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Mediante la barra de herramientas de la Gestión documental es posible realizar una búsqueda de documentos por criterios concretos:
- Nombre del documento
- Descripción
- Fecha de creación
- Contador de documento
Dependiendo del tipo del campo utilizado para buscar, se pueden usar operadores de igual, contiene, buscar entre fechas.
También es posible buscar en todas las subcarpetas que pueda contener la carpeta principal de gestión documental, filtrar por tipo de documento PDF, Word, Excel.
Esta búsqueda es muy útil, por ejemplo, si se está buscando una factura y se desconoce el cliente en que se ha almacenado el documento.
Si un usuario quiere buscar un documento, debe entrar en la Gestión documental de cualquier registro y en la barra de tareas, seleccionar Búsqueda avanzada. A continuación, indicar los criterios necesarios para que la búsqueda sea exitosa y pulsará el botón Aplicar búsqueda. Si el documento existe, se accede al documento, pero no al registro completo.