¿Cómo exportar la información de contabilidad del ERP en formato SAF-T PT?

El ERP permite exportar la información necesaria para el formato SAF-T, modelo obligatorio de exportación de datos para liquidación de facturación y de contabilidad.

Contextualización

La OECD (Organisation for Economic Co-operation and Development) creó un archivo con un formato legible y común con el objetivo de permitir una exportación fácil de la información contable – SAF-T (Standard Audit File for Tax purposes). Este archivo facilita a los servicios de inspección la tarea de verificación de los datos contables y fiscales en los sistemas de procesamiento electrónico de datos. La generación de este archivo es así un mecanismo independiente del programa usado.

A partir de la recomendación de la OECD, la Asociación Portuguesa de Software (ASSOFT) en colaboración con la Dirección-General de Impuestos (DGCI) desarrollaron la versión portuguesa de este archivo - SAF-T PT. Así, de acuerdo con lo dispuesto en el nº 8 del artículo 115º del Código portugués del IRPC, aprobado por el Decreto-Ley portugués nº 442-B/88, del 30 de noviembre, es obligatoria la adopción de este modelo normalizado de exportación de datos, para las aplicaciones de facturación y de contabilidad.

Para más información, consultar la Orden Ministerial portuguesa n.º 321-A/2007, de 26 de marzo, y la Orden Ministerial portuguesa n.º 1192/2009, de 8 de octubre.

Exportar información

Para exportar la información contable del ERP para el formato SAF-T PT, deben seguirse los siguientes pasos:

3. Acceder a [Marketing & Ventas / Provisión] | Obligaciones Declarativas | Comunicación a la AT | Comunicación de Documentos o, en alternativa, acceder a Administrador | Empresa |Gestor de Exportación de Datos. Esta última opción es ventajosa para los usuarios que no tengan acceso al módulo de las Declaraciones Fiscales y Oficiales; Nota: En la versión EXPRESS esta es la única forma de exportar el archivo SAF-T PT;
4. Seleccionar el Intervalo de Fechas que se desea exportar (este intervalo deberá pertenecer a un solo ejercicio). Nota: Por defecto, todas las cuentas y tipos de documentos necesarios (del tipo de movimiento con gestión fiscal) se exportan al archivo SAF-T PT;
5. Hacer clic en el botón Avanzadas;
6. En la pestaña Tipos de Movimiento indicar el tipo de movimiento a utilizar al generar el archivo. Pueden usarse varios tipos de movimiento. Por defecto, están seleccionados los tipos de movimiento con gestión fiscal;
7. En la pestaña Contenido indicar los tipos de documentos del módulo de Logística y Tesorería (documentos de venta del tipo Financiero) y clases de cuentas del módulo de Contabilidad. Según la Orden Ministerial portuguesa n.º 1192/2009 solo se deben exportar las cuentas de la General;
8. Para exportar archivos separados por módulo, activar la opción Crear archivos separados para los datos de Contabilidad y de Logística y Tesorería. Esta opción permite que la exportación pueda ser realizada por un usuario que no tenga instalado alguno de los módulos. Por ejemplo, en los casos en los que se tiene el módulo Logística y Tesorería o se tiene el módulo de Contabilidad. Esta situación es muy normal en empresas que subcontratan los servicios de Contabilidad;
9. En la pestaña Comentarios añadir observaciones al archivo (opcional);
10. En la pestaña Tipos Operación definir para cada periodo y para cada diario, el tipo de operación contable. Los valores posibles son: - N: Normal; - R: Regularizaciones del periodo de tributación; - A: Liquidación de resultados; - J: Movimientos de Ajuste.
11. En la pestaña Tipos Documentos definir las correspondencias entre los documentos del ERP y los documentos SAF-T PT;
12. En la pestaña Alertas, activar la opción Efectuar la gestión de caracteres no válidos (formato Unicode) permite que en los casos en los que en la generación del archivo SAF-T PT surge el error "Unable to save character to 'Windows-1252' encoding", se realice la gestión de estos caracteres no válidos;
13. Seleccionar la carpeta en la que se guardará el archivo. Si se desea comprimirlo, seleccionar la opción correspondiente;
14. Por fin, hacer clic en Exportar.

En el caso de generar archivos con errores, estos deben corregirse y deben volver a exportarse de nuevo.

En el caso de una gestoría, los datos obligatorios sobre los clientes y proveedores no son normalmente conocidos por la gestoría. Las gestorías tendrán que pedir a sus clientes esta información para exportar la información obligatoria.