¿Cómo gestionar documentos en el gestor documental?

El Gestor documental permite organizar, almacenar y gestionar documentos de forma centralizada. A través de esta funcionalidad es posible crear carpetas, cargar documentos, realizar búsquedas y acceder rápidamente a la información almacenada.

El acceso está disponible en Gestor documental.

Crear carpetas

Para crear una nueva carpeta, se deben seguir estos pasos:

1. Acceder a Gestor documental;

2. Hacer clic el ícono Nuevo (a la derecha del listado de carpetas);

3. En General, indicar el nombre de la carpeta en ¿Cómo se llama el documento?;

4. Seleccionar la categoría del documento entre las opciones disponibles. La categoría determina qué supervisores pueden visualizar los documentos de la carpeta;

   • Prevención;

   • Laboral;

   • Legal;

   • Seguridad;

   • Calidad;

5. En Ámbito, seleccionar si la información corresponde a empleado o empresa;

6. Indicar el tipo de documentación:

   • Documentación general de usuario;

   • Documento relativo a una autorización de acceso de usuario;

   • Documento relacionado con una baja o permiso;

   • Documento relativo a una justificación;

7. Indicar quién puede guardar documentos en la carpeta:

   • Usuarios;

   • Supervisores;

   • Ambos;

8. En Control, definir si los documentos son opcionales u obligatorios;

9. Configurar la validez de los documentos: permanente o durante un número determinado de días;

10. Indicar si los documentos requieren validación por parte de un supervisor y si deben firmarse digitalmente;

11. En Seguridad, establecer el nivel de protección aplicable según RGPD;

12. Indicar si los documentos se conservan de forma permanente o durante un número determinado de días;

13. Hacer clic en:

14. Guardar para crear la carpeta;

15. Cerrar para salir sin guardar los cambios.

No es posible eliminar una carpeta que tenga documentos asociados o que esté vinculada a una justificación.

Es posible utilizar el buscador de carpetas para localizar rápidamente una carpeta específica dentro del Gestor documental.

Gestionar carpetas

Una vez creadas, las carpetas pueden administrarse mediante las siguientes opciones ubicadas a la derecha del listado de carpetas:

• Editar carpeta: permite modificar el nombre o los detalles de una carpeta existente. Para ello, seleccionar la carpeta que se desea modificar, hacer clic en el ícono de Editar carpeta (a la derecha del listado de carpetas) y realizar los cambios necesarios;

• Borrar carpeta: permite eliminar una carpeta.

Gestionar documentos

La sección de gestión documental permite trabajar con los documentos almacenados en el sistema.

Es posible realizar las siguientes acciones:

• Subir documentos al sistema;

• Buscar documentos en todas las carpetas disponibles;

• Actualizar la vista actual para mostrar la información más reciente;

• Cambiar la visualización entre lista y cuadrícula.

En la sección Archivos se muestran los documentos almacenados en la carpeta seleccionada. Si la carpeta no contiene documentos, se indica que no hay datos para mostrar.

Sobre los documentos almacenados es posible:

• Descargar documentos;

• Actualizar documentos;

• Eliminar documentos.

Además, al seleccionar un documento y hacer clic con el botón secundario del ratón, también es posible acceder directamente a estas acciones.

Si un documento no cumple las características definidas, el sistema muestra un mensaje indicando el problema detectado.