Transformação de Transações

A aplicação valida se as transações que estão no Monitor estão devidamente preenchidas com os dados necessários. É também validado o tipo de Clientes de Estações de serviço para determinar qual o tipo de documento que vai ser emitido. Ou seja, o software verifica se o cliente é do tipo Crédito, Não-crédito, etc., e compara essa informação com as configurações do Monitor (no caso do módulo da Multi-estação remota estiver ativo compara essa informação com o separador de configurações da tabela de Estações).

De seguida verifica também:

• se os Modos de pagamento existem na tabela Modos de pagamento e, caso existam, se têm dados para sobrepor as definições anteriores. Tal significa que a informação proveniente do modo de pagamento é mandatória, ou seja, usa o cliente e o tipo de documento definido no modo de pagamento. Caso o modo de pagamento não exista, será apresentada uma mensagem a informar que a transação não será transformada.

• se os códigos de combustível existem para o armazém e tanque da pista definida. Caso não exista, é apresentada uma mensagem de que não é possível transformar a transação.

Se a transação é transformada com sucesso, é apresentada a mensagem com a informação do(s) documento(s) emitido(s).

Existem transações de diversos tipos e, em alguns casos, existem tipos de transações que são ignorados, como sucede, por exemplo, com o caso de transações do tipo 4 (fecho de dia) que não dão origem a quaisquer documentos. Estas transações servem apenas para quebrar o agrupamento de movimentos de stock, caso os documentos gerados não movimentem stock.

Deverá ter em consideração que a emissão dos documentos respeita também algumas normas em termos da definição do Clientes de Estações de serviço: sempre que a transação tiver cliente, então deverá gerar um documento para o cliente que está na transação. Se a transação não possui cliente mas o mesmo está definido nos Modos de pagamento, então deverá gerar um documento para o cliente do modo de pagamento. Quando não tiver nem um nem outro, deverá gerar um documento para o cliente de Vendas a dinheiro.

Em todas as transações é possível visualizar também as linhas respetivas. Esta informação está disponível no Monitor de transformação de transações. Além do Monitor, existe também o ecrã Gestão de transações onde poderá consultar as diversas transações, quer elas tenham já sido transformadas ou não.

Além das linhas, existe também o separador com os detalhes com diversas informações relevantes sobre a transação, tais como: código do artigo, descrição, quantidade, valor, bem como o código de combustível e da pista respetiva, na parte superior, e ainda (na parte inferior) os dados do modo de pagamento, identificados pelos três campos de código.

Multi-estação remota inativo

Neste local poderá definir as configurações que determinam que documentos vão ser emitidos e qual o armazém que vai ser movimentado.

É possível efetuar as seguintes configurações:

1. Definir o armazém para artigos de loja. O campo Armazém (loja) está relacionado com a informação do próprio movimento, onde consta o código da bomba e o código de combustível.

2. Configurar os documentos associados à Transformação, que estão ligados aos campos da ficha do cliente e que definem qual o documento que vai ser emitido:

   • Doc. Tipo 1: qual o doc. a emitir para transformar as Vendas diretas;

   • Doc. Tipo 2: qual o doc. a emitir para transformar as Vendas a crédito;

   • Doc. Tipo 3: qual o doc. a emitir para transformar as Vendas não crédito;

   • Doc. Tipo 4: qual o doc. a emitir para transformar as Vendas canceladas.

As configurações acima mencionadas não estão disponíveis se o módulo Multi-estação remota estiver ativo. Nesse caso deverão ser efetuadas na tabela Estações, uma vez que podem ser diferentes de estação para estação. Nesse caso, o separador Configurações irá conter outro conteúdo, nomeadamente a opção para colocar código livre. Esta opção é particularmente útil para poder efetuar a transformação das transações de forma totalmente livre, ou seja, executando o código xbase em vez de usar a rotina normal do Monitor de transformação de transações.

Multi-estação remota ativo

Este separador é substituído pelo separador idêntico na tabela Estações caso o módulo Multi-estação remota esteja ativo.

Desta forma, o separador não está disponível no Monitor. Nesse caso, deverá definir para as diversas Estações qual o tipo de importação ou exportação se vai realizar e em que formato (FuelPOS, Omega, Código aberto). Simultaneamente está disponível no Monitor de transformação de transações um separador para inserir código aberto, o que permite programar a forma como as transações deverão ser transformadas.

A emissão de documentos é realizada numa ordem de Data/Hora e à medida que as transações vão sendo transformadas em documentos (que não movimentem stock) vão sendo agrupadas as quantidades, por código de movimento de stock, referência de stock, valor unitário, cliente, armazém e data. Sempre que, na sequência temporal Data/Hora, aparece uma transação do tipo 4, quebra-se o agrupamento e inicia-se um novo. Cada registo de cada agrupamento dá origem a um registo na tabela Movimentos de stock.

Notas: não serão emitidos documentos para transações que violem as normais regras de gravação relacionadas com as configurações dos tipos de documentos configurados. Por exemplo, se o documento estiver configurado para controlar dívidas dos clientes e estiver a ser transformada uma transação cujo cliente tem dívidas, essa transação não será transformada. Não serão emitidos documentos para transações que contenham referências de artigos que não estejam criadas no ficheiro de artigos.

No final do processo:

• Recusar transações é emitido um relatório que identifica as referências das transações marcadas como recusadas para transformação e que não voltarão a fazer parte do monitor.

• Aceitar transações para transformar em documentos, é emitido um relatório que identifica as referências das transações que não foram transformadas e qual o motivo. Nesse relatório, é indicado o n.º de transações que foram transformadas em documentos e, na última linha, é apresentada a lista de todas as referências de transações e respetivos documentos em que foram transformadas.

A partir da versão 2012, e tendo o módulo Multi-estação Remota ativo, é possível inserir um código personalizado na geração de Documentos (Dossiers Internos ou Faturas e correspondentes Movimentos de Stocks mediante o tipo da transação). Para ativar essa opção, basta selecionar as transações pretendidas e ter a opção Utiliza código de utilizador (separador Configurações) ativa.

Neste caso, o separador Configurações passa a ter outro conteúdo, permitindo registar o código xbase que deverá ser utilizado para transformar as transações. A aplicação, em vez de gerar Documentos (Dossiers Internos ou Faturas e correspondentes Movimentos de Stocks mediante o tipo da transação), corre o código que estiver definido.

Ao editar a expressão XBase, a aplicação passa o nome das seguintes variáveis e cursor a fim de facilitar o desenvolvimento do código:

1. caso o parâmetro geral Utiliza modo de Multi-estação Remota esteja ativo e o módulo Multi-estação ativo:

   • Referência ao ecrã

   • Cursor com os dados de transações

2. caso o parâmetro geral Utiliza modo de Multi-estação Remota esteja inativo ou o módulo Multi-estação inativo:

   • Referência ao ecrã

   • Cursor com os dados de transações

   • Tipo de Documento de Faturação para Transações tipo Venda Direta

   • Tipo de Dossier Interno para Transações tipo Venda a Crédito

   • Tipo de Dossier Interno para Transações tipo Não-Crédito

   • Série de Recibo de Adiantamento de Clientes para Transações tipo Não-Crédito

   • Tipo de Documento de Faturação para Transações tipo Cancelamento

Estes dois últimos (Série de Recibo de Adiantamento de Clientes para Transações tipo Não-Crédito e Tipo de Documento de Faturação para Transações tipo Cancelamento) lançam a quantidade com valor positivo, ou seja, a aplicação verifica se a transação traz um valor positivo ou negativo (normalmente é negativo) e coloca sempre a positivo. A data do documento a ser criado, aquando da transformação, é verificada conforme as regras de certificação de documentos.

Tanto a opção como a expressão XBase ficam gravados na base de dados de parâmetros, ou seja, se se alterarem um destes campos, ao voltar a entrar na aplicação os dados ficam como estavam.

Situação especial na transformação de transações

Se o modo de Multi-Estação Remota estiver ativo, a aplicação segue as definições da estação. Caso contrário, segue as definições do Monitor. Independentemente disto, é sempre gerado um movimento de stock cujo código será:

• o do dossier (porque neste caso será criado um dossier, visto que o cliente está marcado como Cliente Crédito);

• se o dossier indicado não movimentar stock, será o código de movimento de stock configurado (na linha abaixo do nome do dossier);

• se não houver código configurado, será o código 76 (porque é uma transação do tipo 2; caso contrário seria o 77).

Estas configurações são efetuadas no Monitor de transformação de transações ou no caso de Multi-estação remota no ecrã Estações (v.2012).

Em termos de emissão de documentos terá de considerar:

• Sempre que a transação tiver cliente, então deverá faturar ao cliente que está na transação. Se a transação não possui cliente, mas o mesmo está nos modos de pagamento, deverá faturar ao cliente do modo de pagamento. Quando não tiver nem um nem outro, deverá faturar ao cliente de Vendas a dinheiro.

• No caso de Vendas a Crédito — transações que são associadas a clientes marcados como Cliente Crédito — deverá escolher um tipo de Dossier Interno que será posteriormente utilizado para efetuar faturação periódica a esse cliente. Caso o tipo de Dossier Interno escolhido não movimente stocks, deverá ser escolhido um código de movimento de stock para que o monitor se encarregue de efetuar os respetivos movimentos.