É possível criar compras através da importação de documentos de faturação em formato XML ou email CIUS-PT, através do botão Introduzir por que, agrega as opções de introdução automática de documentos (exceto manual).
Assim, existe uma forma mais rápida e automática de introdução de registos, sem a necessidade de efetuar de forma inteiramente manual.
XML
No ecrã de compras está disponível um botão específico para a importação de ficheiros com o formato XML CIUS-PT, que permite a introdução de ficheiros.
Existem vários cenários possíveis aquando da importação de documentos de faturação:
Cenários Gerais
O documento selecionado para importação apresenta um NIF de cliente que não corresponde ao que está definido nos dados da empresa.
Será apresentada uma mensagem que dá esta indicação;
Não será permitida a importação do documento.
Cenários relativos ao Fornecedor
O documento a importar contém um fornecedor que já está criado:
Não é apresentada qualquer mensagem relacionada com o fornecedor;
Ao clicar em Importar será encaminhado para o ecrã de introdução de uma nova compra;
Os campos serão pré preenchidos com a informação que consta no documento importado e, ao gravar, será criada a compra.
O documento a importar contém um fornecedor que não está criado:
É apresentada uma mensagem a indicar que o fornecedor que consta no documento a importar não está ainda criado;
Ao clicar em Importar será encaminhado para o ecrã de introdução de fornecedores;
Os campos deste novo registo serão pré preenchidos com a informação que consta no documento importado e, ao gravar, será criado o fornecedor;
Após a gravação será novamente reencaminhado para o ecrã de nova compra, para poder finalizar a introdução da compra;
Caso cancele a introdução do novo fornecedor, será novamente reencaminhado para o ecrã de introdução de compra sem os dados do fornecedor mas os restantes dados do documento preenchidos.
Cenários relativos aos Artigos
O documento a importar contém referências que já estão criadas:
Não é apresentada qualquer mensagem no modal referente às referências a importar;
Se a referência estiver inserida na tabela de correspondência de referências na ficha de fornecedor ela será assumida automaticamente;
Se já existir a mesma referência e o fornecedor estiver listado como fornecedor habitual daquele artigo, então será assumida automaticamente.
O documento a importar contém referências que não estão criadas:
É apresentada a mensagem que indica quais as referências que constam do documento que ainda não estão criadas;
Ao clicar em Importar será encaminhado para o ecrã de uma nova compra;
Nas linhas do documento, o campo Referência estará vazio nas linhas das referências que ainda não estão criadas mas apresenta o campo Descrição preenchido com o que consta no documento importado;
Ao corresponder uma referência interna ao artigo do fornecedor essa ação além de atualizar a designação será memorizada para importações futuras, isto é, numa próxima importação daquele fornecedor que contenha a mesma referência será atribuída a referência interna escolhida aquando da primeira correspondência feita;
Caso algum dos artigos a importar esteja mapeado com uma referência interna que está bloqueada para entradas, esse artigo vai ser importado e aparecerá nas linhas de compra apenas com a designação do fornecedor: pode atribuir-lhe uma nova referência interna que não esteja bloqueada para entradas ou pode gravar a compra sem associar qualquer referência ao artigo.
Cenários relativos a Documentos já importados
O documento a importar já foi importado anteriormente:
Será apresentada uma mensagem que indica que já existe um documento daquele fornecedor, com o mesmo número e data;
Não será possível prosseguir com a importação do documento.
Quando é criado o registo de compra através da importação de um ficheiro XML CIUS-PT, é anexado à compra o respetivo ficheiro XML e, caso se aplique, o PDF embebido no XML. Apenas serão aceites para importação ficheiros cujo formato corresponda ao suportado, isto é, XML CIUS-PT. Caso contrário, não será realizada a importação.
Em qualquer importação, é sempre possível eliminar diretamente o ficheiro selecionado. Sempre que o ficheiro selecionado para importação contenha o visto no canto superior direito do ícone grande, tal significa que o documento foi importado.
Na eventualidade do total do documento importado apresentar alguma diferença de valores, este facto poderá dever-se a questões de definições para arredondamentosde casas decimais e, neste caso, será efetuado automaticamente o ajustamento dos valores de incidência e IVA, dependendo em qual dos totais está a diferença no ecrã de introdução da compra. Se após ajustes o total da compra apresentado for diferente do que consta no documento importado devido ao número de casas decimais ser diferente do fornecedor, será feito o acerto automaticamente na base de incidência.
No separador Configurações para importação de documentos dos fornecedores, está disponível:
a tabela Referências mapeadas para corresponder as referências internas a referências de fornecedor. Ao definir correspondências entre referências, a importação de um documento onde esteja aquela referência de fornecedor assumirá a correspondente referência interna selecionada. De igual modo, a seleção de uma referência interna para associar a uma designação de um artigo importado numa nova compra, irá ser adicionada nesta tabela. É sempre possível fazer alterações à correspondência entre referências, após a primeira gravação (automática ou manual);
a tabela Documentos por tipo SAF-T que pode também ser utilizada para importar documentos de faturação XML CIUS-PT. É possível definir o documento por defeito aquando da importação de um ficheiro com os tipos FT e NC para SAF-T. Caso esta tabela não tenha quaisquer definições no momento em que se importa um primeiro documento deste fornecedor, serão memorizados os dados escolhidos na criação da primeira compra. É possível alterar as linhas a qualquer momento, escolhendo o documento por defeito associado a cada tipo para SAF-T.
Para utilizar a importação de documentos de faturação pela opção E-mail, siga o seguinte procedimento:
Preencher os seguintes parâmetros:
Provedor de email: Client ID
Provedor de email: Client secret
Provedor de email: Redirect URI
Configuração Geral: Provedor de email
Garantir as seguintes configurações no appsettings:
< add key="SMTPSERVER" value="seuemail@email.com" />
< add key="SMTPPORT" value="587" />
< add key="LICENCAEMAIL" value="colocar aqui o código da licença" />
No ecrã Configuração de ligações por email garantir que existe um email autenticado e registado para receção;
Ter na caixa de entrada do email autenticado email com a faturas para importar;
Após realizada a configuração necessária, ao aceder o ecrã de compras, clicar no botão Introduzir por e selecionar a opção E-mail.
Será apresentada a lista de emails configurados como de receção. Deverá selecionar o email onde consta a fatura de compras;
Clicar em Gravar.
Caso na caixa de entrada exista apenas um email com uma fatura, será redirecionado para o ecrã de compras em modo de edição para conferir e gravar o documento. Se existir mais do que uma fatura, será redirecionado para o Assistente de Importação CIUS-PT.
Também poderá utilizar a Framework Cegid PHC para uma maior personalização desta funcionalidade de acordo com as particularidades da empresa. Para isso, poderá criar um evento através do circuito habitual no Cegid PHC CS Web, o que lhe permitirá preencher de forma automática campos específicos de cada nova compra criada através da importação de ficheiros XML CIUS-PT. Para a opção de importação por email, está disponível em Opções de ecrã a função ImportEmailFO e um exemplo Importar CIUS via email.
Esta funcionalidade encontra-se disponível a partir da Gama Advanced e para quem tem PHC ON ativo, bem como os módulos Gestão e Documentos Eletrónicos.