Documentos Generados Por El Sistema
Cuando un trabajo se finaliza desde el dispositivo móvil o desde el panel de control se generan de forma automática, sin intervención del personal de nuestra oficina, 5 documentos:
El albarán o parte de trabajo.
El certificado o boletín.
El informe con detalle de los equipos o acta de revisión.
El resumen de anomalías o el informe para presupuesto.
El informe de observaciones.
El albarán o parte de trabajo
El albarán refleja de forma genérica el trabajo realizado por el técnico. Suele contener información del cliente, de las instalaciones donde nuestro técnico ha hecho el trabajo, de los datos generales de la intervención, una descripción de los trabajos realizados sobre los equipos, la relación de los materiales y recursos utilizados por el técnico (si procede) y las firmas del técnico (si se ha configurado en el sistema) y del cliente (si el técnico la ha capturado). Podemos obtener la firma digitalizada del técnico, para que se adjunte en los documentos de forma automática, desde Menú principal / botón Mantenimiento / gestión de usuarios tal y como se explica en el Manual G3w y la gestión de usuarios.
Este documento es el que enviamos al cliente tras la finalización del trabajo si así lo hemos configurado en la Ficha del cliente de servicio. Lo puede enviar el técnico desde su dispositivo móvil (tal y como se detalla en el Manual G3w y la gestión de dispositivos móviles) y/o la oficina desde el panel de control. Así mismo está disponible en el área de clientes para aquellos clientes autorizados.
Accedemos al albarán desde la caja del trabajo, pinchando el icono papel con lápiz encima, o desde la Ficha del trabajo / icono papel con lápiz encima.
Existe la posibilidad de obtener de forma agrupada todos los albaranes de un trabajo principal y sus dependientes, pulsando el botón Albaranes del árbol jerárquico de un trabajo.
El Certificado o Boletín
El boletín certifica que se han revisado los equipos y que se han dejado correctos, sin anomalías. Suele contener información del cliente, del servicio y del centro al que nuestro técnico ha acudido; así mismo especifica de forma global los equipos revisados sin anomalías.
Este documento no suele ser enviado a nuestros clientes salvo en raras ocasiones.
Recordemos, por cierto, que no en todos los sectores tenemos la obligación de redactar un certificado; de ahí que, en algunas ocasiones, este documento puede estar en blanco.
Hay diferentes posibilidades al obtener un certificado:
Obtener un certificado de un trabajo concreto con todos sus equipos desde la caja del trabajo, pinchando el icono papel inclinado con lápiz, o desde la Ficha del trabajo / icono papel inclinado con lápiz.
Obtener los certificados de un trabajo principal y todos sus dependientes de forma agrupada, pulsando el botón Certificados del árbol jerárquico de un trabajo.
Obtener un certificado individual para uno, varios o todos los equipos de un trabajo. Este proceso es útil cuando, por ejemplo, mantenemos los extintores de la flota de vehículos de una empresa, empresa que nos pide el certificado individual de cada uno de los extintores (porque las autoridades pueden solicitar el certificado de un camión concreto).
A su vez, podemos obtener el certificado individual de cada equipo:
De forma unitaria, es decir, equipo por equipo. Este proceso puede resultar muy pesado si el si el número de equipos a certificar de forma individual es muy grande.
Pulsamos desde la Ficha del trabajo la opción modificar equipos realizados en la tarea situado en la parte derecha superior de la ficha de la tarea. Accedemos a una ventana en la que visualizamos todas las tipologías de equipos implicados en los trabajos que pertenecen a la estructura arbórea del trabajo seleccionado.
Seleccionamos la tipología a la que pertenece el equipo cuyo certificado queremos obtener pulsando el icono flecha hacia abajo situado a la derecha de la tipología de equipos.
Pulsamos el selector editar situado a la izquierda del equipo cuyo certificado queremos emitir.
En la parte inferior de la ventana que se despliega pulsamos la opción certificado.
Obtenemos el certificado de ese equipo en formato pdf.
De forma masiva, es decir, en un único proceso. Este proceso agiliza enormemente la emisión de certificados individuales de varios o de todos los equipos de un trabajo.
En Ficha de la tarea / recuadro Modificar equipos realizados seleccionamos la tipología de equipo de nuestro interés.
Pulsamos el icono flecha hacia para acceder a los equipos que hemos revisado en dicha categoría de equipos. A continuación, desplazamos el selector situado a la izquierda de cada uno de los equipos para los que queremos obtener un certificado individual; si queremos obtener el certificado individual de todos los equipos revisados en esta categoría desplazamos el selector Cert. situado en la cabecera del cuadro.
Pulsamos el botón Certificado unitario y obtenemos un único PDF con todos y cada uno de los certificados individuales de los equipos seleccionados.
El informe con detalle de equipos o acta de revisión
El informe con detalle de equipos visualiza cómo nuestro técnico ha dejado cada uno de los equipos con los que ha interactuado en el trabajo, con todos sus campos.
Este documento no suele ser enviado a nuestros clientes.
Accedemos al informe, de forma individual, desde la Ficha del trabajo / texto clicable acceder al informe con detalle de equipos o, de forma agrupada con otros documentos, desde Ficha del trabajo / icono multidoc
El resumen de anomalías o el informe para presupuesto
El informe para presupuesto es un resumen agrupado de todas las anomalías detectadas durante la realización del trabajo.
Este documento suele ser enviado al cliente, junto con el presupuesto. Sirve para hacer dicho presupuesto.
Accedemos al resumen de anomalías, de forma individual, desde la Ficha del trabajo / texto clicable acceder al informe para presupuesto o, de forma agrupada con otros documentos, desde Ficha del trabajo / icono multidoc
El informe de observaciones
Es un documento interno que recoge las observaciones de todos los equipos, en el caso en el que las haya.
Recordemos que todos los equipos de los clientes disponen de un campo de observaciones en el que nuestro técnico puede escribir una descripción detallada de la anomalía que ha detectado en ese equipo.
Este documento nunca es enviado a los clientes.
Accedemos al informe de observaciones, de forma individual, desde la Ficha del trabajo / texto clicable acceder al informe de observaciones.
En pantalla podemos encontrar el icono multidoc: varias hojas superpuestas.
Si lo pinchamos vemos de forma conjunta, en un único documento, el parte de trabajo, el certificado (que puede incluir el resumen de anomalías) y el informe con detalle de equipos.
Es un icono muy útil a la hora de verificar el trabajo.
Cómo Accede El Cliente A La Documentación Generada Por El Sistema
Acabamos de ver los 5 documentos que G3w genera de forma automática, sin intervención humana, tras la finalización del trabajo por parte del técnico, desde su dispositivo móvil, o por parte del personal de la oficina, desde el panel de control.
También de forma automática, estos documentos (excepto el informe de observaciones) se cuelgan en el área de clientes, a disposición de aquellos clientes con acceso autorizado.
En cuanto a la entrega de estos documentos al cliente, G3w no los envía de forma automática, sino que es el usuario del panel del control el que decide qué enviar y cuándo.
Sólo hay un caso en el que G3w envía de forma automática, sin intervención humana, los 4 primeros documentos al cliente.
Cuando un técnico en su móvil cobra y factura, el sistema le envía automáticamente al cliente el albarán, el certificado (con el resumen de anomalías), el informe con detalle de equipos y la factura.
Para que el técnico pueda facturar hay que darle la facultad de hacerlo en Menú principal / botón técnicos, tal y como se describe en el Manual G3w y la gestión de usuarios del sistema. Y, además, hay que darle la facultad de que pueda ver precios y facturar en Menú principal / botón clientes de servicio (ver Manual G3w y la gestión de clientes).