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Conceptos básicos
Los apuntes, agrupados en asientos contables, constituyen la información básica de la gestión contable. La entrada y el mantenimiento estos datos se realizan desde el proceso Asientos contables con las siguientes características:
Plantilla. Para cada tipo de asiento contable es necesario disponer de una plantilla adecuada al tipo de asiento que se va a contabilizar. Finanzas distribuye plantillas básicas que cubren la mayoría de necesidades.
Borrador. Un borrador es un asiento pendiente de verificar e incorporar. Los borradores, una vez cumplimentados y previa verificación de errores, se integran en la base de datos, se contabilizan. Si no se incorporan, se pueden guardar y utilizarlos más adelante.
Asiento contable. Una vez incorporados los borradores, se convierten en asientos contabilizados.
Condiciones previas
Para poder crear un nuevo borrador, en primer lugar debe seleccionar una plantilla. Por defecto Finanzas tiene definidas plantillas estándar que permiten generar de forma automatizada los asientos más cotidianos y permiten automatizar sus entradas más habituales.
En el caso de introducir un asiento con tratamiento de impuestos (IVA) es necesario disponer previamente de la siguiente información:
Tipo de documento. Utilizado para enumerar el documentos fiscal al momento de contabilizar un asiento contable que contenga información de impuestos.
Declarado. Cliente o proveedor.
Código de IVA o, en su defecto, modalidad y tipo impositivo. Finanzas distribuye los modos más comunes, pero cada usuario puede crear los casos que considere necesarios. Como ejemplos, se pueden encontrar los siguientes casos:
IVA soportado o repercutido
Operación no deducible, o con porcentaje de deducción
Operaciones exentas
Autofactura
Operaciones sujetas al régimen del criterio de caja
Al introducir un asiento con tratamiento de analítica, es necesario disponer previamente de la siguiente información:
Centros de coste. Centro de coste en el que se asigna el coste.
Qué pasos hay que seguir
En primer lugar, se debe seleccionar la plantilla sobre la que se basa el borrador que se va a generar. También se puede configurar la entrada de asientos para seleccionar una plantilla previamente mediante las opciones. Una vez seleccionada la plantilla entre todas las disponibles, se abre el formulario que dispone de: cabecera, parte, apuntes (líneas).
En Finanzas están disponibles, entre otras, las siguientes plantillas estándar:
Asiento general con analítica. Se utiliza en el caso de asientos básicos, como por ejemplo el traspaso de saldos entre cuentas. Este asiento no genera impuestos ni vencimientos, está orientada a generar asientos básicos. También se puede utilizar para generar asientos como ventas al contado o el pago de nóminas.
Facturas de compra/Ventas con analítica. Se utiliza en el caso de asientos de tipo factura, en los que intervienen información sobre impuestos, y permiten generar vencimientos, por ejemplo, en el caso de facturas de compra o ventas nacionales. También se puede utilizar para compras o ventas de importación o extracomunitarias.
Facturas de compras de la Unión Europea. Permite lo mismo que las anteriores pero genera un apunte para el tratamiento de la autofactura, en el caso de compras intracomunitarias.
Una vez seleccionada la plantilla, se deben indicar los datos de cabecera. Los datos principales y necesarios son:
Referencia
Fecha contable
Diario
Divisa
También se pueden indicar valores por defecto que se copiaran a todos los apuntes, facilitando la entrada de datos repetidos en del asiento. Una vez indicados los datos de cabecera, se cumplimentan los datos referentes a los apuntes. Los datos principales son:
Libro
Cuenta contable
Descripción
Importe
Cada línea de apunte puede contener información con referencia a:
Cartera. Información referente a vencimientos. Disponible en la pestaña Cartera. Cuando se trata de una cuenta contable con tratamiento de cartera, se debe indicar la información referente a los vencimientos en este punto. Para automatizar esta tarea, es recomendable que, en el apartado Localizaciones de la cuenta contable, se indiquen los datos habituales del cobro o pago: plazo de pago, días de pago fijo, así como los datos de la cuenta bancaria. En este caso los datos referentes a los vencimientos se cumplimentarán por defecto con esta información.
Impuestos. Información referente al documento fiscal. En la pestaña Impuestos se debe cumplimentar la información necesaria para el documento fiscal. Para tratar la parte fiscal es necesario disponer de un declarado (cliente o proveedor). Este dato se puede indicar previamente en la cuenta contable, así como el código de IVA. Si no se dispone de esta información en la cuenta contable se debe indicar manualmente en este punto. Si no se dispone de un código de IVA, se puede indicar la modalidad y el tipo impositivo.
Analítica. Información referente a la contabilidad de costes. Disponible en la pestaña Analítica. Cuando se trata de una cuenta contable con tratamiento de analítica se debe indicar el desglose en el centro de coste al que se asigna.
Durante la entrada de apuntes, se pueden visualizar los datos Debe, Haber y Descuadre, en la parte superior del formulario como ayuda a la entrada. Para cuadrar la última línea del asiento automáticamente, Finanzas dispone de un botón justo debajo de las líneas de apunte para poder aplicar el descuadre.
Una vez introducidos los datos, se puede comprobar que todo es correcto mediante el botón Verificar. Si se visualizan incidencias, se pueden consultar en la pestaña Incidencias. El guardado de la información se puede realizar de las siguientes maneras:
Guardar. Pulsando el botón Guardar ubicado en la barra de herramientas, se guarda este asiento como borrador. Un borrador es un asiento pendiente de verificar e incorporar. Los borradores, una vez cumplimentados y previa verificación de errores, se integran en la base de datos, se contabilizan. Si no se incorporan, se pueden guardar y utilizar más adelante.
Contabilizar. Mediante el botón Contabilizar se incorpora el asiento en la contabilidad. Antes de la contabilizar se vuelve a iniciar la verificación. Además, si el asiento contiene vencimientos, se generan los efectos de cartera y, si contiene información sobre impuestos, se generan los documentos fiscales.