Documentos Contabilísticos

1. N.º de lançamento de diário: Ao definir o diário o programa define automaticamente qual vai ser o número de lançamento sequencial do mesmo. Este número não deverá ser alterado, pelo que não existe uma tecla rápida de o aceder. No entanto, se pretender poderá com o rato aceder ao campo e alterar o mesmo. Deverá ter em atenção para não violar a sequência numérica dos documentos.

2. Dados do documento: Definir os dados do documento.

3. Data: Definir a data em função da data do documento. O mês desta data poderá ser 1 a 12 para movimentos reais e 13 a 15 para apuramentos no final do ano. Para os saldos iniciais o mês da data tem de ser sempre 0, para que o extrato global das contas fique correto. Basta introduzir a data fiscal que irá aparecer a data civil correspondente e vice-versa.

4. Documento: Definir o documento a utilizar. Basta tocar na 1.º letra do documento até este estar selecionado ou pressionar a barra de espaços para selecionar a partir da lista. Este campo será automaticamente preenchido aquando a inserção do diário, caso este tenha um documento associado.

5. Documentos com fatores multiplicativos: Após selecionar o documento, se este tiver definido fatores multiplicativos, o sistema irá pedir o valor ao qual vão ser aplicados os fatores para lançamento dos movimentos.

6. Número: Indicar o n.º identificativo do documento. Este campo é alfanumérico com 10 carateres e poderá ser utilizado para encontrar o respetivo movimento.

7. Movimentos: Após definir os dados do documento, passa para os movimentos daquele documento. Aqui poderá introduzir ou alterar os vários movimentos do documento.

8. Introduzir um novo movimento: Introduzir os dados de acordo com as características dos campos.

9. Aceder a determinado movimento: Para aceder a um determinado movimento poderá utilizar as setas de cursor. Após colocado na célula a que quer aceder poderá alterar os seus dados. Conforme a célula em que se encontra tem diversas opções:

   • Introduzir o número da conta: Para introduzir o número da conta basta digitar os seus dados, ou seja, o número de conta que se encontra no Plano de Contas. Poderá também digitar o NIF (Mapa Recapitulativo) que se encontra definido no plano de contas para a conta em questão. Assim que digitar o NIF, o campo assumirá a conta correspondente. Na coluna Conta o programa coloca a conta com os dados (quando digita o número de conta do plano de contas) mais próximos do que digitou e na coluna Nome da conta, aparece a descrição da conta que está a introduzir. Se esta estiver precedida de INT, tal significa que o número da conta que está a digitar é de integração. Esta funcionalidade existe apenas nas linhas dos movimentos de documentos contabilísticos. Quando se efetua o clique direito do rato para procurar uma conta e se pretende realizar uma procura pelo NIF, este deverá ser colocado no campo N.º de contribuinte para mapa recapitulativo e não no campo número da conta.

   • Consulta de conta: Se quiser procurar uma conta poderá pressionar ? ou pressionar o botão direito do rato em cima deste campo. Poderá visualizar apenas as subcontas da conta definida no campo. Exemplo: Digite 21 e pressione ? ou o botão direito do rato; irá visualizar uma listagem de todas as subcontas da conta 21 definidas no seu Plano de Contas. Desta forma será possível executar uma pesquisa dentro do ficheiro do Plano de Contas. Uma vez usada esta opção, será possível procurar atavés de diversos critérios (N.º da conta, Designação, etc.). Se a conta não existir poderá criá-la.

   • Conta inexistente no movimento: Quando está a introduzir um movimento para uma conta que não existe, então escreva nos movimentos o seu número. Após pressionar Tab ou Enter, o programa diz que a conta não existe e pergunta se a quer criar. Se confirmar, será abertp o ecrã de introdução de contas e poderá então introduzir a nova conta. Após digitar a conta o cursor passa para a próxima coluna não preenchida. Neste momento, poderá preencher a coluna que se segue ou eventualmente clicar em + para introduzir o valor global do documento a lançar. Assim o programa lança automaticamente o valor do IVA (se tiver preenchido no ficheiro de Plano de contas os campos Conta de IVA se esta for movimentada e Taxa de IVA da Página principal).

   • Observar um extrato da conta durante os movimentos: Ao introduzir uma conta nos movimentos, poderá de imediato observar um extrato dos seus movimentos. Para tal basta aceder às Opções diversas dos movimentos, pressionando o botão do rato.

   • Colocar o mesmo descritivo em vários movimentos: Após definir a conta o cursor salta para o descritivo do movimento se este não estiver preenchido.

   • Valores do movimento: Após definido o descritivo, salta para a introdução dos valores do movimento (débito ou crédito). Aqui poderá introduzir o valor respetivo ou pressionar a letra T para colocar na respetiva coluna o valor que salda o documento. Esta opção não será necessária se escolheu nas opções sobre movimentação a opção Último movimento salda o documento.

10. Classificação de Tesouraria: Esta opção está disponível sempre que nas opções de trabalho esteja ativa a opção Ver a Classificação de Tesouraria, independentemente do documento estar configurado para lançar em tesouraria ou não. A coluna Classificação de Tesouraria aparece no ecrã de introdução de movimentos em documentos contabilísticos. Caso apenas esteja ativo o módulo de Contabilidade é também possível introduzir a classificação de tesouraria, no entanto não lança em tesouraria. Caso o documento utilizado esteja configurado para que os seus movimentos lancem automaticamente em tesouraria, tenha a classificação de tesouraria definida, e cujas contas SNC também estejam configuradas para lançar em tesouraria, o documento introduzido herda do documento predefinido a classificação de tesouraria, mas permite que se escolha qualquer outra classificação disponível, permitindo lançar documentos contabilísticos com diferentes classificações de tesouraria.

11. IVA e/ou Imposto de Selo automático: Se o movimento que estiver a lançar (como uma venda, uma compra ou uma despesa) tem IVA e/ou Imposto de Selo envolvido e a ficha da conta que está a movimentar tiver preenchido o número da conta de IVA e/ou da conta de Imposto de Selo associada, então o programa poderá lançar o IVA e/ou o Imposto de Selo automaticamente. Se, nas opções de trabalho, tiver a opção Pedir logo os valores para o IVA e/ou para o Imposto de Selo automático ativa, assim que inserir o número da conta na totalidade e sair do campo Conta com a tecla Enter ou Tab, a aplicação apresenta um ecrã para preenchimento dos valores envolvidos no movimento.

12. Comportamento após IVA automático (criação de linhas): O programa irá automaticamente criar o movimento da conta de IVA, bem como um movimento sem conta preenchida com o valor a lançar em terceiros ou em disponibilidades. Agora basta preencher a conta que falta.

13. IVA automático desativado no pedido imediato: Se não tiver a opção Pedir logo os valores para o IVA e/ou para o Imposto de Selo automático ativa nas Opções de Trabalho, deverá pressionar as teclas [Ctrl+I] ou usar as Opções Diversas do documento, disponíveis do lado direito do ecrã, e selecionar a opção IVA e/ou Imposto de Selo automático.

14. Passagem para a linha seguinte após o valor: Se não passou pelo IVA automático, após introduzir o valor do movimento, se pressionar Enter ou Tab, passa para a linha seguinte, exceto se Clicar OK. A conta que lançou pede imputação a multi-centro de custo ou a conta tem o n.º de contribuinte para o mapa recapitulativo para preencher.

15. Imputação a vários centros analíticos: Se utiliza a gestão de centros analíticos, então poderá imputar o movimento a vários centros analíticos. Esta opção poderá ser automática (definida na própria conta) ou executada aquando dos movimentos na respetiva opção do menu. Quando executa esta opção será apresentado o ecrã Imputação a vários centros analíticos, onde já se encontram definidas as diversas imputações (que no entanto poderão ser alteradas).

16. Dados para o Mapa Recapitulativo: Se a conta tem o NIF preenchido o programa pede-lhe os dados para o mapa recapitulativo, nomeadamente qual o mapa, o valor e o número de contribuinte em questão. Estes valores já estão preenchidos quando se entra no ecrã, mas poderão ser alterados se se desejar. Este ecrã para definição dos dados para o mapa recapitulativo, surge tanto na introdução de documentos contabilísticos, como também na alteração dos mesmos, ao sair das colunas de crédito e débito, desde que esteja ativado o parâmetro Pede dados para mapa recapitulativo ao alterar documentos contabilísticos. Se a conta não tem o NIF preenchido, mas mesmo assim quer que o seu valor conte para o mapa, então se pressionar Alt + M, acede ao menu e poderá escolher a opção Dados para o Mapa Recapitulativo. Por outro lado, na introdução de documentos contabilísticos, ao ter o respetivo parâmetro ativo, a aplicação verifica se o número de contribuinte é válido ou não.

17. Apagar um movimento: Pressionando a tecla [Ctrl+Del] ou a opção Apagar uma linha do menu. Não poderá recuperar os dados da linha que apagar.

18. Reflexões automáticas: Se alguma conta do documento introduzido é uma conta com reflexões automáticas, no fim da introdução do documento se pressionar a tecla [Ctrl + P], irá gerar os movimentos reflexionados. Cada conta gerada irá provocar uma nova linha de movimento, com o mesmo valor e descrição.

O sistema vai verificar a consistência dos valores constantes no Documento. Este teste é realizado individualmente para cada um dos Grupos de conta:

• 1. Ordem;

• 2. Geral;

• 3. Analítica.

Verificando em cada um destes se o valor do Débito é igual ao do Crédito. O critério desta verificação está definido na ficha do Diário para cada Grupo. Existem os seguintes códigos de controlo de débito diferente de crédito:

• 1. Não aceita o Documento;

• 2. Aceita, mas avisa;

• 3. Aceita, não avisa.

Após a validação, o documento é gravado e o cursor passa imediatamente para o número do novo documento, sendo mantido o Diário e respetivo N.º já incrementado, a Data e o tipo de Documento. Assim poderão utilizar-se estes dados, que se encontram por defeito, para a introdução de um documento idêntico ao anterior, ou alterá-los de acordo com o pretendido.

Caso se encontre a alterar um documento já introduzido, o programa volta para o ecrã de movimentos contabilísticos.

Ao escolher a opção Duplicar no ecrã de Documentos Contabilísticos, o documento será duplicado quanto ao selecionado e que está visível neste ecrã. De seguida abre-se o ecrã de Movimentos em Documentos Contabilísticos, com um documento com todos os dados exatamente iguais, exceto o número de lançamento no diário, que é incrementado, onde existirá a possibilidade de alterar os dados dos vários campos, como por exemplo o número do documento. Veja que poderá criar para facilitar o trabalho de introdução de documentos.

Antes de efetuar a leitura do código QR e introduzir diretamente os dados no documento contabilístico, é necessário realizar as seguintes configurações:

1. Associar um documento pré-definido ao Fornecedor/Cliente: Nos ecrãs de Fornecedores e Clientes está disponível o separador Import. Docs. que permite associar por Fornecedor/Cliente o Documento predefinido e o Diário por Tipo SAF-T a usar na importação de documentos contabilísticos por Código QR. Em cada coluna será possível navegar para o respetivo ecrã através do clique do lado direito do rato. Não será possível associar, em várias linhas, o mesmo Tipo SAF-T ao mesmo fornecedor/cliente.

2. No Documento predefinido ter as contas preenchidas: No ecrã Documentos Predefinidos é necessário preencher as contas a usar para a criação do documento contabilístico.No mínimo deverá definir uma Conta para a Base de incidência por Taxa de IVA. Nessa conta deverá estar definida a conta de IVA. Poderá realizar duplo clique sobre a Conta para a Base de incidência e no ecrã Plano de Contas verificar se os campos Conta de IVA se esta for movimentada, Conta de IVA movimentação por defeito e Taxa de IVA estão preenchidos. Caso não estejam, deverá preencher. É necessário, também, definir se a Conta para a Base de incidência Debita ou Credita.

3. O Fornecedor/Cliente ter a Conta SNC C/C preenchida: Nos ecrãs Fornecedores, no separador Dados financeiros, e Clientes, no separador Diversos, na ficha do Fornecedor/Cliente deverá ter o campo Conta SNC, C/c ou Conta Corrente preenchido. Esta conta deverá estar criada no Plano de Contas com o respetivo N.º Contribuinte associado.

Para introduzir documentos contabilísticos por Código QR, siga os seguintes passos:

1. Aceda a Contabilidade | Documentos Contabilísticos.

2. Na barra de ferramentas clicar no botão Introduzir por código QR.

3. É aberto o ecrã Leitura de código QR. Deverá apontar o leitor de código QR para o documento que pretende introduzir. Para a aplicação efetuar corretamente a leitura do código QR através do leitor é necessário que o ecrã Introdução de documento por leitura de código QR esteja ativo.

4. Se a leitura do código QR for bem-sucedida, são apresentados os seguintes campos lidos no código QR:

   • No cabeçalho: Identificação do documento; Data; N.º Contribuinte; País; e Regime IVA.

   • Na grelha: Código da Taxa de IVA; Valor de Incidência; e Valor de IVA.

   • No rodapé: Base de incidência; Total de IVA; e Total.

5. Será avisado caso o código QR seja inválido, se existir mais que um regime de IVA associado, se o código QR não tiver o valor total e se nenhum dos NIFs do código QR coincidir com o NIF na ficha da empresa.

6. Confirmar os dados clicando no botão Introduzir.

7. Ao navegar para o ecrã Documentos Contabilísticos em modo introdução, a aplicação vai verificar o seguinte:

   • Se o fornecedor/cliente já existe ou não na base de dados. Caso não exista, surge a mensagem para criar o fornecedor/cliente;

   • Se na Ficha do fornecedor/cliente estão definidos os documentos por tipo SAF-T no separador Import. Docs.;

   • Se fornecedor/cliente tiver definidos os documentos por tipo SAF-T, os campos Documento predefinido e Diário são passados para o ecrã de documentos contabilísticos. É inserida uma linha com o Valor total do código QR com a Conta do fornecedor/cliente.Por cada Taxa de IVA lida no código QR, é verificado no documento predefinido se está definida a conta contabilística (Base de incidência) com a mesma Taxa de IVA, sendo que: - Se existir conta contabilística (Base de incidência) é preenchida automaticamente a Conta com o Valor da base de incidência nessa linha e vai gerar uma nova linha, com a Conta de IVA definida na conta de Base de incidência, com o Valor do IVA; - Se não existir conta de IVA associada na conta de Base de incidência, é gerada uma linha sem Conta, mas com o Valor do IVA; - Se não existir conta contabilística (Base de incidência) vai inserir duas linhas, uma com o Valor da base de incidência e outra com o Valor do IVA. As Contas terão de ser preenchidas manualmente.

   • Se fornecedor/cliente não tiver definidos os documentos por tipo SAF-T, os campos Documento predefinido e Diário são preenchidos com os dados do último lançamento contabilístico efetuado. Os campos escolhidos ficam sempre associados ao tipo SAF-T do Código QR e guardados na Ficha do fornecedor/cliente para uma posterior introdução de documento contabilístico com dados pré-preenchidos.

8. Clique no botão Gravar.

No momento da gravação, a aplicação efetua as seguintes validações:

• Se NIF da Conta do fornecedor/cliente não corresponder ao NIF lido no código QR;

• Se os valores totais do documento forem diferentes dos valores lidos no código QR;

• Se as contas tiverem valor a débito e crédito igual a 0, as linhas são eliminadas.