¿Cómo crear una solicitud interna?

Las solicitudes internas permiten una forma adecuada y eficaz de planificación de las necesidades de una obra, minimizando los costes y manteniendo la ejecución de la obra dentro de los plazos previstos. En este sentido, podrá crear solicitudes internas, integrarlas en el proceso de compras y exportarlas.

Solicitudes internas

Con este módulo se desea describir las funcionalidades necesarias para implementar la lista de necesidades, la gestión de solicitudes con o sin gestión comercial y la entrada de movimientos de material. Una forma adecuada y eficaz de planificación de las necesidades de una obra permite minimizar costes, así como mantener la ejecución de la obra dentro de los plazos contratados o previstos.

Por eso, la planificación constituye una tarea importante no solo en la fase de preparación de la obra, como a lo largo de toda la fase de ejecución de los trabajos. La información obtenida a través de la planificación tiene un grande número para controlar los plazos de ejecución y oportuna movilización de recursos relacionados con las actividades.

La relación de la lista de necesidades del presupuesto es muy importante, una vez que facilita la planificación de recursos:

• Necesidades de mano de obras;
• Necesidades de materiales;
• Necesidades de equipamientos;
• Necesidades de otros (diversos).

Al ejecutar la obra, una incorrecta planificación de necesidades o un retraso en la entrega de materiales pude originar un aumento del coste de stock de materiales o a un retraso en la ejecución de los trabajos de la obra debido a la falta de material.

Esta funcionalidad se destina a controladores de las necesidades de las obras, como por ejemplo el ingeniero responsable.

Para acceder a las solicitudes internas, deberá seleccionar en el navegador de la Obra/Proyecto la opción existente. Las solicitudes internas son introducidas por una lista inicial con la información necesaria para la navegación entre el registro de las solicitudes. En esta lista, están disponibles todas las funcionalidades de las tablas accedidas a través del botón derecho del ratón.

Valores de las solicitudes internas

Los valores presentados en las Solicitudes Internas son el resultado de análisis efectuada al presupuesto o presupuesto de ejecución, de acuerdo con el del Concurso/Obra, antes y después de la consignación. La presentación de los valores es agrupada por recurso, clase y fecha de necesidad.

A los valores totales por recurso y clase son descontadas las cantidades de las solicitudes ye efectuadas y son estas cantidades descontadas por orden creciente de las fechas de sus necesidades. Un grupo (línea) totalmente solicitado no es presentado y es presentada en la columna "Cantidad ya solicitada" la cantidad parcial de la línea solicitada.

Los valores considerados como cantidades solicitadas son los de las solicitudes internas existentes para la obra, con las siguientes excepciones:

• Solicitudes rechazadas no son consideradas;
• Se considera la cantidad de documentos a que la solicitud en el módulo Logística y Tesorería originó cuando la solicitud interna está cerrada, en vez de la cantidad de las solicitudes en el módulo de Construcción.

Crear solicitudes internas

Las solicitudes internas corresponden al proceso final de una planificación correcta, constituyendo por eso una tarea importante de preparación de la obra a lo largo de toda la fase de ejecución de los trabajos. Cabe referir que, para crear una solicitud, es necesario tener una obra consignada.

Para crear una solicitud interna, deben seguirse los siguientes pasos:

1. Acceder a Construcción | Obras;
2. Seleccionar la obra deseada;
3. Seleccionar la opción Ejecución | Solicitudes Internas;
4. Hacer clic en Nuevo;
5. Introducir los dados necesarios del encabezado;
6. Hacer clic en Selección de Recursos para seleccionar los recursos que se solicitarán;
7. Introducir las columnas señaladas con un color diferente;
8. Hacer clic en Guardar;
9. Por fin, hacer clic en Guardar Solicitud.

La solicitud se crea correctamente y está disponible para integrarse en el proceso de compras.

Solo se añadirán a la solicitud interna los recursos que en la pantalla de selección de recursos tengan un valor mayor que cero en la columna "Solicitar".

Para visualizar en la pantalla los recursos con las cantidades ya satisfechas hay que seleccionar la opción Mostrar Recursos con cantidades ya satisfechas disponible en el menú de contexto al pulsar el botón derecho del ratón en la tabla.

Integrar solicitudes en el proceso de compras

La integración de las solicitudes en el proceso de compras es un flujo administrativo que no es de la responsabilidad del ingeniero de la obra.

Primero, deberá configurar la aplicación para realizar la integración de las solicitudes y, a continuación, efectuar la integración de la solicitud. La solicitud es integrada en el proceso de compras y es orientada en el flujo de las solicitudes del proceso de compras.

Sin embargo, solo es posible realizar esta operación si posee el módulo de Compras en el ERP, así como tener un documento interno del módulo de Ventas del tipo solicitud interna.

Para integrar solicitudes en el proceso de compras, deben seguirse las siguientes etapas:

Exportar solicitudes

La exportación de solicitudes permite introducir el contenido de una solicitud en un archivo de texto en el formato csv.

Para exportar solicitudes, deben ejecutarse los siguientes pasos:

1. Acceder a la obra en causa;
2. En el explorador de la obra acceder a la opción Ejecución | Solicitudes Internas;
3. Seleccionar la solicitud a exportar;
4. A través de la opción de exportación para magnético exportar el contenido de las solicitudes para archivo de texto;
5. Comprobar la indicación del resultado de la exportación.

El contenido del archivo exportado es dividido en dos partes:

1. La primera línea representa el encabezado de la solicitud: n.º de solicitud, identificación única de la solicitud y valor total de la solicitud;
2. Las restantes líneas representan el detalle de la solicitud: obra, componente, fecha de la necesidad, cantidad a solicitar, unidad de medida y el precio unitario.

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