¿Cómo usar la función Mail Merge?

La función Mail Merge permite la creación de diversos documentos de una única vez con formatos idénticos, donde cada documento es diferente en contenido.

El sistema permite gestionar y editar documentos utilizando esta funcionalidad a partir de una determinada lista.

El Mail Merge puede ser realizado a través de dos operaciones:

1. Editar un documento Word para Mail Merge: el Word ofrece los campos presentes en la lista seleccionada;
2. Efectuar el Mail Merge a partir del documento Word creado: este proceso será efectuado a través de un asistente.

Utilizar el Mail Merge

Para utilizar el Mail Merge, deben ejecutarse los siguientes pasos:

1. Abrir la lista pretendida;
2. En el menú de contexto seleccionar Mail Merge; Nota: Esta opción también está disponible en la barra de herramientas Otras | Mail Merge;
3. Seleccionar Siguiente para inicializar el asistente;
4. Seleccionar la opciónEditar un documento de Mail Merge en Word;
5. Crear o Editar un documento;
6. Hacer clic en Finalizar;
7. Se abrirá un documento en formato word que deberás configurar. Para incluir los campos disponibles en la lista, deberá usarse la opción Insert Merge Fields disponible en la barra de herramientas del editor;
8. Guardar el documento editado/creado;
9. Acceder de nuevo a la opción de Mail Merge para volver al asistente;
10. Seleccionar Siguiente para inicializar el asistente;
11. Seleccionar la opción Mail Merge;
12. Seleccionar el documento para efectuar el Mail Merge;
13. Concluir los restantes pasos del asistente; Nota: Podrán existir situaciones en las que se tengan que relacionar los campos. Por ejemplo cuando existen campos que se están usando en el documento de Mail Merge, pero no existe información para realizar la operación de Mail Merge;
14. Seleccionar el Destino del documento (edición, impresión, envío por email o fax).

A través del Mail Merge se puede introducir campos variables en los documentos de la empresa, por ejemplo el envío de una carta cuyo contenido es común a todos los trabajadores de una empresa o a todos los clientes.

Puede crearse la carta (como un documento de Mail Merge), introducir en los lugares adecuados la información específica (como el nombre de usuario, la dirección o el número de teléfono) y aplicar la opción Mail Merge.

De este modo, es enviada una carta personalizada y generada dinámicamente a partir del documento de Mail Merge.