Regime Veri*factu

É através desta opção que se encontra disponível no menu Gestão que poderá aceder a uma lista de registos de faturação, compras de autofaturação e recibos de adiantamento, para responder ao pedido solicitado pela AEAT.

Ao clicar nesta opção é reencaminhado para um URL da Cegid onde deverá introduzir credenciais válidas (será necessário criar uma conta Cegid ID).

Antes de iniciar a comunicação de faturas deverá certificar-se de:

• Ter escolhido um dos valores abaixo para o parâmetro SIF:

  1. Veri*factu: definido como “Veri*factu”.

  2. Não-Veri*factu : definido como “No Veri*factu”.

• A ligação à API está configurada.

• Foi dado o consentimento à AEAT.

Estas funcionalidades estão disponíveis a partir da versão v202503 do Cegid PHC Evolution, exclusivamente para a geografia Espanha.

Nos ecrãs de Faturação, Autofaturação e Adiantamentos a Clientes, após gravar uma fatura, surgirá um ícone no canto superior direito com as letras VF que indica o estado da comunicação do documento com a AEAT, de acordo com a cor apresentada:

• Cinzento - Documento por comunicar

• Azul - Comunicação em curso

• Verde - Comunicação realizada com sucesso

• Amarelo - Comunicação com avisos ou problemas

• Vermelho - Comunicação com erros

Ao posicionar o rato sobre o ícone , será apresentada uma descrição do estado atual da comunicação.

1. Documento por comunicar (ícone cinzento)

• Eliminar: Não é permitido eliminar o documento.

• Anular: Não é permitido anular o documento.

• Editar: É possível editar os campos disponíveis. Após gravar, o documento será novamente comunicado..

2. Comunicação em curso ícone azul)

• Eliminar: Não é permitido eliminar o documento.

• Anular: Não é permitido anular o documento.

• Editar: Não é permitido editar o documento enquanto aguarda resposta.

3. Documento comunicado (ícone verde, ícone vermelho ou ícone amarelo)

• Eliminar: Não é permitido eliminar o documento.

• Anular: É possível anular o documento.

• Editar: Não é possível editar o documento depois de comunicado, independentemente do resultado da comunicação.

Para verificar o histórico de comunicação de uma fatura:

1. Abrir o documento.

2. Clicar em Opções diversas.

3. Selecionar Histórico de la creación del registro de facturación.

Neste ecrã verá todos os detalhes do processo de comunicação entre o Cegid PHC e a AEAT (Veri*factu) ou Cegid Yet (No Veri*factu)

A comunicação de documentos no Veri*factu e No Veri*factu foi desenvolvida para garantir que os registos são enviados sempre por ordem cronológica. Tal assegura o cumprimento das regras fiscais e impede que documentos mais recentes sejam comunicados antes de documentos mais antigos que ainda estejam pendentes.

Sempre que criar um documento sujeito a comunicação:

• A aplicação verifica automaticamente se existem documentos anteriores ainda por comunicar;

• Se existirem, inicia a comunicação desses registos por ordem cronológica antes de comunicar o novo documento;

• Se não existirem, o novo documento é comunicado normalmente.

Durante o envio dos registos pendentes, será apresentado um ecrã com:

• Texto informativo: “A comunicar X registos pendentes por ordem cronológica. Aguarde.”

• Barra de progresso: Indica o avanço da comunicação.

• Texto de registo atual: “A comunicar o registo X.”

• Data e hora de início e fim: Apresentadas no canto inferior esquerdo.

Na impressão de documentos de faturação e compras de autofaturação (IDUs) é obrigatório o campo Código QR, de aordo com as exigências legais dos sistemas de faturação Veri*factu e No Veri*factu.

• Veri*factu:

  • QR tributario: Campo que corresponde a um texto fixo com o conteúdo "QR tributario:" que deve ser apresentado acima do Código QR, de forma centrada.

  • Código QR: É o elemento gráfico que codifica os dados da fatura de forma bidimensional. Ao ser incluído no IDU, o Código QR adiciona automaticamente os campos" QR tributario:" (acima) e "TextoVerifactu" (abaixo).

  • TextoVerifactu: Campo que representa o texto apresentado abaixo do Código QR, com o conteúdo VERI*FACTU, indicando que a fatura é verificável através da sede eletrónica da AEAT.

• No Veri*factu:

  • QR tributario: Campo que corresponde a um texto fixo com o conteúdo "QR tributario:" que deve ser apresentado acima do Código QR, de forma centrada.

  • Código QR: É o elemento gráfico que codifica os dados da fatura de forma bidimensional. Ao ser incluído no IDU, o Código QR adiciona automaticamente os campos "QR tributario:" (acima).

1. Aceder ao ecrã Ficha completa da empresa

2. No separador Serviços conectados, clicar em Conectar API

3. Após ligação com sucesso, o botão muda para Atualizar API

1. Aceder ao ecrã Parâmetros;

2. No parâmetro SIF: Sistema Informático de Faturação, selecionar Veri*factu ou No Veri*factu.

1. Aceder ao ecrã Ficha completa da empresa.

2. No separador Serviços conectados preencher os seguintes dados:

   • Email (do responsável que irá assinar o consentimento)

   • Indicativo do país

   • Telemóvel

3. É enviado o tipo de empresa correspondente no caso da persona:

   • F-Persona física

   • J-Persona jurídica

4. Na ficha da empresa, preencher os seguintes dados:

   1. separador Dados Principais: Nome, Morada, Número e Localidade

   2. separador Gerência: Nome, NIF, Morada, Número e Localidade

5. Clicar em Solicitar consentimento.  

1. Aceder ao email recebido

2. Assinar os documentos enviados (através do certificado digital)

Validação manual (sem sair da aplicação)

• No separador Serviços conectados, clicar em Verificar consentimento;

• Se estiver assinado corretamente, aparece a mensagem "Consentimento validado corretamente";

• O campo Documentos firmados y consentidos fica ativo;

• Os botões do consentimento ficam inativos. Poderá começar a emitir ou alterar documentos;

Validação automática (ao reiniciar a aplicação)

Se sair e voltar a entrar na aplicação, o sistema verifica se o consentimento já foi assinado. Em caso afirmativo, o campo Documentos firmados y consentidos estará ativo. Os botões de consentimento ficarão inativos. Poderá criar ou editar documentos de faturação, autofaturação e recibos de adiantamento normalmente.

1. Aceder a Gestão | Monitor de consulta e envio de registos.

2. No separador Registos são realizadas todas as operações relacionadas com os registos de comunicação para os seguintes tipos de documentos:

   • Faturas

   • Compras de autofaturação

   • Recibos de adiantamento a clientes

3. Filtrar os dados por:

   • Pendentes (ativo por defeito): mostra apenas os documentos ainda não comunicados com sucesso.

   • Todos: exibe todos os documentos criados, independentemente do estado. Nesta opção, não é possível comunicar documentos, apenas consultar. Caso escolha esta opção, poderá pesquisar os dados por um intervalo temporal. Por defeito, mostra os documentos dos últimos 30 dias. Nota: O sistema memoriza a última opção escolhida. Esta será aplicada automaticamente no próximo acesso ao monitor.

4. Validar os dados através das colunas disponíveis:

   • Data/hora de criação: Data e hora em que o documento foi criado

   • Ação: Ação executada no documento

   • Tipo de documento: Fatura, compra de autofaturação ou recibo de adiantamento a clientes

   • Série: Série do documento

   • Nº documento: Número do documento

   • Estado da comunicação: Estado atual da comunicação à AEAT

   • Resposta: Permite visualizar o detalhe da resposta recebida após comunicar o documento

5. Atualizar o estado e comunica os documentos que ainda não foram enviados.

Nota: não são apresentados os documentos em estado Pendente correção, já que os mesmos não estão à espera de resposta ou alteração por parte da AEAT.

Ao efetuar duplo clique numa linha da grelha, o sistema abre diretamente o documento correspondente.

É possível atualizar o estado da comunicação de um documento diretamente a partir do seu ecrã, sem recorrer ao monitor através do botão Atualizar Estado.

Este botão está disponível nos seguintes ecrãs:

• Faturação a Clientes: disponível apenas para documentos pendentes. Nas séries com rascunhos, o botão só aparece após o documento estar finalizado.

• Compras a Fornecedores (Autofaturação): apenas para documentos de autofaturação pendentes.

• Recibos de Adiantamento a Clientes: disponível se o recibo estiver num estado pendente.

Ao clicar no botão, o sistema atualiza o estado da comunicação do documento.

Se a comunicação for bem-sucedida, o ícone do estado muda para verde. Assim que o documento estiver comunicado e o ícone estiver verde, o botão Atualizar Estado deixa de estar visível.

• Tipo de Pessoa (Persona Física ou Jurídica): É obrigatório identificar corretamente o tipo de pessoa em todas as fichas de clientes - Novos campos Pessoa e Motivo de Retificação

• Campos obrigatórios do IDU: Verificar os dados obrigatórios e as validações aplicadas ao gravar - Faturação com Veri*factu: Campos Obrigatórios no IDU e Validações ao Gravar

• Campos da morada: Verificar que os códigos postais, localidades e distritos respeitam os formatos corretos.

Verificar que todas as fichas de clientes tem as modalidades preenchidas e que estão devidamente preenchidas (consultar o mesmo tópico do IDU)

Na Ficha do Cliente e na Ficha da Empresa, no separador Informação deverá validar o País de Origem. Deve ser:

• Residência se o país for Espanha

• União Europeia se o país for da União Europeia

• Outros se o país for fora da União e de Espanha

Na ficha da empresa, deverá confirmar:

• Dados fiscais obrigatórios

• Identificação da empresa

• Código postal, localidade e distrito nos formatos corretos

• Configuração de comunicação e consentimento

Configuração e Funcionamento do parâmetro SIFConfiguração do Sistema Informático de Faturação – Veri*factu / No Veri*factu

• Modo: Veri*factu ou No Veri*factu

• Parâmetro obrigatório

Configuração e Funcionamento do parâmetro "SIF: Sistema Informático de Faturação (SIF)"

• Comunicação de Registos Como comunicar registos com Veri*factu e No Veri*factu

• Registos Pendentes Comunicação de registos pendentes no Veri*factu

• Monitor Veri*factu: Monitor de consulta e envio de registos

• Atualização de Estado Atualizar Estado de Veri*factu

• Alertas e Notificações Notificação de registos não comunicadosComunicação automática e recorrente através de alertas