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Conceptos básicos
Los asientos contables son las anotaciones que se realizan en el Libro diario de la contabilidad. El objetivo es reflejar un hecho económico que provoca una modificación cuantitativa o cualitativa en la composición del patrimonio de una empresa y, por lo tanto, un movimiento de cuentas.
En el sistema de partida doble, cada asiento se compone al menos de dos anotaciones o apuntes, una al debe y otra al haber. Estas dos posiciones hacen movimientos inversos y afectan al activo o al pasivo. Se fundamentan por el hecho de que todo asiento afecta al menos a dos cuentas y cada apunte tiene una contrapartida.
Los asientos contables se pueden registrar mediante la denominada entrada de asientos. Consiste en el registro manual de un asiento contable por parte del usuario.
Además de los asientos contables, también es posible registrar asientos exclusivamente de tipo analítico. Mediante este tipo de asientos se pueden realizar movimientos entre los distintos centros de coste o beneficio de la entidad contable sin afectar a la contabilidad general.
Los asientos también se pueden registrar a partir de:
Contabilización de un lote contable. Registro de asientos a partir de un fichero recibido de otros módulos del producto o desde aplicaciones externas.
Contabilización automática desde otro proceso de la propia aplicación o bien otros módulos que estén integrados. Se trata del caso de remesas bancarias, amortizaciones, asientos de ajuste o de cierre de ejercicio, etc.
Este proceso permite introducir asientos contables en un diario. Las características de estos asientos están determinadas por las plantillas de asientos previamente definidas.
La introducción de datos de asientos se realiza sobre un borrador que se puede guardar en la base de datos con el fin de utilizarlo más tarde desde el mismo proceso. Estos borradores, una vez cumplimentados y previa verificación de errores, se contabilizan en la base de datos contables: asientos, apuntes contables o analíticos y cartera.
Desde otros puntos de la aplicación también se crean borradores de manera automática accediendo al proceso de asientos para gestionar dichos borradores.
Desde las consultas de asientos, apuntes, cartera y, mediante modificación global del registro seleccionado, también se accede a este proceso para modificar o eliminar un asiento ya contabilizado.
Condiciones previas
Para empezar a trabajar es necesario disponer de plantillas de asiento. Con Finanzas se distribuyen algunas plantillas de asientos que se pueden utilizar para la entrada de asientos.
Mediante el asistente de plantillas se pueden crear nuevas plantillas o modificar las existentes para personalizar, optimizar y/o automatizar las entradas de asientos habituales.