementares.

11. Quant. massa líquida: Permite indicar a massa líquida dos artigos. Para alguns códigos de nomenclatura combinada é obrigatório preencher esta coluna. Este campo é preenchido automaticamente pelo programa se a massa líquida estiver indicada na ficha do artigo. Caso contrário nem sequer é visível nas linhas.

    Nota: Nos documentos de compras, faturação e dossiers Internos, o valor decimal da massa líquida respeita os parâmetros definidos para os decimais de quantidades.

12. País: País onde foram manufaturados ou produzidos os artigos ou para onde os mesmos serão expedidos. Esta coluna é de preenchimento obrigatório e apenas poderá ser preenchida com Tabela de Países do Intrastat da União Europeia.

13. País de Origem: Este campo Tabela de Países do Intrastat existe nas declarações de chegada e expedição de mercadoria e permite identificar o país de onde o produto é originário; onde por exemplo, as mercadorias foram manufaturadas. Não é possível gravar uma declaração de chegada de mercadorias sem este campo estar preenchido. Este campo poderá ser preenchido com países membros e não membros da União Europeia.

14. Região: Tabela de regiões de origem (artigos em chegada) ou para onde serão expedidos os artigos. Esta coluna é de preenchimento obrigatório.

15. Portos/Aeroportos: Tabela de portos e aeroportos de partida/chegada da carga. Esta coluna só terá que ser obrigatoriamente preenchida se o modo de transporte for marítimo ou aéreo.

16. Modo de transporte: Tabela de modos de transporte dos artigos (i.e. marítimo, aéreo, terrestre).

17. Condições de entrega: Permite indicar as Tabela de condições de entrega dos artigos a expedir/receber.

18. Natureza da transação: Permite indicar a Tabela de natureza das transações nas linhas do documento.

19. Valor faturado: Valor da mercadoria (sem IVA).

20. Valor estatístico: A declaração do valor estatístico só é obrigatória para as empresas que atingem determinados Cálculo de limiares de chegada e de expedição. Nestes casos, deverá ser indicado, para cada adição o valor estatístico das mercadorias. A obrigatoriedade de preenchimento deste campo é parametrizável.

21. Adquirente Código do país + NIF: Este campo existe nas declarações de chegadas e expedição de mercadorias e é preenchido automaticamente com código do país + Nif definido na Ficha Completa da Empresa do estabelecimento 0. Não é possível gravar uma declaração de chegada de mercadorias sem este campo estar preenchido. Por exemplo: Ao introduzir um documento de chegada o campo Adquirente Código do país + NIF vai ser automaticamente preenchido com o código do país + Nif definido na Ficha Completa da Empresa do estabelecimento 0. Ao introduzir um documento de expedição o campo Adquirente Código do país + NIF vai ser automaticamente preenchido com o código do país + Nif para quem vai ser expedido. Para preencher as linhas de um novo documento deverá assinalar no quadro seguinte os documentos encontrados (Faturação, Compras e Dossiers) que estejam configurados para o Sistema Intrastat, que tenham artigos associados a um código de nomenclatura e que tenham movimentos de stocks associados às linhas do documento. O programa avisa se existem documentos para integrar e em caso afirmativo, indica o número do documento, a sua data e valor. Para selecionar os documentos a incluir deverá clicar na coluna Marcada. Ao gravar serão executadas as respetivas validações (o valor estatístico ou a quantidade de massa). Caso já tenha sido anteriormente elaborado outro documento do mesmo tipo (chegada ou expedição) para o mesmo mês e ano, o software pergunta se deseja realmente produzir um novo documento e após a confirmação coloca no novo documento a seguinte informação: Retificação p/ substituição. Retificação para substituição de Na introdução de um novo mapa (se o último mapa for relativo ao mesmo ano, mês e tipo, se já tiver sido enviado), a alteração é considerada como uma retificação e é introduzido um novo registo, caso contrário, é considerada uma alteração ao mapa já existente. Sempre que existir uma retificação este campo é preenchido com o número de identificação interno do primeiro. O campo Retificação p/substituição de só se encontra visível se criar um novo registo para uma declaração já emitida e gravada respeitante a um mesmo período (declaração de substituição). Outra forma de trabalhar no documento é utilizando os botões (para criar uma nova linha) e (selecionando a linha e clicando neste botão elimina a mesma). Também é possível alterar dados escrevendo diretamente nas linhas. Se desejar poderá ativar a check-box Cálculo automático dos totais, para que o programa efetue as somas automaticamente. No fundo do ecrã são apresentados o total de estatísticas (soma dos valores da coluna Valor estatístico) e o total do documento (soma dos valores contidos na coluna Valor faturado).

22. Dados do declarante: O declarante é o responsável pelo fornecimento da informação ao INE. Neste local deverá constar o seu nome, a pessoa a contactar, morada, localidade, código postal, telefone, fax, E-mail, e nº de contribuinte.

23. Dados do 3º declarante: Existe um terceiro declarante quando o responsável pelo fornecimento da informação ao INE delega em outrem essa tarefa.

24. Nº Sequencial: Número atribuído pelo servidor ao documento.

25. Já foi enviado: Check-box que indica se o documento já foi enviado ao INE ou não. Quando se anula um documento, a check-box Já foi enviado é desmarcada, ficando o documento de novo acessível para ser incluído no ficheiro .CSV.

Na emissão do documento não é necessário executar rotinas especiais para o Intrastat, uma vez que a aplicação solicita os dados quando necessário. Todos os dados que estiverem previamente preenchidos na tabela de artigos, na faturação, dossiers internos ou compras e que devam constar no Sistema Intrastat são preenchidos automaticamente.

No menu de opções do ecrã de Sistema Intrastat poderá também:

• Reordenar as linhas: Esta opção permite reordenar as diversas linhas do documento intrastat por País, Região, Condições de entrega, Natureza de transação, Modo de transporte, Portos/aeroportos e Código de nomenclatura.

• Agrupar as adições semelhantes: Esta opção permite agrupar as linhas do documento que tenham características semelhantes, ou seja, em que determinadas informações definidas pelo INE sejam iguais.

Preparação e emissão

No ecrã do Sistema Intrastat é possível proceder à preparação e emissão de formulário eletrónico para declaração de Intrastat. Deverá:

1. Indicar a localização dos ficheiros a enviar. Caso o caminho indicado não exista, o programa pergunta se deseja criá-lo;

2. Selecionar os dados a tratar. Para tal, deverá indicar o mês e o ano dos mesmos.

3. Ativar ou não o Ficheiro em formato CSV, tendo em conta os seguintes critérios:

   • Se tiver esta opção inativa, a aplicação vai gerar o ficheiro no formato antigo, ou seja, no formato .EDI.

   • Se tiver esta opção ativa, a aplicação vai gerar o ficheiro no novo formato, ou seja, no formato .CSV. Neste caso, a aplicação vai gerar um ficheiro por cada Fluxo (um de Expedição e outro de Chegada).

4. Ao clicar em Exportar irá ser criado um ficheiro com os dados e é apresentada uma listagem dos registos a incluir, onde se poderão observar informações como a identificação, data, valor e situação. Para definir que um documento faz parte da mensagem deverá clicar na coluna M (marcado). A aplicação gera o ficheiro no novo formato, ou seja, no formato .CSV. Neste caso, a aplicação vai gerar um ficheiro por cada Fluxo (um de Expedição e outro de Chegada).

5. Após clicar em OK é apresentado um ecrã que permite alterar o número da mensagem para o formulário eletrónico, sugerida pelo software, e após confirmação da criação do ficheiro é perguntado se deseja enviar a mensagem por Email. A mensagem poderá também ser enviada através do botão no ecrã de seleção dos dados a tratar. O endereço para onde será enviado o Email encontra-se definido nos Parâmetros de Intrastat. Desta forma é ativado o software de envio de E-mails, como por exemplo o Microsoft Outlook. No final é sempre confirmada a operação. Após o envio do Email com os dados do Sistema Intrastat, é ativada a opção Já foi enviado nos respetivos registos.

Formulários de chegada/expedição

• INTRASTAT - Fluxo de Chegada - Madeira

• INTRASTAT - Fluxo de Expedição - Madeira

• INTRASTAT - Fluxo de Chegada - Continente e Açores

• INTRASTAT - Fluxo de Expedição - Continente e Açores

Onde constam os dados para envio ao INE e Direção Regional de Estatística da Madeira. Estes formulários servem para Declarações Novas, de Substituição e de Ausência.

• Declaração de isenção de preenchimento: Declaração enviada quando se quer deixar de utilizar o Sistema Intrastat.

• Declaração sobre limiares estatísticos: Declaração enviada quando se ultrapassam os valores estabelecidos pelo INE (esta poderá ser mensal ou anual).

• Declaração sobre terceiro declarante: Declaração que visa indicar uma terceira pessoa como responsável pelo envio dos documentos e gestão do Sistema Intrastat. Esta declaração não isenta o declarante de responsabilidade.

• Declaração de alterações: Ofício onde se declaram alterações referentes aos dados da empresa.

• Ofício de retificação de informação: Ofício onde se declaram retificações referentes às declarações Intrastat de chegada/expedição.

Envio de Mensagem Edifact

O cálculo de limiares é efetuado em duas condições, valendo-se de uma verificação de todos os documentos lançados no intervalo de tempo do mês /ano a que se refere o mesmo. Para esse efeito o documento tem de estar configurado como sendo para integrar no sistema Intrastat (parte-se do princípio que é possível executar movimentos com o mesmo artigo, quer no país quer para fora deste). Deverão ainda existir artigos aos quais tenha sido atribuído um código de nomenclatura combinada.

Cumpridas estas premissas, é possível verificar se foram ultrapassados os limites estabelecidos pelo INE, quer se trate de um novo lançamento ou de uma alteração. Após a determinação do resultado, tem duas opções:

1. Caso o montante total seja inferior aos limiares estatísticos definidos nos parâmetros (os valores são divulgados anualmente pelo INE), é possível imprimir o Oficio de Ausência de Transações;

2. Caso contrário irá ser preenchido o formulário N (formulário de expedição e/ou chegadas). Se se tratar de uma alteração, este formulário terá de ir acompanhado da declaração de alterações. No caso de se tratar de um lançamento mensal, o formulário de expedição/chegada deverá ser acompanhado pela Declaração sobre limites estatísticos.

Existem três formas de envio dos documentos:

• Por escrito através dos impressões definidas pelo utilizador (idu)

• Por suporte informático

• Por email (através do ficheiro em formato .CSV)

No entanto no primeiro envio por suporte informático, e por razões que se prendem com a comprovação do INE, esta tem de ser acompanhada por duas cópias do Protocolo para a transmissão direta de dados. Uma vez comprovada a integridade dos dados os próximos envios poderão ser efetuados por E-mail conforme definido nos parâmetros.

Na suporte informático enviada consta um único ficheiro criado segundo o Guia de implementação fornecido pelo INE e identificado com um nome construído segundo as seguintes regras:

• Extensão do ficheiro = CSV

• Nome = momento + número + 01

Detalhe dos dados:

• momento = ano e mês de preparação da mensagem

• número = número da mensagem enviada num determinado mês

Cada ficheiro CSV preparado representa um envio.

Exemplo: terceiro envio realizado em Fevereiro de 1999 nome = 99020301.EDI

Consoante a situação, ficará inscrito no ficheiro se não houve movimentos (bloco de linhas vazio), se é uma alteração, se é um novo lançamento ou se é uma ordem para apagar (no caso em que se quer apagar todo o documento em poder do INE). Os restantes formulários usados dizem respeito a situações pontuais e deverão ser usados segundo os meios regulares.

Análise do sistema

Esta opção permite obter diversas listagens e análises estatísticas dos dados que estão contidos nas diversas tabelas da aplicação. Para tal é necessário possuir os respetivos acessos.

O cálculo de limiares é uma análise específica do Sistema Intrastat, que permite saber se está obrigado (segundo o limite estatístico fixado anualmente pelo INE) a declarar os valores das mercadorias transacionadas no âmbito da União Europeia.

Existe ainda a possibilidade de construir Análises multidimensionais e Mapas Definidos pelo utilizador.