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Com a pandemia relacionada com o COVID-19, houve uma enorme adoção do teletrabalho e, desde aí, tornou-se numa realidade que veio para ficar em muitas empresas.
Foi necessário rever o regime de teletrabalho previsto no Código do Trabalho e resolver questões que antes não se colocavam dada o baixo recurso a esta modalidade de prestação de trabalho.
Trabalhar a partir de casa traz vários desafios e um deles é a possibilidade de um acréscimo nos gastos mensais com eletricidade, internet, etc. Por isso, foi necessário ajustar a legislação laboral que prevê a forma como as despesas de teletrabalho são pagas pela entidade empregadora.
Existem também novas regras para enquadrar o pagamento destas despesas no IRS e segurança Social. O objetivo é que estes valores não aumentem a carga fiscal do trabalhador.
Assim, é essencial conhecer esta realidade e as regras aplicáveis.
Teletrabalho com os mesmos direitos
O Código do Trabalho, no art.º 165.º, n.º 1 define teletrabalho como a "prestação de trabalho em regime de subordinação jurídica do trabalhador a um empregador, em local não determinado por este, através do recurso a tecnologias de informação e comunicação".
Pode ser desempenhado por trabalhador da empresa ou por outro admitido para o efeito (art.º 166.º, n.º 1 CT).
Em ambos os casos, a possibilidade de prestação de trabalho neste regime à distância deve constar do contrato de trabalho ou de um acordo escrito que funcione como aditamento ao contrato (art.º 166.º, n.º 2 CT).
O teletrabalhador tem os mesmos direitos e deveres que os colegas com a mesma categoria ou função idêntica que exercem a atividade em regime presencial (formação, promoções e progressão na carreira, limites do período normal de trabalho, momentos de descanso, reparação de danos por acidente de trabalho ou doença profissional e não pode receber menos do que receberia em regime presencial, salvo em situações objetivamente justificáveis).
O empregador deve proporcionar formação adequada para as tecnologias de informação e comunicação a usar na atividade. Além disso, deve promover contactos regulares com a empresa e os colegas, para que o trabalhador não se sinta isolado (art.º 169.º-B, n.º 1 alínea c) do CT). Por regra, não deverá deixar passar mais de dois meses entre cada contacto.
O trabalhador tem de comparecer a reuniões de trabalho, formação ou outras atividades que exijam presença física, desde que seja avisado com, pelo menos, 24 horas de antecedência.
Privacidade
Quem presta serviço em regime de teletrabalho fá-lo, habitualmente, a partir de casa, o que levanta questões sobre a privacidade. De acordo com o art.º 170.º do CT é, desde logo, vedada a possibilidade de o empregador captar e utilizar imagem, som, escrita, histórico ou recurso a outros meios de controlo que possam afetar o direito à privacidade do trabalhador.
À semelhança do que acontece em regime presencial, quem presta serviço à distância deve ter um horário de trabalho definido. Fora deste horário, não poderá ser contactado pela empresa, a menos que exista um motivo de força maior, devidamente justificado. A entidade empregadora deve abster-se de contactar qualquer trabalhador no período de descanso, quer esteja ou não em teletrabalho.
A entidade patronal pode visitar o teletrabalhador para controlo da atividade e dos instrumentos de trabalho, mas as visitas só podem ser feitas durante o horário laboral, com pré-aviso de 24 horas e com o acordo do trabalhador. O empregador pode também enviar alguém responsável pela segurança no trabalho para verificar as condições em que é exercida a atividade, mas a visita só pode ocorrer das 09h00 às 19h00, num período acordado com o trabalhador e no horário de trabalho.
Subsídio de alimentação e subsídio de transporte
Neste âmbito, deve verificar-se o que consta dos contratos de trabalho, de eventuais instrumentos coletivos de trabalho ou até as regras em vigor na empresa e que tenham sido aceites pelos trabalhadores.
Em regra, o teletrabalhador tem direito ao subsídio de alimentação se este for atribuído, em dinheiro, aos demais trabalhadores em regime presencial - art.º 6.º CT (princípio da igualdade).
No entanto, não será assim se:
estiver estabelecido que o subsídio de alimentação apenas é devido quando o trabalhador se desloca às instalações da empresa ou a outro local por esta determinado;
se a refeição for fornecida em cantina ou nas instalações da empresa.
O subsídio de transporte, pela sua natureza, pode não ser pago ao teletrabalhador. Como não há deslocação, o trabalhador não tem de suportar qualquer despesa com o transporte
Seguro de acidentes de trabalho
Os teletrabalhadores continuam cobertos pelo seguro de acidentes de trabalho e deverão ser compensado pela seguradora, desde que o que lhe sucedeu seja enquadrável como acidente de trabalho.
Recomenda-se que as entidades empregadoras formalizem junto da seguradora esse regime. Para tal, devem indicar, em relação a todos os trabalhadores que se encontram abrangidos por esta situação de exceção:
nome do trabalhador;
período normal de trabalho (datas e horas autorizadas);
local de trabalho (morada onde vai ser prestado);
Duração do teletrabalho
O teletrabalho pode ter duração determinada ou indeterminada, ou seja, ficar ou não definido à partida quanto tempo durará.
Nos primeiros 30 dias, tanto a empresa como o trabalhador podem pôr fim a este tipo de regime.
Se a duração do teletrabalho estiver determinada, a duração não pode exceder seis meses, havendo renovação automática por igual período, desde que nenhuma das partes declare o contrário, por escrito, até 15 dias antes da data da mesma.
Se não estiver determinada, qualquer das partes pode fazer cessar esta forma de prestação do trabalho. Para tal, deve avisar a outra parte, por escrito, com 60 dias de antecedência. Terminado o regime de teletrabalho, o trabalhador retoma as tarefas nas instalações do empregador ou noutras com ele acordadas.
Recusa do Teletrabalho
A regra é que o regime de teletrabalho exige o acordo entre empregador e trabalhador.
No entanto, há situações em que o empregador não se pode opor ao pedido de teletrabalho do trabalhador, desde que o teletrabalho seja compatível com as suas funções e a entidade patronal disponha de meios para o implementar. Quais são essas situações (Art.º 166.º-A CT)?
Trabalhadores que necessitem de cuidar dos filhos
Incluem-se aqui os trabalhadores com filhos até três anos.
Este direito é extensível até aos oito anos da criança (exceto no caso de microempresa) no caso de:
famílias monoparentais ou quando apenas um dos progenitores, comprovadamente, reúne condições para o exercício da atividade em regime de teletrabalho;
os 2 progenitores reúnem condições para o exercício da atividade em regime de teletrabalho se o repartirem entre si, em períodos iguais, tendo como referência máxima 12 meses.
Por exemplo, fica o pai em teletrabalho três ou seis meses, a mãe, no trimestre ou semestre seguintes e assim sucessivamente.
Trabalhadores com filho portador de deficiência, doença crónica ou oncológica
Trabalhadores com filho portador de deficiência, doença crónica ou oncológica que com eles residam, independentemente da idade do filho.
Vítimas de violência doméstica
As vítimas de violência doméstica podem exigir ficar em teletrabalho nos casos em que apresentaram queixa contra o agressor e tiveram de sair da casa. É uma forma de evitar que este, provavelmente conhecedor do local habitual de trabalho da vítima, insista nas práticas violentas.
Cuidadores informais não principais
Os trabalhadores a quem tenha sido reconhecido, pela Segurança Social, o estatuto de cuidador informal não principal podem solicitar o regime de teletrabalho por um período máximo de quatro anos, seguidos ou não. Para tal, a lei exige que o referido estatuto tenha sido reconhecido, mediante comprovação do mesmo.
Pagamento das despesas por teletrabalho
Disponibilização de equipamentos e sistemas
De acordo com o art.º 168.º, n.º 1 CT, “O empregador é responsável pela disponibilização ao trabalhador dos equipamentos e sistemas necessários à realização do trabalho e à interação trabalhador-empregador, devendo o acordo a que se refere o artigo 166.º especificar se são fornecidos diretamente ou adquiridos pelo trabalhador, com a concordância do empregador acerca das suas características e preços.”
O acordo de teletrabalho deve indicar se os equipamentos e sistemas são fornecidos diretamente pela empresa ou se o trabalhador pode adquiri-los e apresentar as despesas. Deverá também explicitar que utilização pode ser feita desse equipamento.
Despesas adicionais
O art.º 168.º n.º 2 CT acrescenta que “São integralmente compensadas pelo empregador todas as despesas adicionais que, comprovadamente, o trabalhador suporte como direta consequência da aquisição ou uso dos equipamentos e sistemas informáticos ou telemáticos necessários à realização do trabalho, nos termos do número anterior, incluindo os acréscimos de custos de energia e da rede instalada no local de trabalho em condições de velocidade compatível com as necessidades de comunicação de serviço, assim como os custos de manutenção dos mesmos equipamentos e sistemas.”
O contrato de trabalho ou contrato coletivo de trabalho devem fixar o valor da compensação devida ao trabalhador pelas despesas adicionais na celebração do acordo para prestação de teletrabalho.
Assim, o valor desta compensação é sempre igual e, antes de começar, o colaborador já sabe o que vai receber pelas despesas adicionais se exercer a atividade a partir de casa.
Na ausência dessa fixação, ou não havendo acordo entre o trabalhador e o empregador, considerar-se-ão despesas adicionais as correspondentes à aquisição de bens ou serviços de que o trabalhador não dispunha antes da celebração do acordo de teletrabalho, bem como as determinadas por comparação com as despesas homólogas do trabalhador no último mês de trabalho em regime presencial. Se, por exemplo, começar o teletrabalho em junho de 2024, deverá ser feita a comparação com base nas faturas de maio de 2024. O pagamento das despesas em teletrabalho deve ser garantido logo depois de serem realizadas.
Comprovativos de despesas
Os elementos que comprovem as despesas adicionais decorrentes do teletrabalho a apresentar pelo colaborador têm de ser determinados por acordo entre a entidade empregadora e este, com o objetivo de se comprovar:
a aquisição de novos equipamentos e serviços, que anteriormente não possuía e que adquiriu especificamente para a realização das suas funções em teletrabalho;
os acréscimos de custos de energia e da rede instalada no local de trabalho em condições de velocidade compatível com as necessidades de comunicação de serviço, assim como os custos de manutenção dos mesmos equipamentos e sistemas.
Esses documentos são fornecidos no âmbito de uma relação laboral entre a entidade empregadora e o trabalhador, para atestar tais despesas adicionais, não sendo documentos relevantes fiscalmente. Estes documentos não são contabilizados ou deduzidos fiscalmente diretamente na esfera da entidade empregadora, até porque não são emitidos em nome dessa entidade.
O documento fiscalmente relevante será o comprovativo do pagamento dessas despesas adicionais, por exemplo, o recibo de processamento salarial ou documento similar assinado pelo empregado a atestar que recebeu essa compensação de despesas adicionais de teletrabalho.
Contudo, as faturas das despesas adicionais consideradas para reembolso do teletrabalho não têm de ter sido emitidas em nome do trabalhador. Podem ter sido emitidas em nome de outro membro do agregado familiar.
Regime de IRS e Seg. Social
As compensações descritas no ponto anterior não são consideradas rendimento do trabalho, incluindo para efeitos fiscais, desde que não ultrapasse os limites fixados na Portaria n.º 292-A/2023, de 29 de setembro, em vigor desde 1 de outubro de 2023. Dentro destes limites, é considerada custo para o empregador para efeitos fiscais.
De acordo com o art.º 2.º desta Portaria, não estão sujeitos a IRS nem a contribuição para a Segurança Social as compensações diárias até ao limite de:
10 cêntimos, para consumo de eletricidade residencial;
40 cêntimos, para consumo de internet pessoal;
50 cêntimos para uso de computador pessoal ou equipamento informático equivalente.
Assim, no máximo, fica isenta de IRS e de Segurança Social a compensação paga pela entidade patronal até ao limite de 1 euro por dia. Estes limites são majorados em 50 % quando o valor da compensação resulte de instrumento de regulamentação coletiva de trabalho negocial celebrado pelo empregador. Neste caso, o limite máximo diário passa para 1,50€.
Se a compensação paga por teletrabalho for superior a estes limites, a diferença é considerada como rendimento do trabalhado, ficando sujeito ao IRS e a Segurança Social.
Outras condições para beneficiar da isenção
Só têm direito à isenção de IRS e Segurança Social na compensação por teletrabalho em que:
a compensação seja atribuída exclusivamente como reembolso de despesas e não represente um acréscimo de retribuição;
o funcionário cumpre um dia completo de trabalho à distância, através de recurso a tecnologia de informação e comunicação. Entende-se que "um dia completo de trabalho" tem de corresponder, no mínimo, a 1/6 sexto do horário semanal. Ou seja, se o funcionário cumprir um horário semanal de 40 horas, a isenção de descontos na compensação só se aplica se o teletrabalho decorrer durante, pelo menos, seis horas e 40 minutos em cada dia;
o pagamento de compensações por teletrabalho esteja previsto em acordo escrito entre trabalhador e entidade patronal;
a entidade empregadora não tenha fornecido computador, eletricidade ou internet ao trabalhador. Caso o trabalhador tenha recebido esses bens ou serviços da empresa, ou beneficie de descontos na sua aquisição, já não tem direito a isenção de descontos por eventuais compensações recebidas.
Declaração Mensal de Remunerações
Na Declaração Mensal de Remunerações para a AT (DMR) e na Declaração Mensal de Remunerações para a Seg. Social, as compensações atribuídas aos trabalhadores por despesas adicionais decorrentes do teletrabalho devem ser declaradas utilizando códigos específicos, conforme o seu enquadramento fiscal e contributivo.
Na DMR, de acordo com a Portaria n.º 33/2024 de 31 de janeiro, a compensação devida ao trabalhador pelas despesas adicionais com prestação de trabalho em regime de teletrabalho, na parte que não exceda os limites legais (previstos no artigo 2.º da Portaria n.º 292-A/2023, de 29 de setembro) é declarada com o tipo de rendimento A27. A parte que exceder esse valor deve ser declarada com o tipo de rendimento A. Em resumo:
Parte não sujeita a IRS – A27
Parte sujeita a IRS – A.
Na Declaração de Remunerações para a Segurança Social, não existe natureza específica prevista para a parte isenta, pelo que a mesma não deve ser declarada e a parte não isenta deve ser declarada com a natureza M, por se tratar de um subsídio de caráter regular.
Estas regras devem ser consideradas nas soluções de processamento salarial da Cegid que tratem esta remuneração.