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Existe uma multiplicidade de cenários distintos de cálculo de retenção na fonte de IRS, que vem, por um lado, da existência de vários regimes de que são exemplo o Regime IRS Jovem, o Programa regressar, o regime de não residente em exclusividade, as regras de remunerações variáveis, as regras de remunerações fixas, e que vem, por outro lado, de regras particulares relativas à regularização de remunerações de anos anteriores, de regularização de subsídios de férias e Natal de anos anteriores, etc.
Assim, importa clarificar as regras aplicáveis nos casos de:
regularização de remunerações de anos anteriores;
regularização de subsídio de férias e de Natal de anos anteriores;
apuramento de retroativos relativos a períodos do mesmo ano;
apuramento de retroativos relativos a períodos de anos anteriores;
alterações em períodos onde vigorava o sistema anterior ao modelo de IRS taxa marginal;
pagamento de horas extra ou outras remunerações executadas num período e pagas noutro.
para que estejam claras para todos os Product Owners dos produtos CEGID que fazem processamento salarial em Portugal.
Regularização de remunerações de anos anteriores
De acordo com o artigo 99.º-C, n.º 5 do Código do IRS (CIRS), “as remunerações relativas a anos anteriores àquele em que são pagas ou colocadas à disposição do sujeito passivo, são sempre objeto de retenção autónoma, não podendo, para cálculo do imposto a reter, ser adicionados às remunerações dos meses em que são pagos ou colocados à disposição.”
O n.º 9 acrescenta que “No caso de remunerações de anos anteriores, para efeitos de determinação da taxa de retenção na fonte que lhes é aplicável, o respetivo valor é dividido pela soma do número de meses a que respeitam, aplicando-se a taxa assim determinada à totalidade dessas remunerações.”
Ou seja, têm de ser seguidas as seguintes regras:
As remunerações de anos anteriores são separadas/isoladas das restantes remunerações que foram processadas no mesmo período a que estas respeitam;
É somado o valor das remunerações de anos anteriores de forma separada por cada um dos anos a que respeitam;
Esse valor é dividido pelo n.º de meses distintos a que as remunerações respeitam em cada um dos anos que se está a regularizar. Exemplo: Relativamente a 2023, estão a ser pagas duas remunerações - Ra e Rb - para períodos diferentes: - Ra para janeiro, fevereiro e março; - Rb para março e abril. Neste caso, serão considerados 4 meses distintos, pois há remunerações em meses que se sobrepõem, neste caso, em março;
Tendo como referência o valor apurado no ponto 3, o mesmo é enquadrado nas tabelas de IRS, no escalão respetivo, e encontrada a taxa marginal e parcela a abater que lhe correspondam.
Nota: na DMR, o rendimento e a respetiva retenção na fonte têm de ser individualizados por cada um dos anos para os quais se está a regularizar valores.
Remunerações | Período | Valor | Ano | N.º de meses distintos | Escalão IRS | Taxa efetiva | IRS |
Vencimento | 01/2024 | 1000 | |||||
Prémio assiduidade | 01/2024 | 100 | 2024 | 1 | 1100 (1100/1 mês) | 5% | 55,00 |
Prémio produção | 03/2023 | 800 | |||||
Prémio produção | 04/2023 | 800 | 2023 | 2 | 900 (1800/2 meses) | 2% | 18,00 |
Subsídio de turno | 03/2023 | 200 | |||||
Subsídio de turno | 08/2022 | 200 | |||||
Subsídio de penosidade | 08/2022 | 100 | 2022 | 1 | 300 (300/1 mês) | 0% | 0,00 |
Retroativos com referência a períodos de ano(s) anterior(es)
Se, por exemplo, a meio do ano de 2025, efetuar um aumento salarial com data de referência a outubro de 2024, os valores dos retroativos apurados para o período entre outubro e dezembro de 2024 não devem ser consideradoscomo remunerações do ano anterior para efeitos das regras de cálculo de retenção na fonte de IRS.
As regras de cálculo de IRS de remunerações de anos anteriores só se aplicam a remunerações cujo direito do trabalhador se venceu no ano anterior e só agora são pagas ou colocadas à disposição. Ex. regularização de salários que não foram pagos no ano anterior por questões de tesouraria e estão agora a ser pagos.
No caso do exemplo acima (retroativos relativo ao ano anterior por aumento salarial), o direito a receber esses retroativos venceu-se este ano, mas com uma aplicação retroativa ao ano anterior.
Este cenário será abordado na seção 4.2.
Regularização de Sub. férias e Natal de anos anteriores
De acordo com o art.º 99.º - C, n.º 5 do Código do IRS (CIRS), “os subsídios de férias e de Natal (…) são sempre objeto de retenção autónoma, não podendo, para cálculo do imposto a reter, ser adicionados às remunerações dos meses em que são pagos ou colocados à disposição.
O n.º 7 acrescenta que “Quando forem pagos ou colocados à disposição subsídios de férias e de natal respeitantes a anos anteriores, o apuramento do imposto a reter, nos termos dos n.os 5 e 6, é efetuado autonomamente por cada ano a que aqueles respeitam.
Se estiver a regularizar subsídio de Natal de 2020 e 2022 no valor de 1000,00€ cada, para apurar a taxa de IRS é necessário isolar um valor do outro e fazer o enquadramento nas atuais tabelas de IRS para apurar a retenção na fonte para cada um deles.
Retroativos
Dentro no mesmo ano
Por exemplo, em fevereiro são registadas faltas relativas a janeiro que, por lapso não tinham sido registadas em janeiro. Outro exemplo é fazer-se um aumento salarial com efeitos retroativos a janeiro.
Nestes casos, o mês de janeiro tem de ser reprocessado para calcular os retroativos, porque o valor a que o trabalhador tem direito e os valores de Segurança Social e IRS estão incorretos face à nova realidade.
O mês de janeiro é reprocessado considerando as faltas ou o aumento salarial (conforme o caso) e é feito um reenquadramento do valor de escalão de IRS para encontrar a “nova” taxa e retenção na fonte.
O cálculo de retroativos consiste no apuramento das diferenças provocadas pelas alterações realizadas. Desta forma, deve ser efetuado um novo processamento para o período afetado e apurar-se as diferenças entre o processamento original de janeiro e o novo processamento desse mês.
Relativos a anos anteriores
Se, por exemplo, a meio do ano de 2025, efetuar um aumento salarial com data de referência a outubro de 2024, os valores dos retroativos apurados para o período entre outubro e dezembro de 2024 não são consideradoscomo remunerações do ano anterior, porque o direito a receber esses retroativos venceu-se este ano, mas com uma aplicação retroativa ao ano anterior.
Para calcular os retroativos para os períodos entre outubro e dezembro de 2024, é efetuado um novo processamento de cada um desses períodos atendendo às novas condições e usadas as tabelas de IRS em vigor nesses períodos.
Regime IRS Taxa marginal
Alterações em períodos com sistema antigo
O Despacho n.º 14043-B/2022, de 5 de dezembro aprovou as regras de cálculo e as tabelas para o regime de IRS lógica da taxa marginal, obrigatório a partir de 1 de julho de 2023, inclusive.
A partir do período 07/2023, a retenção na fonte de IRS passou obrigatoriamente a ser calculada de acordo com as novas regras/sistema.
Se, depois dessa data for necessário calcular retroativos relativamente a períodos anteriores, onde vigorava um sistema de IRS diferente, nesses períodos anteriores, continuam a ser utilizadas as regras e as tabelas do sistema antigas no recálculo do IRS.
Caso de uso
Horas extra executadas em dez. de um ano e pagas em jan. do ano seguinte
Cenário 1
Existem horas extra realizadas em dezembro de 2024 que não foram pagas aí e serão pagas em janeiro de 2025.
Para apurar a retenção na fonte de IRS sobre estas horas extra realizadas em 2024 e pagas em 2025 aplicam-se as regras vigentes em 2024 ou as regras de 2025?
A partir de 01/01/2025, as regras de cálculo da retenção na fonte de IRS relativas ao trabalho suplementar alteraram.
De acordo com o art.º 99.º-C, n.º 8 do CIRS na redação dada pela Lei que aprovou o Orçamento do Estado para 2025 - Lei n.º 45-A/2024, de 31 de dezembro – “Quando for paga remuneração relativa a trabalho suplementar, a taxa de retenção a aplicar é a que corresponder a 50 % da taxa aplicável à remuneração mensal do trabalho dependente referente ao mês em que aquela é paga ou colocada à disposição.
Ou seja, a taxa de retenção na fonte de IRS a aplicar aos rendimentos do trabalho dependente auferidos a título de trabalho suplementar, passou a corresponder a 50% da taxa aplicável à remuneração mensal do trabalho dependente referente ao mês em que aquela é paga ou colocada à disposição, independentemente do número de horas a que aquele trabalho suplementar se refere.”
Esta é uma alteração significativa, dado que, em 2024, esta redução em 50% da taxa de retenção apenas se aplicava à remuneração do trabalho suplementar a partir da 101.ª hora.
A partir de 01/01/2025, passou a aplicar-se a todo o trabalho suplementar.
De acordo com o artigo 99.º, n.º 1 do Código IRS, as entidades devedoras de rendimentos de trabalho dependente, com exceção dos rendimentos em espécie e dos previstos na alínea g) do n.º 3 do artigo 2.º, são obrigadas a reter o imposto no momento do seu pagamento ou colocação à disposição aos respetivos titulares.
Ou seja, neste caso, apesar de as horas extra terem sido realizadas em dezembro de 2024, vão ser pagas em janeiro de 2025.
Assim, a retenção na fonte sobre o valor destas horas extra terá de ser calculado de acordo com as regras que estão em vigor em 2025. Terá de ser aplicada a esse valor a taxa que corresponder a 50% da taxa aplicável à remuneração mensal do trabalho dependente referente ao mês de janeiro de 2025.
Cenário 2
O vencimento de janeiro só será pago em março e, entretanto, houve alteração nas tabelas de IRS, como deve ser calculada a retenção na fonte de IRS?
De acordo com o artigo 99.º, n.º 1 do Código IRS, as entidades devedoras de rendimentos de trabalho dependente, com exceção dos rendimentos em espécie e dos previstos na alínea g) do n.º 3 do artigo 2.º, são obrigadas a reter o imposto no momento do seu pagamento ou colocação à disposição aos respetivos titulares.
Ou seja, neste caso, apesar de o vencimento se referir a janeiro, vai ser pago em março, logo têm de ser aplicadas as regras em vigor no momento de pagamento, em março. Neste caso, são aplicáveis as tabelas que, entretanto, foram publicadas.