Pregunta:
En relación con el RD 1007/2023, de 5 de diciembre, y la Orden Ministerial que lo desarrolla, entendemos que las obligaciones derivadas de esta normativa aplican de manera directa únicamente a los sistemas informáticos de facturación (SIF), es decir, aquellos destinados a la emisión de facturas o facturas simplificadas.
No obstante, hemos visto que el propio artículo 29.2.j) establece requisitos de trazabilidad que parecen extenderse también a sistemas de pre-facturación, borradores o facturas proforma, en tanto que estos documentos deben estar vinculados con el sistema de facturación y conservarse adecuadamente.
Ante esto, surgen las siguientes dudas:
- ¿Hasta qué punto resulta obligatorio conservar borradores y/o albaranes que no tienen validez fiscal por sí mismos, pero que forman parte del proceso previo a la facturación?
- En caso de que sea necesaria su conservación, ¿es suficiente mantenerlos de forma vinculada a la factura final emitida, o deben registrarse y conservarse siempre, incluso cuando no lleguen a generar una factura definitiva?
- En sistemas No Verifactu, ¿deben constar estas acciones en el registro de eventos?
- ¿Existen criterios diferenciados para documentos como albaranes (que suelen ser parte de la logística) respecto a borradores o proformas vinculadas al proceso de facturación?
Respuesta: 1 y 2. Se puede editar cualquier documento preparatorio hasta el momento de la expedición de la factura. Una vez expedida la factura, se deben mantener inalterables en el sistema todos los documentos relacionados con dicha expedición.
Los documentos preparatorios que no hayan llegado a su finalización en forma de factura hay que mantenerlos y en su caso, emitir abono de documento que quedará registrado. Hay que señalar que la elaboración de pre-facturas, borradores de factura, etc. resulta ser una operación ordinaria en el contexto de la actividad mercantil. De hecho, tiene que existir un momento en el que, una vez completado el contenido de una factura, este se valide a los efectos de elaborar el RF (registro de facturación) e, inmediatamente, su remisión a la sede electrónica (cuando se trate de la modalidad Veri*factu). Solo en ese momento podremos afirmar que existe el RF porque de hecho se ha expedido una factura. De la misma forma, hasta ese momento, cualquier alteración que se produzca en ese registro, previo al RF, sería perfectamente lícita.
El artículo 29.2.j de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, por medio de la Ley de medidas de Prevención y Lucha contra el Fraude, Ley 11/2021 de 9 de julio (BOE 10 de julio 2021) establece una nueva obligación formal del siguiente tenor: Artículo 29. (...) 2. Además de las restantes que puedan legalmente establecerse, los obligados tributarios deberán cumplir las siguientes obligaciones: (...) j) La obligación, por parte de los productores, comercializadores y usuarios, de que los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos. Reglamentariamente se podrán establecer especificaciones técnicas que deban reunir dichos sistemas y programas, así como la obligación de que los mismos estén debidamente certificados y utilicen formatos estándar para su legibilidad.
Así pues, la posibilidad que se contemplaba en la ley de desarrollo reglamentario se ha materializado en relación con los Sistemas y programas informáticos de Facturación por medio del Reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación "RRSIF" aprobado por Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, pero la obligación genérica ya fue establecida para cualquier sistema por la Ley. Por ello las prefacturas, proformas u otros documentos que se registren no se ven específicamente afectados por el RD 1007/23 - RRSIF, pero genéricamente sí por la Ley.
En otro orden de cosas, conviene matizar que los registros a los que se refiere la Ley deben ser registros finales de forma que no hay que guardar registros intermedios o preparatorios en la medida que finalmente hayan concluido en una factura (o en otro "registro final"). Por el contrario, los albaranes, facturas proformas, facturas sin validez fiscal, etc., en la medida que generen registros informáticos, deberán conservarse con las condiciones que genéricamente se señalan en el artículo, aún cuando la Ley no especifica concretamente la forma de conservarse ni cualquier otro detalle.
3. Respecto a lo que menciona sobre los registros de eventos, aclarar que el sistema informático deberá ser capaz de detectar y registrar cuando se produzcan una serie de eventos detallados en la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, en su artículo 9. Este artículo únicamente es obligatorio en sistemas NO VERI*FACTU. Los eventos obligatorios a registrar son los indicados en el artículo 9 de la Orden que le mencionábamos anteriormente. Adicionalmente, y de forma voluntaria, pueden registrarse otro tipo de eventos, que se clasificarían como eventos de tipo "90" ( Otros tipos de eventos a registrar voluntariamente por la persona o entidad productora del sistema informático. ). Puede ver la lista "L2E" de la hoja "6)Listas" del documento de diseño de registro.
4. En relación con su pregunta, debe tenerse en cuenta la posibilidad de existencia de documento mercantil, propiamente hablando, para diferenciar ese concepto de simplemente anotaciones que no dan lugar a registro informático alguno, por ejemplo una nota de pedido que está abierta.
Por otra parte, está en el espíritu de la norma, el aseguramiento de los registros, sin que estos puedan alterarse o eliminarse sin quedar anotada dicha alteración o eliminación. En este sentido es especialmente sensible la existencia de albaranes, notas de pedido, facturas proforma, etc. que no lleguen nunca a convertirse en una factura. Tales documentos son especialmente sensibles tanto desde el punto de vista comercial, puesto que suponen que la transacción comenzada no llegó a tener lugar, (y la empresa estará interesada en saber por qué), como desde el punto de vista fiscal a los efectos de controlar las transacciones que puedan no haber sido correctamente registradas.
Por lo tanto, estaríamos hablando de dos reglas:
- Por un lado, que exista un registro informático en sentido propio, es decir, no la simple introducción de datos tendentes a completar toda la información de factura . Ello, en general, lleva implícito que ese registro informático sea la anotación de un documento exteriorizado (por ejemplo, que la factura preparatoria o proforma fue impresa y enviada al cliente). - Por otro lado, prestar una especial atención (por su mayor relevancia) a todos aquellos registros que se refieran a documentos preparatorios que no han desembocado en lo que naturalmente les correspondería. Es decir, todos aquellos documentos que preparan la factura (nota de pedido, albarán, factura proforma…), cuando esa factura no llegó nunca a emitirse o se emitió por cantidades diferentes.