As transações são operações comerciais (exemplo: vendas) realizadas nas aplicações de frontend, como, por exemplo, FuelPOS, Omega ou outras aplicações, que depois são importadas no software PHC para serem transformadas em documentos (Dossiers internos, Documentos de faturação e Recibos de adiantamento).
FuelPOS
As Transações do FuelPOS que são importadas para o PHC têm de ser do tipo 2, 3, 4, 5, 7, 10 e 11. Os restantes tipos não são importados. As transações têm de possuir uma linha de detalhe (validação do tipo de transação é realizada no campo TYP). Os ficheiros correspondentes a estas transações têm a extensão TRX.
Estas Transações vêm definidas com uma série de classificações, tais como: tipo de movimento, condições de pagamento, tipo de artigo, etc. Em função dessas classificações transformam-se essas transações (já dentro do software PHC) em Dossiers internos ou Documentos de Faturação. Adicionalmente, também podem ser criados recibos de adiantamento. Tudo depende do tipo de cliente (Cliente Crédito, Cliente local e Cliente Não-crédito) e dos modos de pagamento (que são mandatórios).
Nota: nem todas as transações importadas são transformadas (exemplo: Tipo 3, Subtipos do Tipo 2).
A Importação e Exportação para o POS de transações (do FuelPOS) pelo PHC é efetuada a partir de uma diretoria local ou via FTP. Nesse processo o ficheiro muda de nome. Por exemplo:
Antes de importar: 00220999.trx — TRX file
Após importar: 00220999.trx.ok — OK file
Tanto nos dossiers como nos documentos de faturação existe o separador Estação de serviço para consultar os dados da respetiva transação.
A partir da versão 2011 é possível correr código em valores por defeito ao FT, FT2, FI, BO, BO2 e BI.
Se as transações vêm do FTP do FuelPOS, o PHC encarrega-se de apagar as mesmas após leitura dos ficheiros.
Transformação de transações
O processo de transformar uma Transação é geralmente efetuado de duas formas:
Pelo Monitor de Transformação de transações, onde se podem escolher quais as transações a transformar ou quais a recusar (não vão ser transformadas), podendo consultar os dados de cabeçalho e de linhas.
Nota: Para recusar transações é necessário ter acessos de supervisão.A partir da versão 2011 existe uma opção para efetuar as transformações sem intervenção humana, definindo-se para tal a hora no respetivo Automatismo.
É possível uma transação não ser transformada por diversas razões, por exemplo, pela configuração não estar correta. Esta configuração está relacionada o modo de funcionamento das estações de serviço e que deverá estar configurado dentro da aplicação: Tanque, Armazém, Códigos de combustíveis, Modos de pagamento, etc.
Após a transformação, é possível apagar o documento gerado (Dossier), aceder ao ecrã de Gestão de transações (transações do POS) e desligar a transação do documento que foi gerado, sendo que esta volta a surgir no Monitor de transformação de transações.
O ecrã Gestão de transações permite introduzir, apagar, alterar e consultar transações, independentemente do estado das mesmas.
Quando pretende identificar uma determinada transação, por exemplo para procurar os dados no ficheiro original exportado pelo FuelPOS, poderá usar o campo Ficheiro da transação. Este campo identifica o nome do ficheiro de que esta faz parte e que também está visível no Monitor de Transformação de transações.
Omega
A importação de ficheiros de Omega pode ser efetuada via Importação manual de dados ou Importação e Exportação para o POS, não sendo no entanto possível realizá-la via FTP, como sucede com os ficheiros de FuelPOS.
Com a versão 2014 remodelou-se a forma de importar as Transações oriundas do sistema Omega. Para que não sejam incluídas transações de ficheiros temporários (fechos de turno), a rotina de importação de ficheiros de transações Omega importa apenas ficheiros começados por D.
Tipos de transações Omega
As transações do Omega podem ser dos seguintes tipos:
01 — movimentos de mangueiras
02 — empregados (SEM USO)
03 — vendas de artigos de loja, devoluções e regularizações de stock
04 — transações de crédito de combustível
05 — transações de crédito de artigos de loja
06 — incidências da liquidação
07 — medições e contadores dos tanques
08 — entradas de artigos
09 — mudança de mangueira (SEM USO)
10 — movimento de mangueiras com preço diferente
11 — vendas de combustível (opcional)
12 — totais de vendas por meio de pagamento
Subtipos do tipo 3 (MPAGO)
As transações do tipo 3 que são oriundas do Omega são ainda subdivididas em vários subtipos (através do campo do Modo de Pagamento = MPAGO):
0 = P.Pagamento
1 = cheque
2 = crédito local
3 = cartão t. H-24
4 = cartões integrados em Omega
5 = cartões tecla Outros Modos de Pagamento
6 = ajustes de stock
7 = vales
8 = fugas (nem todos os subtipos são importados)
Tipos de cartão Omega
00 = crédito local
01 = Euroshell
02 = VISA
03 = VISA ELECTRON
04 = 4B
05 = RED 6000
06 = AMEX
07 = DINERS
08 = T. PROPIA
09 = H-24
10 = RESSA
11 = CAESSER
12 = SOLRED
13 = SERVISA
14 = IDS
15 = T. PROPIA
16 = MAESTRO 6000
17 = DKV
21 = GAS. B
22 = VISA-VALCARCE
26 = MAESTRO 4B
50 = Otras Tarjetas
Códigos de combustíveis
1 = super
2 = sem chumbo 98
3 = gasóleo A
4 = gasóleo B
5 = sem chumbo 95
6 = petróleo
Gestão das transações
Esta tabela contém todas as transações importadas para o PHC, independentemente de as mesmas já terem sido ou não transformadas. Desta forma, é possível consultar, alterar, desligar e apagar transações dentro da aplicação, bem como consultar o documento de destino (caso o mesmo já tenha sido emitido).
Parte superior do ecrã
Na parte superior do ecrã estão todos os campos que são importados do software de POS (Frontoffice), como, por exemplo, FuelPOS, Omega ou outro.
Tipo de transação: contém a informação proveniente da aplicação de POS (Frontoffice) referente ao tipo de transação.
Ref.ª da transação: esta informação é importante, dado que se trata da identificação da transação. Quando se procura uma transação, seja nesta tabela, no Monitor de transformação de transações ou até no próprio ficheiro de origem (FuelPOS, Omega ou outro), poderá pesquisar por esta referência.
Tipo de cartão: permite identificar o tipo de cartão associado a esta transação.
N.º Cartão cliente: aqui fica registado o número do cartão do cliente.
N.º de conta bancária: identifica o número da conta bancária referente ao cliente da transação.
Id. condutor: permite registar uma identificação referente ao condutor da viatura referente à transação.
Fich. transação: está registado o nome do ficheiro (FuelPOS, Omega ou outro) do qual esta transação foi extraída, permitindo assim saber a origem da mesma.
N.º estação: identifica o número da Estação a que esta transação diz respeito. Este campo apenas está disponível com o módulo Multi-estação.
Data de transação : fica registada a data original em que a transação (operação comercial) foi gerada na aplicação de POS (Frontoffice), ou seja, FuelPOS, Omega ou outro.
Hora:fica registada a hora original em que a transação (operação comercial) foi gerada na aplicação de POS (Frontoffice), ou seja, FuelPOS, Omega ou outro.
Identificação operador: contém a identificação do operador que inseriu a transação.
Ref.ª transação ligada: regista a referência de outra transação caso exista uma ligação entre essa transação e a transação que está no ecrã. Isto sucede em determinadas operações em que existe uma operação que contém mais do que uma transação.
Pontos recolhidos: é referente à quantidade de pontos que foram recolhidos para o cartão de cliente nesta transação.
N.º de tentativas de PIN: é referente às tentativas de inserção do PIN para o cartão da transação.
N.º de kms: regista o número de quilómetros da viatura aquando do registo da transação.
Matrícula: está registada a matrícula da viatura referente à transação.
Terminal de ponto de venda: é referente ao terminal onde foi efetuada a venda (transação).
Número de dia: é referente aos turnos e serve para depois obter listagens por turnos.
Nota: alguns dos campos acima mencionados são mais pertinentes para operações relacionadas com combustíveis.
Parte inferior do ecrã
Na parte inferior deste ecrã estão os campos referentes à ligação entre a transação e o documento emitido:
Já transformada em documento?
Este campo fica automaticamente ativo quando uma transação foi transformada através do Monitor de transformação de transações. De realçar que a ligação pode ser quebrada, bastando para tal inativar este campo. O campo à direita desta opção apresenta o nome e o número do documento que foi emitido (caso efetivamente já tenha sido emitido). Ao efetuar duplo-clique neste campo, poderá aceder ao referido documento.
Ao aceder ao separador POS do documento, poderá consultar os dados referentes à transação.
A funcionalidade Desligar uma transação consiste em retirar a ligação entre a transação e o documento que foi emitido pela mesma (por exemplo, um Dossier interno). Desta forma, a transação volta a ficar disponível no Monitor de transformação de transações. Esta operação não elimina o documento emitido, pelo que se deverá usar esta funcionalidade com as devidas precauções.
Uma transação já exportada só pode ser alterada com acesso de supervisão.
Linhas da transação
Este separador permite ver o detalhe da transação:
Referência e designação do artigo da transação;
Código de barras da referência;
Quantidade e preço referente à referência (artigo ou combustível) em causa;
Valor do IVA e desconto da referência;
Código da pista (referente ao tanque);
Código de combustível (quando se trata de combustível);
Grupo e classificação (campos classificativos do artigo).
Modos de pagamento
Neste separador ficam registados os diversos Modos de pagamento da transação.
Cód. X pagamento: estes três campos constituem a identificação do modo de pagamento.
Descrição pagamento: este campo contém a descrição referente ao modo de pagamento da transação.
Valor pago : indica o valor do modo de pagamento.
É possível criar Campos do Utilizador para as tabelas Linhas da Transação (TKHPOSL) e Modos de Pagamento (TKHPOSMP).
Para estes campos estarem visíveis nas grelhas, deverá criar os mesmos no ecrã de Campos do Utilizador com as seguintes configurações:
opção Visível na grelha ativa;
campo Destino preenchido com 1 ou 3;
campo Tipo preenchido com C (caracter), M (memo), N (numérico), L (lógico) ou D (data).