De acordo com as regras de faturação e segundo o Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, "…os sujeitos passivos devem comunicar por via eletrónica à AT, antes da sua utilização, a identificação das séries utilizadas na emissão de faturas e demais documentos fiscalmente relevantes por cada estabelecimento e meio de processamento utilizado”.
A obtenção do código de validação das séries de documentos pode ser realizado de duas formas:
Manualmente: os sujeitos passivos devem comunicar diretamente no site da AT os seguintes dados:
O identificador da série do documento;
O tipo de documento de acordo com as tipologias documentais definidas;
O início da numeração sequencial a utilizar na série;
A data prevista de início da utilização da série para o qual é solicitado o código de validação.
Webservice: os sujeitos passivos comunicam através do PHC CS de forma automática.
O registo das séries de documentos na Autoridade Tributária (AT) é essencial para o preenchimento do ATCUD - Código Único do Documento. Assim, este código é composto pelo código de validação e pelo número sequencial do documento. Trata-se de um código que permite identificar univocamente um documento, independentemente do seu emitente, do tipo de documento e da série utilizada.
O ATCUD é reportado no ficheiro SAF-T e incluído no Código QR. Deve estar presente nos documentos impressos e eletrónicos imediatamente acima do Código QR. Nos documentos com mais do que uma página, o ATCUD deve estar incluído em todas.
Para consultar as séries por registar e registadas na AT, deverá aceder ao Monitor de Registo de Séries na AT disponível no menu Supervisor | Séries de documentos na AT.