Enquadramento
O Guia Prático — Entrega e Rejeição da Declaração de Remunerações ISS, I.P. (pág. 23/24) diz o seguinte:
Caso seja pretendido efetuar correções referentes a dois ou mais meses anteriores ao mês que pretende corrigir, deverá apresentar Declaração de Remunerações Autónoma, com exceção das naturezas: 6 — Diferenças de Remuneração, B — Prémios, bónus, prestações de caráter mensal, C — Comissões, O — Prémios, bónus, prestações de caráter não mensal, uma vez que estas componentes remuneratórias deverão ser declaradas no mês em que são pagas, por referência aos meses a que respeitam.
Nas situações em que procedeu à anulação ou à correção integral da Declaração de Remunerações entregue, será, posteriormente, contactado pelos serviços da Segurança Social para efeitos de apresentação de prova que fundamente tal anulação ou correção.
Desta forma, a aplicação produz a Declaração de Remunerações Autónoma para a Segurança Social, quando existem remunerações com data de referência de dois ou mais meses anteriores ao mês do processamento. Ou seja, a aplicação, ao emitir o ficheiro para a segurança social, verifica as datas de referência registadas nas linhas dos recibos referentes ao período escolhido para o ficheiro da segurança social, e vai verificar para cada mês se existem dados a incluir num ficheiro autónomo, isto é, vai verificar se a diferença entre o mês do recibo e o mês da data de referência das linhas é superior a 1; se for, vai gerar um ficheiro autónomo para esses mês. São gerados tantos ficheiros autónomos quantos os meses das datas de referência nas condições acima descritas.
Nesses ficheiros, apenas constam as linhas referentes ao mês da data de referência. O ficheiro é criado na mesma diretoria dos restantes e fica com o algarismo 1 no final da extensão; por esse motivo, deverá ter cuidado para que os ficheiros não sejam sobrepostos nas várias emissões de ficheiros para a segurança social.
No final do processamento, surge o resultado da criação do ficheiro, onde é indicado se foram criados ficheiros autónomos e quantos foram, e o total de ficheiros criados para serem enviados à segurança social.
No momento da criação do ficheiro, é apresentada uma régua durante a criação dos ficheiros, onde é indicado o que a aplicação está a efetuar.
Procedimento
Nesta opção, poderá executar os procedimentos para produzir o ficheiro (guardando-o no disco rígido, CD, pendrive, etc.) com os vários dados para a Segurança Social. Deverá definir o mês e o ano pretendido e clicar seguidamente em Atualizar os Dados.
Empresas para o mapa
Esta opção é multi-empresa, ou seja, se possuir várias empresas instaladas no seu sistema e estão registadas na tabela de empresas, então o programa permite criar ficheiros para todas elas de uma só vez. Para isso, basta escolher que empresas vão entrar para o suporte informático, a partir da listagem do ecrã.
Dados de referência
É necessário produzir um ficheiro para cada combinação de taxas de funcionário e de empresa.
Contacto (Pessoa que produziu o suporte informático)
Serve para definir quem contactar para esclarecimentos (opcional).
Nome: nome do contacto.
Telefone: telefone para contacto.
Cargo: qual o cargo ocupado pelo contacto dentro da empresa.
Data: qual a data em que foi produzido o ficheiro.
Diretoria para guardar o(s) ficheiro(s)
Esta opção permite selecionar a diretoria (no disco rígido, pendrive ou disco externo) onde os ficheiros serão criados. Este campo respeita a seleção de diretoria para a Base de Dados em que se encontra.
Após definir as opções anteriormente mencionadas, poderá Produzir Ficheiro(s). Este botão só se encontra disponível se o campo Diretoria para guardar o(s) ficheiro(s) estiver preenchido.
Assistente
Este assistente permitirá produzir o ficheiro a enviar à Segurança Social. Foi criado para permitir a produção dos ficheiros a enviar e folhas de resumo em anexo. Para esse efeito, irão ser apresentados sequencialmente diversos passos, que serão em maior ou em menor quantidade dependendo da informação salarial emitida:
Passo 1: Produzir o ficheiro e copiar para a diretoria de destino
Caso tenha escolhido no campo Diretoria para guardar o(s) ficheiro(s) a drive CD/DVD, deverá colocar um disco virgem na drive pré-definida a fim de se copiar para lá o ficheiro. Neste ecrã, vai aparecer a informação da (nome), o contribuinte (número), o Centro Regional de Segurança Social (local) para o envio e as taxas da empresa e dos funcionários.
Após esta definição, deverá clicar no botão Próximo para avançar e iniciar a gravação dos dados, dando posteriormente uma informação de conclusão.
Passo 2: Imprimir as folhas resumo de totais
Este é o passo, após o copiar dos ficheiros, que vai imprimir as folhas de resumo de totais em duplicado e a folha de controlo. Assim sendo, existem três impressões por cada C.R.S.S. A impressão é efetuada caso a resposta à pergunta Deseja imprimir as folhas de resumo de totais? seja sim.
Após esta definição, deverá clicar no botão Próximo para avançar e vão aparecer três ecrãs de ordem de impressão.
Passo 3: Fim
Neste ecrã, vai dar a informação final dos passos corridos anteriormente, tendo assim o ficheiro e folhas a entregar à Segurança Social produzidas. O nome do ficheiro criado para a Segurança Social é o N.º Contribuinte da Segurança Social, seguido do N.º do Mês das Remunerações.
O ficheiro produzido será referente ao período indicado, especificando as de cada funcionário. Este ficheiro este contém a mesma informação que a Declaração de Remunerações impressa.