Personal Data Manager (PDM)

O PDM tem licenciamento autónomo. Existem alterações efetuadas no ERP e noutros produtos para endereçar questões relacionadas com o RGPD. O acesso a essas alterações está incluído no âmbito do CSA.

As versões disponibilizadas a partir de 9 de Abril nos produtos Executive e Professional estão dotadas de mecanismos que permitem às organizações responder ao regulamento (RGPD). Das funcionalidades existentes, destacam-se: encriptação de password, encriptação (de anexos e fotos), mecanismo de auditing sobre o acesso à informação e definição de perfis de acesso à informação. Para as implementações com extensibilidade e que utilizam campos de utilizador, estes também podem ser classificados como contendo dados sensíveis. Para além das funcionalidades referidas, está disponível o módulo PDM que permite às organizações operacionalizar de forma rápida a resposta ao exercício de direitos por parte de um titular de dados, entre outras vantagens ao nível da segurança e privacidade de dados.

Sim. Através da funcionalidade Pesquisas, é possível identificar quais os dados do titular existentes no(s) módulo(s)/empresa(s) selecionadas. É indicado também o conteúdo desses dados. Poderá ainda ser emitido um relatório com esses dados, identificando qual a finalidade de uso de cada um deles e contendo advertências legais obrigatórias.

Sim. No que se refere a dados pessoais existentes nos módulos/produtos a que o PDM está ligado, é possível ter intervenção sobre esses dados de forma automática e centralizada.

Para operacionalizar este direito deve ser usada a funcionalidade Anonimização. Esta operação irá destruir os dados deixando estes de estar acessíveis. No entanto, o direito ao esquecimento não é um direito absoluto e, em alguns casos, cede perante outos direitos/interesses. É o caso, por exemplo, quando existem dados pessoais que são necessários ao cumprimento de obrigações legais pelas quais o responsável pelo tratamento está abrangido. Essas exceções estão tratadas automaticamente nesta funcionalidade.

Para que o direito ao esquecimento se efetive, são necessários dois passos no PDM: processar a anonimização e confirmar a mesma na opção de confirmação.

É possível extrair os dados existentes nas aplicações ligadas ao PDM para um formato estruturado. Após efetuar uma pesquisa de dados, é possível extrair esses dados do titular para os seguintes formatos: XLS, XLSX, PDF, RTF, TXT, MHT, CSV, HTML.

O PDM exige a SR8 do ERP para que seja possível uma solução integrada na resposta à norma. Apenas nesta versão do ERP, as funcionalidades de LOG, encriptação de ficheiros e suporte a campos de utilizador existentes.

No PDM, é possível gerar uma cópia de segurança da base de dados (backup), sendo os dados pessoais, por omissão, anonimizados. Para permitir a deteção do problema será necessário que determinados dados contenham o valor real. Dessa forma, é possível ao gerar o backup indicar quais os campos que devem conter valor real. Isso é possível através da criação de um template (na área de templates), que deve ser associado ao pedido de geração de um novo backup com as exceções à anonimização devidamente assinaladas.

As operações/funcionalidades existentes no PDM, no que se refere aos módulos que integram o ERP, incluem todos os campos standard existentes nesses módulos. É possível fazer com que essas funcionalidades considerem também os dados existentes nos campos de utilizador. Para isso, é necessário que, quanto a estes, seja ativada a opção Dados Sensíveis existente na configuração dos campos de utilizadordo lado do ERP.

Ao arrancar o PDM, são verificados todos os módulos que se encontram disponíveis na pasta do programa e que estão ligados às empresas existentes. O PDM é extensível, no sentido de permitir que a qualquer momento se adicionem novos módulos. Nesta fase, estão ligados ao PDM os seguintes módulos:

• ERP: responsável pelas operações nas BD de exercícios do ERP;

• PRIEMPRE: responsável pelas operações na BD PRIEmpre (gerida pelo Administrador);

• PDM: responsável pelas operações na BD do PDM (gerida pelo Accounting Automation);

• PDMI: responsável pelas operações básicas na própria BD do PDM;

• Fashion Retail.

Os utilizadores do PDM são totalmente independentes dos utilizadores definidos no ERP.

Sim. A utilização dessa funcionalidade exige que se tenha a edição Entreprise ou Developer do SQL.

Esta funcionalidade, que permite a aplicação de máscaras sobre os dados pessoais existentes na Base de dados, constitui uma medida de segurança/privacidade adicional. Permite garantir que os dados pessoais existentes na Base de Dados não são indevidamente acedidos por quem não deve a eles ter acesso. Para o seu funcionamento, é exigida versão mínima de SQL que neste caso é SQL 2016.

Por um lado, a utilização do PDM não está dependente do ERP. O PDM pode ser utilizado por exemplo com o Accouting Automation e com o Fashion Retail.

A versão mínima suportada pelo PDM é a mesma que o ERP. No entanto, para usufruir das funcionalidades avançadas como certificados e máscaras sobre os dados necessitará do SQL Server 2016 e apenas algumas edições, visto que a Microsoft apenas as disponibiliza nesta versão.

O mascaramento é uma funcionalidade que esconde e não destrói os dados. Funciona ao nível das colunas e não ao nível das linhas de dados. Não é uma funcionalidade obrigatória pelo que a sua implementação depende dos cenários de utilização de cada utilizador.

De referir que esta acarreta algumas limitações que resultam do facto de os utilizadores do SQL Server terem acesso limitado à base de dados, pelo que deixam de poder executar upgrades de dados com alterações à estrutura.

O LOG especifico do RGPD apenas regista a informação básica de acesso à informação. A diferença relativamente ao LOG atual é que o do RGPD além das operações CRUD também regista a operação de consulta. O detalhe da informação alterada não é registado por motivos de performance e espaço em disco.

Caso seja necessário registar o detalhe da informação, será necessário ativar as respetivas colunas no detalhe de cada entidade no separador Log das propriedades da empresa.

Do conjunto de entidades logadas, quando ativado o LOG do RGPD, fazem parte os Independentes, Funcionários, Clientes, Fornecedores e Outros terceiros.

Não existe forma de verificar no acesso a uma lista se o utilizador viu os dados relativamente a que entidade(s). Por exemplo, se o utilizador acedeu à lista e fez scroll, não é possível identificar que entidades é que visualizou.

Caso tenha necessidade de impedir o acesso aos dados, poderá usar a funcionalidade de Mascaramento existente no PDM.

No Log existente não é contemplado o Office Extentios. No caso de ser necessário impedir o acesso aos dados, deve ser usada a funcionalidade de mascaramento existente no PDM.

Neste caso, não. Só é possível alterar os já existentes.

Não, essa definição não é efetuada pelo utilizador e o prazo não é definido pelo cliente/utilizador, mas está pré-definido. O critério utilizado para a manutenção dos dados são 10 anos, prazo normalmente associado à obrigatoriedade de manutenção do dossier fiscal. Por exemplo, no caso dos dados dos funcionários, os 10 anos são contados a partir da data de demissão registada no sistema associada ao contrato, dado que é essa a data que indica o fim da ligação laboral quer nos contratos a termo, quer nos contratos sem termo.

No caso de dados que não devem ser apagados constantes em faturas, os 10 anos são contados a partir da sua emissão.

Não. Nesse caso, quando for excedido o prazo legal, deve ser feito novo pedido de anonimização no PDM, mas não irá fazer esse processo automaticamente com o decurso do prazo.