La ventana definición de firmas está disponible en Empresas | Ventanas | Otras.
Este formulario organiza el flujo de aprobación de los documentos, comparativos, contratos, facturas, etc., permitiendo que los usuarios de determinados roles los firmen digitalmente. Además, es posible establecer tramos de importes mínimos y máximos, determinar un orden de firmas digitales según el rol y fijar cambios de estado en los documentos al firmarlos, lo que optimiza el control del flujo documental de una empresa. Las firmas se pueden asociar a distintos procesos:
- Validación de documentos de compra y venta.
- Validación del comparativo de ofertas y su ampliación.
- Validación del resumen mensual de obra (módulo de seguimiento de obras)
- Firma de la hoja de contratación (sólo con el módulo de seguimiento de obras).
- Validación de la hoja de gastos (sólo con el módulo respectivo)
- Validación de efectos (cobros y pagos)
- Validación de documentos multimedia
- Validación de avales
Puede ser común a todas las empresas de la misma base de datos o cada empresa puede tener uno propia. Esto se define en Administración | Empresa | Opciones | Parámetros. Según esté marcada la casilla o no lo esté, se visualiza en la cabecera. Los pasos que se deben seguir para definir el flujo de aprobación son los siguientes:
- Ir a Empresas.
- En Ventanas, pulsar Otras y seleccionar Ventana de definición de firmas.
- Introducir el código del proceso para validar mediante la firma digital. Los procesos disponibles están predefinidos en el sistema. Es posible acceder a la lista de selección de estos procesos mediante asterisco en el campo Proceso o Nombre del proceso.
- Si aplica, establecer el tipo de documento. Mediante un asterisco es posible acceder a la lista de selección de los tipos de documento disponibles. Si el proceso es de tipo Validar documento o Validar tesorería, seleccionar el tipo de documento correspondiente. Este campo no es requerido para los procesos Validación del comparativo de ofertas y su ampliación, Validación del resumen mensual de obra (módulo de seguimiento de obras) o Firma de la hoja de contratación (solo con el módulo de seguimiento de obras).
- A continuación, definir los roles que firman, asignando a cada uno de ellos un número de puntos, con el siguiente formato: JOB(2), RCM(2). La suma de los puntos de los roles indica las firmas necesarias.
- Establecer el total de puntos necesario la para validación.
- Mediante los campos Importe mínimo e Importe máximo configurar el intervalo de importes de los documentos para validar. Se debe tener en cuanta que el importe de los documentos es el del campo Total con retención y en los comparativos de ofertas el del campo Tot. bases.
- Seleccionar la divisa del documento, necesario para facturas en divisa.
- Añadir filtros para discriminar entre diferentes clases del mismo tipo de documento. Es posible indicar varios tipos de contrato separados por comas, por ejemplo, tip=AJU,HOR, intervalo de porcentajes de ampliación con la sintaxi por=N%-M%, por ejemplo por=10%-19.9999% o combinados, por ejemplo, tip=INS,SUB|por=0%-10%. En el caso de que haya más de una condición, prioriza más restrictiva.
- Marcar la casilla ¿Orden? para firmas secuenciales según el orden en el que está declarados los roles. En el caso de que no se siga el orden aquí definido, se visualiza un mensaje de error.
- Definir los estados permitidos en los que es posible la firma en el campo Estados iniciales. En el caso de que el estado no coincide).
- Establecer el estado final al que pasa el documento tras firma/adjudicación.
- Marcar la casilla Por Intervinientes para las firmas por empleados intervinientes en la obra relacionada con los documentos a firmar. Estos empleados deben estar indicados en la pestaña Empleados (permisos y firmas) de la ficha de la obra.
- Marcar la casilla No enviar correo para evitar notificaciones a los intervinientes si se ha marcado la casilla anterior.
Si una firma tiene una condición, tiene más prioridad que una que no tiene condiciones, aunque las dos se cumplan.