É possível utilizar o Assistente de Importação CIUS-PT para importar vários documentos XML CIUS-PT em simultâneo e criar registos de compra de forma automática, aumentando a rapidez das importações e mantendo sempre o controlo e a fiabilidade do processo.
Existem diversas formas de aceder ao assistente:
Diretamente através do menu principal;
Através do ecrã de Compras selecionando o botão Opções deste ecrã e, de seguida, o botão Introduzir por CIUS-PT.
Os vários documentos selecionados não vão ser assumidos pelo assistente após ser reencaminhado, por isso é necessário recomeçar a importação.
Esta funcionalidade encontra-se disponível a partir da Gama Advanced e para quem tem PHC ON ativo, bem como os módulos Gestão e Documentos Eletrónicos.
Utilizar Assistente
Para utilizar o assistente, siga as seguintes etapas:
Etapa 1: Definir o Tipo de Documento
É necessário selecionar o tipo de documento a emitir de acordo com o Tipo SAF-T e a série que a aplicação vai utilizar para documentos de faturação deste fornecedor com o tipo para SAF-T FT e do tipo NC.
Estas definições prévias ficarão memorizadas na tabela Documentos por tipo SAF-T na primeira importação, sendo que na ficha de fornecedor é sempre possível alterar esta definição.
Caso o fornecedor já tenha a configuração prévia feita na sua respetiva ficha, será essa que vai prevalecer.
Etapa 2: Importar os Ficheiros
É possível arrastar os ficheiros ou clicar para adicionar os anexos. Existe um limite máximo de 22 ficheiros que podem ser carregados em simultâneo.
Após a seleção dos ficheiros a importar, será apresentado o botão Avançar.
Algumas considerações relativamente aos ficheiros a importar:
Não é possível importar documentos cujo NIF de cliente não corresponde ao que está definido nos dados da empresa;
Não é possível importar documentos cujo formato não corresponda ao suportado, isto é, XML CIUS-PT;
Ao selecionar documentos em formato considerado inválido, o documento será apresentado mas não será importado;
Após selecionar os documentos e antes de avançar para o passo seguinte, serão apresentadas mensagens relativas a:
Ficheiros que não foram importados e o motivo para a não importação de cada um;
N.º total de ficheiros importados;
N.º total de diferentes fornecedores encontrados na totalidade dos documentos;
N.º de ficheiros por cada tipo SAF-T.
Etapa 3: Validar a Configuração dos Documentos
É apresentada uma lista com os diferentes fornecedores encontrados nos documentos importados:
Cada linha diz respeito a um N.º de Contribuinte diferente;
A coluna Documentos Selecionados indica quantos estão selecionados do total de documentos importados daquele fornecedor;
A coluna Estados indica se faltam ou não configurações para criar a compra no passo seguinte;
Quando há documentos daquele fornecedor por configurar, apresenta o estado Por configurar;
Quando todos os documentos daquele fornecedor estão configurados, apresenta o estado Todos configurados.
Clicando sobre cada fornecedor é revelado mais detalhe sobre os documentos a importar para aquele n.º de contribuinte:
É apresentada a informação recolhida sobre o fornecedor no XML XIUS-PT, relativas a nome, n.º de fornecedor, morada e código postal;
Por defeito, todos os documentos importados são selecionados para importação mas é possível desativar a opção individualmente;
Na coluna Tipo de documento é apresentada a série escolhida inicialmente mas, é possível alterar esta definição para cada documento dentro das séries definidas para aquele tipo para SAF-T;
Caso escolha neste passo uma série diferente para aquele documento, que não seja a que está definida para este fornecedor ou a escolhida inicialmente, irá prevalecer a escolha efetuada mas esta alteração apenas se vai aplicar a este documento. Não irá alterar os dados previamente gravados na ficha do fornecedor;
É apresentado o n.º do documento a importar conforme vem descrito no XML CIUS-PT;
Se avançar para o passo seguinte e voltar atrás, perderá as escolhas efetuadas anteriormente.
Os fornecedores que não existam em registo serão criados com os dados apresentados e será atribuído um n.º de fornecedor sequencial.
Etapa 4: Configurar as Referências
É apresentada novamente a lista de fornecedores por n.º de contribuinte e nome de fornecedor. A coluna Estados indica se as referências encontradas para aquele fornecedor já estão criadas:
Se houver referências por mapear o estado indica x referências em falta;
Se todas as referências estiverem mapeadas o estado apresenta a mensagem Pronto.
Clicando sobre cada fornecedor, fica acessível a tabela para Mapeamento de referência(s). Quando as referências não estão mapeadas:
É possível visualizar a referência e designação do fornecedor para aquele artigo;
No campo Referência, é possível digitar a referência interna que pretendemos associar aquele artigo, cuja designação aparecerá depois de selecionada a referência;
Ativando ou desativando o campo Serviço, poderá escolher se aquele artigo diz respeito a um serviço ou a um produto;
Após mapear s referências, estas informações ficarão guardadas na tabela de referências mapeadas na ficha de fornecedor e, numa próxima compra, serão automaticamente preenchidas.
Caso sejam importados documentos com referências mapeadas com artigos que estão bloqueados para entrada, poderá atribuir uma outra referência a este artigo ou deixar em branco, prosseguindo com a importação. Se optar por não preencher a referência, será apresentada uma mensagem no Monitor de Processamentos Assíncronos que explica que o documento não foi importado por conter referências que estão bloqueadas para entrada.
Etapa 5: Validar os Documentos Importados
Aqui, será informado sobre o n.º total de fornecedores que vão ser criados, o nome e o NIF com os quais serão gravados.
Serão descritos também quantos documentos irão ser emitidos e detalhados todos os documentos individualmente, indicando a série, o n.º, a data e o fornecedor.
Ao selecionar a opção Emitir documentos será reencaminhado para o ecrã inicial, onde poderá visualizar uma nova mensagem que indica que os documentos emitidos estão a ser processados, no Monitor de Processamentos Assíncronos.
No Monitor de Processamentos Assíncronos, poderá consultar em detalhe cada documento que foi emitido no separador Terminado. Se clicar nas linhas, poderá verificar se os documentos foram emitidos com sucesso:
Em caso de sucesso, será apresentada uma mensagem que indica quantas importações CIUS-PT foram emitidas e consultar em detalhe quais os documentos criados;
Caso existam erros, aparecerá a mensagem a indicar que foram encontradas anomalias e os respetivos motivos.