¿Cómo crear, editar o eliminar alertas de usuario?

Las alertas se resumen a información o recomendaciones relacionadas con las principales áreas funcionales de la empresa.

Esta funcionalidad permite seleccionar con antelación las líneas de acción/decisión que modifican/condicionan la estrategia de la empresa. En este contexto, existen procesos de notificación y programación con el objetivo de potenciar el apoyo a la decisión estratégica.

Crear alerta

Para crear una alerta de usuario deben ejecutarse los siguientes pasos:

1. Garantizar que existe una licencia con el submódulo TEC.PGT - Paneles de Gestión;
2. Desde el Backstage de ERP acceder a Monitor de Negocio | Alertas | Gestión de Alertas;
3. Seleccionar la opción Nuevo disponible en la barra de herramientas y en el menú contextual;
4. En la sección General, indicar:
   • Nombre: nombre de la alerta de usuario;
   • Descripción: descripción de la alerta de usuario. Aquí puede describir cómo funciona la alerta;
   • Prioridad: indica la prioridad de ejecución de la alerta: Alta, Normal o Baja;
   • Categorias: categoría de información asociada a la lista que produce los resultados de la alerta;
   • Análisis Cegid Pulse: indica si se desea que la alerta cree insights de negocio generados por inteligencia artificial;
5. En la sección Cegid Pulse, definir el contexto de la procedencia de los datos y las instrucciones para la respuesta (prompt). Esta sección sólo puede editarse si se ha seleccionado la opción Análisis Cegid Pulse en la sección General;
6. En la sección Fuente de Datos, seleccione la fuente de los datos de la alerta::
   1. Lista de registros:
      • por defecto, muestra las listas de la Categoría de Artículos. Si elige esta opción, tendrá que cambiar la categoría haciendo clic en el botón Filtrar para seleccionar las listas deseadas y, a continuación, elegir la lista que desee. Opcionalmente, puede crear una lista utilizando los comandos Nuevo y/o Duplicar;
   2. Comandos SQL: permite introducir una consulta SQL. Si elige esta opción, tendrá que introducir y validar la consulta SQL.
7. En la sección Presentación, indicar las opciones que se desean utilizar al presentar los resultados en el monitor de negocio;
8. En la sección Acciones a realizar, indica las acciones que debe realizar automáticamente el sistema tras ejecutar la alerta:
   1. Enviar notificaciones de los resultados mediante: permite enviar los resultados por SMS/correo electrónico a los usuarios que tengan la alerta en el Monitor de Negocio;
   2. Publicar resultados en: permite publicar los resultados en un archivo o en un sitio FTP;
9. En la sección Usuarios, indicar el ámbito de la alerta:
   1. Indicador de uso privado: sólo el usuario actual tendrá acceso a la alerta;
   2. Indicador de uso público: e definen los perfiles/usuarios con acceso a la alerta;
10. En la sección Ejecución, definir la ejecución de la alerta para garantizar el mejor rendimiento del sistema:
    1. Los resultados de las alertas son genéricos y no varían en función del usuario: cuando se activa, los resultados de las alertas son independientes del usuario. Por lo tanto, debe guardar el resultado de una ejecución para todos los usuarios. Con esta opción desactivada, la ejecución debe ser realizada por cada usuario;
    2. Permite la ejecución manual, con un intervalo entre ejecuciones de: permite que un usuario con permisos para la alerta la ejecute manualmente, pero sólo entre el intervalo definido;
    3. Intervalo tras la última ejec. para marcar la alerta como desactualizada: define a partir de cuánto tiempo la alerta debe ser identificada como desactualizada. Por ejemplo, una alerta de existencias (si hay un gran flujo de facturas) puede quedar desactualizada si no se realiza durante más de una hora;
    4. Programar la ejecución de alertas de usuario: tras seleccionar esta opción, haga clic en el botón Editar para definir el día, la hora y la periodicidad de ejecución de la alerta;
11. Hacer clic en Confirmar.

Duplicar alerta

Esta operación facilita la creación de alertas con configuraciones idénticas a alertas existentes.

Para duplicar una alerta, siga los siguientes pasos:

1. Desde el Backstage de ERP acceder a Monitor de Negocio | Alertas | Gestión de Alertas;
2. Seleccionar la Alerta deseada de la lista;
3. Seleccionar la opción Duplicar en la barra de herramientas o en el menú contextual;
4. Confirmar que se desea duplicar la alerta;
5. Indicar el Nombre de la alerta;
6. Cambiar la configuración de la nueva alerta (opcional);
7. Hacer clic en Confirmar.

Editar alerta

Pueden editarse las configuraciones de una alerta de usuario a cualquier momento para, por ejemplo:

• corregir sus propiedades;
• actualizar el momento de su ejecución;
• cambiar los permisos de los usuarios para acceder a la alerta.

Si se trata de una alerta del sistema, no podrá editar determinados campos.

Para editar una Alerta de Usuario siga los siguientes pasos:

1. Desde el Backstage de ERP acceder a Monitor de Negocio | Alertas | Gestión de Alertas;
2. Seleccionar la alerta que desea modificar;
3. Hacer clic en la opción Editar disponible en la barra de herramientas y en el menú contextual;
4. Pulsar las teclas CTRL+E o hacer doble clic en la alerta;
5. En la sección General puede modificar los siguientes campos:
   • Nombre: nombre de la alerta de usuario;
   • Descripción: descripción de la alerta de usuario. Aquí puede describir el funcionamiento de la alerta;
   • Activo: indica si la alerta de usuario está activa. Si no está activa, no se ejecutará;
   • Prioridad: indica la prioridad en la ejecución de la alerta: Alta, Normal o Baja.
   • Categorías: categoría de información asociada a la lista que produce los resultados de la alerta;
   • Análisis Cegid Pulse: indica si se desea que la alerta cree insights de negocio generados por inteligencia artificial;
6. En la sección Cegid Pulse, definir el contexto de la procedencia de los datos y las instrucciones para la respuesta (prompt). Esta sección sólo puede editarse si se ha seleccionado la opción Análisis Cegid Pulse en la sección General;
7. En la sección Origen de los Datos, modificar la lista/comando SQL que produce los resultados de la alerta (opcional);
8. En la sección Presentación, modificar la presentación de los resultados (opcional);
9. En la sección Acciones a Realizar, modificar el valor de las siguientes opciones (opcional):
   • Enviar notificaciones de los resultados cuando: permite enviar los resultados por SMS/correo electrónico a los usuarios que tengan la alerta en el Monitor de Negocio;
   • Publicar resultados para: permite publicar los resultados en un archivo o un sitio FTP;
10. En la sección Usuarios, asignar o eliminar permisos de alerta a perfiles/usuarios (opcional);
11. En la sección Ejecución, modificar las siguientes opciones (opcional):
    • Los resultados de las alertas son genéricos y no varían en función del usuario: cuando se activa, los resultados de la alerta son independientes del usuario. Por lo tanto, debe guardar el resultado de una ejecución para todos los usuarios. Con esta opción desactivada, la ejecución debe ser realizada por cada usuario;
    • Permite ejecución manual con intervalo entre ejecuciones de: permite a un usuario con permisos para la alerta ejecutarla manualmente, pero sólo entre el intervalo definido;
    • Intervalo tras la última ejec. para marcar la alerta como desactualizada: define a partir de cuánto tiempo la alerta debe ser identificada como desactualizada. Por ejemplo, una alerta de existencias (si hay un gran flujo de facturas) puede quedar desactualizada si no se realiza durante más de una hora;
    • Programar ejecución de la alerta de usuario: seleccionar esta opción y, a continuación, hacer clic en el botón Editar para definir el día, la hora y la periodicidad de ejecución de la alerta;
12. Hacer clic en Confirmar.

Eliminar alerta

Para eliminar una alerta, siga los siguientes pasos:

1. Desde el Backstage de ERP acceder a Monitor de Negocio | Alertas | Gestión de Alertas;
2. Seleccionar la alerta deseada de la lista;
3. Seleccionar la opción Anular en la barra de herramientas y en el menú contextual;
4. Confirmar la operación.

Añadir alerta al Monitor de Negocio

Para incluir alertas en el Monitor de Negocio, siga los siguientes pasos:

1. Desde el Backstage de ERP acceder a Monitor de Negocio | Alertas | Gestión de Alertas;
2. Seleccionar la(s) Alerta(s) deseada(s) en la lista;
3. Seleccionar la opción Añadir Alerta al Monitor de Negocio, visible en la barra de herramientas o utilizar el menú contextual Añadir.

Tras esta operación, podrá ver que el icono correspondiente aparece en la columna En el Monitor de Negocio.

Si desea eliminar la alerta del Monitor de Negocio, debe seleccionarla y hacer clic en la opción Eliminar Alerta del Monitor de Negocio de la barra de herramientas o en Eliminar del menú contextual.