A Integração com EDI poderá ser efetuada com recurso a três métodos diferentes:
Importação de ficheiros ASCII: Configurações de Ficheiros Externos.
Importação de ficheiros XML: Configurações Documentos Xml.
Importação de ficheiros XML Padrão.
Para se proceder à importação de encomendas e outros dossiers internos, bem como à exportação de Documentos de Faturação via EDI, será necessário efetuar algumas configurações comuns aos três métodos acima mencionados.
Tabelas
Clientes
Na tabela de clientes existem dois campos de configuração obrigatória:
Código EAN do cliente, que será validado caso o respetivo parâmetro esteja ativo;
Exporta Faturas por EDI, que permite definir se as Faturas do cliente são ou não exportadas via EDI.
Stocks
Na tabela de stocks e serviços estará disponível o campo Código de Barras principal, que será validado caso o respetivo parâmetro esteja ativo, no qual deverá inserir o código EAN do artigo.
Integração com EDI
Será necessário configurar o próprio EDI para o envio de Documentos de Faturação e para a Importação de Dossiers internos. Esta opção estará disponível no menu Supervisor, em Integração com EDI, e permite efetuar configurações para o EDI na utilização de ficheiros ASCII e XML.
Exportar documentos de faturação
Para exportar documentos de faturação, será necessário ativar a opção Exporta documentos de faturação sempre que o serviço for invocado pelo sistema.
O campo Tipo de documento de faturação permitirá selecionar o tipo de documento a exportar. Com o botão direito do rato sobre o mesmo, será possível aceder à respetiva configuração.
Importar dossiers internos
A configuração de Dossiers internos, por exemplo Encomendas, para integração com EDI também será executada neste local, sendo muito similar à configuração de documentos de faturação.
Para importar dossiers, será necessário ativar a opção Importa encomendas sempre que o serviço for invocado pelo sistema.
Encomendas: permite selecionar o dossier de encomenda a importar. Com o botão direito do rato sobre o mesmo, será possível aceder à respetiva configuração.
Aviso de Receção: permite selecionar o dossier de Aviso de receção a importar. Com o botão direito do rato sobre o mesmo, a aplicação permite aceder à configuração do dossier selecionado.
A opção Se o preço estiver vazio preenche c/ valor do ficheiro de artigos, quando ativa, permite que, se a encomenda não tiver valor no ficheiro de origem, ao ser importada fique com o valor dos artigos existente nas respetivas fichas da tabela de stocks.
Tratamento do preço no Aviso de Receção
No tratamento do preço dos dossiers do tipo Aviso de Receção, será possível selecionar uma das seguintes opções:
Preenche com o valor do ficheiro de artigos: quando esta opção estiver ativa, quer as linhas do ficheiro tenham ou não valor, o dossier, ao ser importado, irá buscar o preço dos artigos à ficha do artigo.
Preenche com o valor da encomenda: quando esta opção estiver ativa, ao importar o dossier a aplicação irá buscar o preço ao dossier interno da Encomenda a que corresponde o dossier de Aviso de Receção. O identificador do dossier da encomenda deverá estar preenchido no ficheiro a importar, no campo OBRANOMEENC localizado nas linhas. Este campo corresponde ao campo OBRANOME do dossier da encomenda.
Sem tratamento: quando selecionada, permitirá importar o preço que se encontra no ficheiro, mesmo que este esteja vazio.
Um Aviso de Receção poderá ser importado juntamente com uma Encomenda no mesmo ficheiro ASCII, conforme o definido nos parâmetros, ou poderá ser importado como documento único num ficheiro próprio.
Neste caso, o nome do ficheiro ASCII também terá de ser o definido para as encomendas nos parâmetros e terá de se encontrar, fisicamente, na mesma diretoria que os restantes documentos de encomendas.
Estas opções serão sempre tidas em conta, quer se efetue a importação neste ecrã, quer através do ecrã de Dossiers Internos pela opção Importar documentos de EDI, ou com a Gama Enterprise, quer se importem os dossiers via Alerta.
Outras opções
A designação dos artigos é sempre do ficheiro de artigos: quando ativa, tal significa que o programa não importará o artigo com a designação que consta na encomenda importada, mas sim com a designação que existe na tabela de artigos. Esta configuração será válida para importação através do ecrã de Integração com EDI no módulo Supervisor, do ecrã de Dossiers internos, ou do módulo Servidor.
Apagar o ficheiro ... após importar: permitirá definir, antes da importação, que se pretende eliminar o ficheiro de Encomendas, Dossiers internos, depois de importar. O nome do ficheiro que surge neste local é definido nos Parâmetros.
Na importação de dossiers internos, a aplicação executará também os valores por defeito ao gravar, que existam criados para a tabela.
A importação de dossiers ASCII via EDI não suportará dossiers configurados para Ecovalor.
Exportação
O botão Relatório permitirá observar um relatório de erros da Importação ou Exportação de dados. Se se pretender apagar um relatório, deverá clicar no botão correspondente. Ao clicar no botão de execução, será efetuada a exportação de Documentos de Faturação e/ou a importação de Dossiers internos, consoante a opção correspondente a cada processo esteja ativa ou não.
Quando terminar a exportação ou a importação, será apresentada uma mensagem de confirmação no canto superior direito do ecrã.
Exportação no ecrã Documentos de Faturação
Os Documentos de Faturação poderão também ser exportados diretamente no respetivo ecrã através do botão de exportação. Neste caso, será exportado apenas um único registo de cada vez, aquele que estiver selecionado no momento.
No final, será emitida pelo programa uma mensagem que confirma a exportação do documento.
Caso o Documento de Faturação tenha ativa a opção 2º Cliente: Lança os movimentos no 2º Cliente na respetiva configuração, não será possível exportar o documento, uma vez que o botão de exportação não se encontrará disponível com esta funcionalidade.
O diretório e o nome do ficheiro para exportação são definidos nos Parâmetros.
Controlo de documentos importados e exportados
A tabela de faturação contém a opção Já exportado por EDI, que será atualizada automaticamente quando o documento de faturação for exportado. Caso se pretenda repetir a exportação, será necessário desativar esta opção e voltar a executar o processo.
Também nos Dossiers internos existirá um campo que será atualizado: a opção Documento importado por EDI, que será automaticamente ativada quando o documento for importado. Se se pretender repetir a importação, deverá previamente desativar esta opção.