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El acceso está disponible en Portal | Mi equipo.
Los empleados que dispongan del permiso correspondiente pueden registrar su jornada laboral de forma diferida, en lugar de hacerlo en tiempo real al comenzar o finalizar su trabajo.
Este tipo de registro se conoce como Declaración de jornada y permite al empleado informar, en un único paso, las horas de inicio y fin de su jornada correspondientes a una fecha concreta. Esta declaración se puede realizar el mismo día o incluso en días posteriores, según la configuración del sistema y los permisos asignados.
Al realizar una declaración de jornada, el sistema genera automáticamente una solicitud, que siempre requiere aprobación manual.
En consecuencia, estas solicitudes se deben revisar y aprobar por uno o varios supervisores, conforme al flujo de supervisión definido en el sistema para este tipo específico.
Los pasos que se deben seguir para gestionar declaraciones de jornada siendo supervisor son los siguientes:
Iniciar sesión en el Portal utilizando sus credenciales.
En la pantalla principal, pulsar el icono de menú en la parte superior izquierda de la pantalla.
Seleccionar Mi equipo. Si hay declaraciones de jornada pendientes de supervisión, esta opción se destaca con un símbolo de admiración en color rojo.
La sección Declaraciones de jornada presenta un resumen del estado de las declaraciones pendientes realizadas por los miembros del equipo. Informa de si hay declaraciones pendientes de revisión o si actualmente no existen ninguna por atender. Pulsar sobre la sección.
Se abre la pantalla de gestión de declaraciones , en la que se visualiza el listado de las declaraciones cuya gestión depende directamente del usuario supervisor. Cada elemento del listado proporciona detalles sobre la declaración, incluyendo el nombre del empleado, la fecha de la jornada declarada, el número de fichajes, el estado de supervisión y el saldo diario calculado, lo que permite al supervisor obtener una visión rápida del contenido y la validez de la declaración, sin necesidad de acceder al detalle. Así, puede valorar de forma más ágil si los fichajes se ajustan a la jornada planificada del empleado y tomar una decisión fundamentada para aprobar o rechazar la solicitud.. Para facilitar la gestión, esta pantalla dispone de las siguientes funcionalidades:
Barra de búsqueda: para buscar solicitudes específicas por diversos criterios.
Botón de filtrado: representado con el icono de embudo, permite aplicar filtros para visualizar solicitudes específicas según distintos criterios. Al pulsarlo, se accede a la pantalla de filtros de solicitudes que está dividida en dos pestañas, cada una diseñada para ajustar la visualización de solicitudes según diferentes criterios de filtrado y de ordenación.
Seleccionar la declaración o declaraciones para gestionar. En este caso se permite una gestión agrupada para agilizar el trabajo del supervisor.
Para revisar una declaración en detalle, hacer clic sobre ésta. Se abre una vista con el detalle.
Pulsar el botón Aprobar, la declaración (o declaraciones si se ha optado por una gestión múltiple) queda aprobada con el nivel de mando que disponga el usuario supervisor que está realizando la gestión. Dependiendo de la configuración del flujo de aprobación, la declaración queda en estado Aprobada (si el supervisor tiene el máximo nivel de autorización para la categoría de la solicitud) o bien En curso (si hay algún supervisor con mayor nivel de autorización). Mientras una declaración no esté definitivamente aprobada, los fichajes que contiene se consideran no fiables en Visualtime. Una vez la declaración alcanza el estado Aprobada, todos los fichajes declarados se marcan como fiables.
En el caso de no aprobar la solicitud, pulsar el botón Rechazar, la declaración queda definitivamente rechazada, independientemente del nivel de mando del supervisor. En ese momento, se eliminan todos los fichajes incluidos en la declaración.