O módulo de Contabilidade foi desenvolvido para permitir um tratamento de todos os dados contabilísticos de forma coerente, rápida e intuitiva, constituindo um instrumento eficaz no processamento da contabilidade respeitando sempre as especificidades de cada uma delas.
Relativamente ao funcionamento do módulo, pela sua flexibilidade, este permite definir o Plano de Contas, transferir ou repartir valores de determinadas contas para outras (conforme Imputação para Contas), criar os diários que se entenderem convenientes e efetuar o apuramento do IVA, do CMVMC e de resultados, possibilitando ainda a geração de documentos predefinidos para automatizar a introdução manual de movimentos.
Com esta aplicação será ainda possível gerir a contabilidade orçamental, imputar movimentos a centros analíticos e/ou naturezas (no caso de possuir a gama Enterprise) e efetuar outras opções especiais, tais como a atualização cambial de saldos.
A nível analítico, é possível imprimir os Livros Selados e o Modelo 22 (e o respetivo envio por suporte informático ou via eletrónica), permitindo ainda criar e imprimir mapas próprios. A qualquer altura será possível efetuar impressões, por exemplo do Balanço e da Demonstração de Resultados.
O módulo de Contabilidade possui integraçãoautomáticacom os módulos de Gestão, Pessoal, Imobilizado e Letras.
Primeiros passos
Antes de começar a configurar a aplicação, no sentido de adaptá-la à realidade da empresa deverá:
Criar cada utilizador, atribuindo-lhe os acessos necessários.
Configurar os Parâmetros do Contabilidade de acordo com as necessidades da empresa:
Definir o Nome do mês 00 (até 16). Este parâmetro encontra-se diretamente ligado ao parâmetro N.º do 1.º mês (calendário) da contabilidade (verificar totais dos movimentos). Em conjunto, definirão se a Data fiscal é igual à Data civil. Nota: a aplicação permite ter Data fiscal e Data civil diferentes.
Definir o número de decimais que se utilizará na aplicação.
Atualizar a tabela de Taxas de conversão para o euro caso existam movimentos em moeda estrangeira (Tabela de Códigos).
Confirmar e atualizar os Códigos de IVA, dado que serão necessários para o correto funcionamento dos mapas legais deste imposto e para a configuração de cada conta no Plano de contas.
De seguida, deverá efetuar as seguintes configurações:
Plano de contas
O Plano de contas do módulo Contabilidade é anual, ou seja, todos os anos será necessário criar o plano de contas. Se estiver a iniciar a aplicação e não existirem registos anteriores na base de dados, poderá utilizar o plano de contas disponibilizado de base na aplicação, ajustando-o às necessidades da empresa.
Ao alterar ou apagar uma conta, deverá ter em atenção que os mapas de gestão podem estar ligados a essa conta.
Se já existir um Plano de contas do ano anterior e se estiver a criar um ano da contabilidade, poderá criar o plano de contas a partir do ano anterior. Depois de criar o plano de contas através da rotina Mudar de ano, poderá iniciar-se o novo ano.
Saldos iniciais
Se estiver a iniciar a aplicação, deverá introduzir um documento contabilístico com os saldos iniciais.
Caso esteja apenas a mudar de ano da contabilidade e se já existirem registos do ano anterior, poderá efetuar a abertura do ano através da rotina Abertura de saldos iniciais, que passará todos os saldos do ano anterior para o ano em questão.
Diários
Poderá criar os diários que pretender, tendo em atenção os diários que já se encontram criados dado que não é possível criar dois diários com o mesmo nome.
Exemplo: poderá existir um diário para Saldos iniciais (este diário já se encontra configurado), Recibos de ordenados, Apuramento de resultados, Apuramento de IVA, Gasóleo, entre outros. A cada diário existe a possibilidade de associar um documento predefinido.
O documento predefinido serve para otimizar o trabalho aquando da introdução dos movimentos contabilísticos.
Podem existir documentos sem linhas. Assim, ao introduzir documentos contabilísticos utilizando documentos predefinidos, será necessário digitar a conta e o valor em cada linha. Caso o documento predefinido já tenha contas nas linhas, ao introduzir um documento contabilístico que use o documento predefinido serão criadas as linhas com as contas definidas.
Exemplo 1
Uma empresa regista várias vezes por mês faturas de gasóleo de viaturas ligeiras, sendo apenas 50 % do IVA dedutível e o restante considerado um custo da empresa.
Neste caso seria bastante útil criar um documento predefinido com o nome Gasóleo e ativar a opção Pede um valor para aplicar o fator multiplicativo.
Nas linhas do documento predefinido fica registado, para cada conta, se debita ou credita e o respetivo fator multiplicativo. Este fator serve para determinar a importância de cada conta.
Exemplo 2
Uma fatura com os seguintes valores:
Base – 35,00 €
IVA – 6,65 €;
Total – 41,65 €
Ao introduzir um documento contabilístico, a aplicação apenas solicitará o valor final do documento, onde se digitará 41,65 €, criando de seguida as linhas com as contas definidas no documento contabilístico, por exemplo:
conta 11 – 41,65 (41,65 × 1);
conta 2432313 – 3,325 (41,65 × 0,07983193);
conta 62212114 – 38,325 (41,65 × 0,92016806).
Introdução de documentos
A introdução de documentos contabilísticos poderá ser efetuada de duas formas:
Integração direta: utilizando o ecrã Introdução de documentos contabilísticos, criando cada linha com a conta e o valor respetivo ou utilizando documentos predefinidos que estejam ou não configurados para pedir valor para aplicar ao fator multiplicativo.
Integração indireta: existindo outro módulo além do módulo Contabilidade, poderá efetuar integrações com outras aplicações, integrando-se faturas, recibos, pagamentos, entre outros.
Para a integração decorrer da melhor forma, será necessário efetuar algumas configurações:
Criar os códigos CSNC: esta configuração definirá quais as contas de IVA, custos, descontos, entre outras, que serão utilizadas na integração dos documentos. Poderá criar tantos CSNC quantos os necessários. Existem o Códigos CSNC de vendas para a integração de documentos de venda (N/Fatura), o Códigos CSNC de compras para a integração de documentos de compra (V/Fatura). Para a correta integração dos recibos de vencimento existem os códigos de vencimentos, que se encontram diretamente ligados ao módulo de Pessoal e permite definir as contas de cada tipo (Ordenado, Subsídio de férias, Faltas, entre outros). Além dos CSNC referidos, existe o código de interligação de stock que é especialmente útil para quem utiliza inventário permanente, já que permite ligar contas.
Exemplo de um registo de interligação de stock: tipo de movimento de stock: 75 (N/Fatura); conta a movimentar: 612; tipo de movimento: debitar; tipo de valor: valor do movimento; tipo de movimento de stock: 75 (N/Fatura); conta a movimentar: 321; tipo de movimento: creditar; tipo de valor: valor do movimento. Ao integrar faturação a clientes, se ativar a opção Movimenta inventário permanente, serão criadas duas linhas para as contas 612 e 321 com o respetivo valor.
Configuração no módulo respetivo. Por exemplo, se possuir o módulo Gestão para integrar faturas deverá:
no ecrã de Stocks e serviços, na pasta Contabilidade, colocar as respetivas contas;
no ecrã de Clientes, na pasta Contabilidade, colocar as contas relativas ao cliente.
Configuração no próprio ecrã de integração: em cada ecrã de integração existem opções que permitem identificar as restantes contas necessárias para a integração do documento.
Exemplo: no ecrã de Integração de faturação a clientes existem contas adicionais a definir (ilustração no artigo original).
Integração indireta (gravação automática): esta integração só é possível se se possuir o módulo de Gestão, efetuando-se a integração automaticamente aquando da gravação dos seguintes documentos: documentos de faturação, recibos de conta corrente de clientes, documentos de compra e pagamentos a fornecedores.
IVA
Durante o ano, poderá imprimir a Declaração periódica de IVA e anexos e, no final do ano, a Declaração anual do IVA. No plano de contas, as contas necessárias ao apuramento de IVA deverão encontrar-se devidamente associadas aos códigos de IVA.
Custo das mercadorias vendidas e matérias consumidas (C.M.V. e M.C.)
No mês 13, após todos os movimentos contabilísticos estarem inseridos, poderá efetuar o apuramento de CMVMC do custo das mercadorias. Deverá configurar as contas ou utilizar o registo já existente para executar o apuramento do C.M.V. e M.C.
Apuramento de resultados
O apuramento de resultados é a última rotina a efetuar, dado que permite determinar o resultado líquido do exercício.
No mês 14, após todos os movimentos contabilísticos relativos ao ano em questão estarem inseridos, deverá proceder ao apuramento de resultados. Nesta rotina estão disponíveis os valores das contas 81, 82, 83, 84, 85.
O movimento da conta 241 para a conta 86 deverá ser efetuado através da introdução de um documento contabilístico direto. Só depois se encontrará o saldo da conta 88.
Após encontrado o resultado líquido, a contabilidade estará fechada. Nesta altura poderá ativar o parâmetro de Data fechada, impossibilitando alterações a movimentos anteriores ao fecho da contabilidade.
Mapas de gestão
Nesta altura, poderá observar os Mapas de gestão, designadamente:
Modelo 22;
Declaração anual;
Balanço;
Demonstração de resultados;
Todos estes mapas são criados na opção Desenhar mapas de gestão. Existem mapas que já vão por defeito na aplicação, podendo criar ainda outros mapas à medida das necessidades.
Os valores reportados nos mapas de gestão advêm:
da Ficha completa da empresa, dados variáveis;
do Plano de contas.
Os mapas estão preparados para utilizar o plano de contas que se encontra por defeito na aplicação. Caso se altere o plano de contas, deverá atualizar os mapas.
Outros
Além de todas as opções explicadas anteriormente, existem opções específicas:
Contabilidade orçamental: permite criar registos de Contabilidade orçamental para visualizar análises de desvios;
Imputação de centros analíticos: quando se utiliza o campo Centro analítico, poderá transferir-se ou repartir-se valores para outros centros analíticos.