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La Gestión documental permite asociardocumentos relacionados de cualquier tipo, imagen, sonido, documentos de Microsoft Word, imágenes escaneadas, etc. a los registros de una determinada tabla de la aplicación, por ejemplo, se pueden asociar facturas escaneadas a cada proveedor, correspondencia a cada cliente, etc. De este modo, el acceso a la información relacionada es fácil y rápido.
Cuando un usuario administrador ha definido, previamente, un objeto de tipo Carpeta de Gestión documental sobre un mantenimiento, los usuarios con permisos sobre ese objeto pueden añadir diferentes ficheros digitales, a cada registro o a nivel general de ese mantenimiento en función de si se ha definido la carpeta como global.
Es importante recordar que, en las opciones de usuario, existe un indicador de Gestión documental para que, al situarse en un registro que contenga al menos un fichero añadido a esa carpeta, lo represente mediante un icono en la barra de tareas.
Al activar ese indicador, proporciona un acceso rápido a la ventana de ficheros, si el indicador no está activado, el acceso a la herramienta se debe realizar mediante la acción Registro de actividad ubicada en la pestaña Ficheros o desde la barra de tareas, seleccionando la acción Gestión documental.
En el formulario previo a la herramienta de Gestión documental (Ficheros) se visualizan todas las carpetas de gestión documental existentes y si se expande alguna de ellas aparecen los ficheros agregados. Desde este mismo formulario, al seleccionar una carpeta, aparece un símbolo + que permite agregar nuevos ficheros.
El proceso de carga de un fichero se puede realizar usando la técnica de arrastrar y soltar (drag and drop) o mediante un dialogo para buscar de manera local el fichero que se va a añadir.
Cuando se carga un fichero, se visualiza una barra de progreso que indica el porcentaje del proceso de subida. Al cerrar ese panel se muestra el fichero como añadido.
Un fichero añadido contiene una serie de parámetros u otro tipo de información que puede ser insertada por el usuario. Si se deja marcada la opción prediálogo al añadir cuando finaliza la carga del fichero y se cierra el panel, se abre otro desde el que es posible cumplimentar estos parámetros.
Si se selecciona un fichero, aparece la posibilidad de eliminarlo o de seleccionarlo como el documento principal del registro, ahora bien, este formulario de ficheros no es más que una herramienta previa ya que la verdadera herramienta aparece pulsando el botón Gestión documental.
Las acciones que se pueden realizar son las siguientes:
- Nuevo. Añadir un nuevo fichero.
- Descargar. Descarga en local de copia del fichero ubicado en la carpeta.
- Eliminar. Eliminar fichero de la carpeta.
- Modificar. Acceso a la información extra del fichero o cambio de alguno de sus parámetros.
- Opciones. Menú que incluye una herramienta de búsqueda avanzada de ficheros en la gestión documental, en función de los parámetros indicados y una herramienta de configuración.