Esta rotina pressupõe uma troca de informação entre os dois agentes de uma relação comercial: Cliente e Fornecedor.
Funcionamento
Regra geral, esta troca de informação começa no envio de uma encomenda ao fornecedor. Se existir a correção da mesma, a primeira poderá ser seguida de uma nota de alteração da encomenda.
Quando o fornecedor envia a mercadoria encomendada ao cliente, envia uma Guia de Remessa que contém a relação da mercadoria despachada.
De seguida, se a mercadoria se encontrar de acordo com a Guia de Remessa e com o que foi encomendado, o Cliente avisará o Fornecedor de que recebeu a mercadoria conforme o previsto, através do envio do Aviso de receção.
Em caso de não conformidade entre o encomendado e o rececionado, poderá existir lugar ao envio de uma Nota de Crédito pelo fornecedor. Este deverá também enviar a Fatura da mercadoria expedida.
Estes documentos de faturação não são dossiers internos.
Na Gama Enterprise, existirá ainda a possibilidade de importar os dossiers via XML através de Alertas configurados para a opção Receber Ficheiros XML, com o módulo de Documentos Eletrónicos.
O funcionamento desta rotina é definido nos parâmetros de EDI e nas configurações para integração com EDI dos documentos a importar ou exportar.
Configurações
Para que seja possível proceder às rotinas de importação e exportação, será necessário efetuar algumas configurações.
Depois de os parâmetros se encontrarem devidamente configurados, deverão definir-se dados importantes a nível dos intervenientes destas rotinas:
O Cliente deverá estar devidamente configurado como um cliente que exporta faturas por EDI e deverá conter, na respetiva identificação, o código EAN preenchido.
No ficheiro de artigos, deverão estar devidamente configuradas as referências objeto de EDI, com o código de barras preenchido. O código de barras, quando devidamente definido, contém o código EAN do artigo.
Depois, será necessário preparar os documentos para importar ou exportar. Tanto os dossiers internos como os documentos de faturação possuem, na respetiva configuração, um campo que permite guardar a configuração do ficheiro EDI a utilizar na operação.
De seguida, será necessário configurar a estrutura dos ficheiros para EDI para importação ou exportação, que poderá assumir um dos seguintes formatos:
ASCII
XML
XML PADRÃO