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Evolution
En los documentos de contabilidad está disponible un conjunto de operaciones referentes a la creación, rectificación y cuadre de documentos y a los movimientos.
Además de estas operaciones, también es posible calcular valores a mover y analizar los datos introducidos.
Crear documentos
Un documento contable incluye un movimiento de cuentas con el objetivo de registrar los eventos que tienen impacto en el patrimonio de una empresa. Para agilizar la creación de documentos, podrá copiar documentos de cuyos movimientos contables son idénticos.
Además de crear y copiar documentos, podrá editar informaciones de un documento y, cuando el documento deja de ser útil, podrá anularlo.
Para crear un nuevo documento deben seguirse los siguientes pasos:
Crear nuevos documentos
- Acceder al menú Finanzas | Contabilidad | Movimientos;
- Seleccionar la opción Nuevo;
- Indicar el tipo de documento en el área de documentos;
- Registrar los movimientos en el área de los movimientos de Orden/General/Analítica;
- Situar el cursor en la columna en la que se desean registrar los valores (haber o debe);
- Utilizar la tecla de acceso rápido F6;
- Introducir el importe por el valor sujeto a retención (neto) o por el valor total (sin deducción). Nota: Si la línea ya incluye la clase de IVA, los valores de %IVA y %IVA no deducible se heredan de la configuración de la clase;
- Por fin, hacer clic en Guardar.
Después de efectuar la operación anterior, se asigna un índice al movimiento y se actualiza la tabla de índices, disponible en Administrador | [Empresa] | Contabilidad | Parámetros del Ejercicio | Generales. Lo mismo sucede cuando se crea un documento a través de la operación de importación.
Copiar documentos
- Acceder a Finanzas | Contabilidad | Movimientos;
- Hacer clic dos veces en el documento que se desea copiar;
- Definir la fecha en la que se debe registrar el nuevo documento;
- En la tabla de documentos, hacer clic con el botón derecho del ratón y seleccionar Copiar;
- Seleccionar una de las siguientes opciones (también existe la opción en la barra de herramientas): - Sin Valores: Si se desean copiar los movimientos sin incluir los valores de cada uno. Los movimientos se crean con el valor 0; - Con valores: Si se desean copiar los movimientos y los valores correspondientes.
- Se muestra, en modo de edición, el nuevo documento que se va a registrar en la fecha definida;
- Por fin, hacer clic en Guardar.
No se pueden copiar documentos del tipo Borrador.
Editar documentos
- Acceder a Finanzas | Contabilidad | Movimientos;
- En el área de los documentos, hacer clic dos veces en el documento que se desea editar.
En el encabezado del movimiento contable, después de guardar, solo es posible editar los siguientes campos:
- Descripción;
- Observaciones:
- Fecha del documento;
- N.º documento externo.
Para editar documentos de otros módulos a través del editor de contabilidad, en la pestaña Generales del Administrador | Contabilidad | Parámetros del Ejercicio, activar la opción Permitir modificar documentos de otros módulos.
Anular documentos
- Acceder a Finanzas | Contabilidad | Movimientos;
- En el área de los documentos, hacer clic dos veces en el documento que se desea anular;
- Acceder a Otras Operaciones | Anular.
Para efectos de auditoría, se mantendrá el historial de los documentos y borradores anulados. Así, estos documentos permanecen en el sistema con la indicación de anulado y el numerador de diario sigue ocupado. Al anular un documento, debe indicarse un motivo de anulación que quedará asociado a las observaciones del movimiento. También existe una parametrización en el Administrador (pestaña Contabilidad Parámetros del Ejercicio de Base de las Aplicaciones de Negocio) para introducir el motivo por defecto en el caso de los Movimientos Diferidos.
En ERP Evolution, es posible actualizar la información del documento asociado al asiento si está almacenado en Cegid Docs. De esta forma, al anular un asiento, el documento en Cegid Docs vuelve a estar en la carpeta Listo para contabilizar.
A partir de la versión 10.10, deja de ser posible modificar o rectificar documentos provenientes de otros módulos.
En la zona de los movimientos de Orden/General/Analítica se cargan los movimientos del documento.
Registrar movimientos predefinidos
En la Introducción de Movimientos, os movimientos automáticos de los Documentos de Contabilidad permite que se carguen los movimientos predefinidos.
Para usar los movimientos predefinidos al registrar los documentos deben seguirse los siguientes pasos:
- Acceder a Finanzas | Contabilidad | Recursos | Tablas;
- Seleccionar la opción Documento;
- Indicar el Documento que se va a configurar;
- Definir el movimiento automático, indicando la Cuenta, Naturaleza y el Grupo;
- Hacer clic en Guardar;
- Acceder a Finanzas | Contabilidad;
- Seleccionar la opción Movimientos;
- Hacer clic en Nuevo;
- Indicar el Documento configurado previamente.
Para empresas del sector público, solo se registran las cuentas configuradas para el año N (actual).
Al indicar en la zona de documentos un Documento que tenga configurado movimientos automáticos, se carga el movimiento predefinido en la zona de los movimientos de Orden/General/Analítica.
Rectificar documentos contables
La rectificación de un documento contable consiste en la creación de un documento con los mismos movimientos y valores, pero con naturaleza inversa. Los movimientos se saldan sin anular el documento.
Para rectificar un documento contable deben seguirse los siguientes pasos:
- Acceder a Finanzas | Contabilidad | Movimientos;
- Hacer clic dos veces en el documento que se desea rectificar;
- En la barra de herramientas, seleccionar la opción Rectificar;
- En la ventana Rectificación de Documento indicar la Fecha del documento de rectificación;
- Indicar o Fecha Movimiento del documento de rectificación;
- Definir el tipo de documento a registrar. El sistema sugiere el mismo tipo que el del documento rectificado;
- En el campo N.º Doc. Externo indicar el número del documento contable rectificado;
- Indicar la Descripción del nuevo documento. Por defecto, el sistema sugiere Rectificación del documento.
- Por fin, hacer clic en Rectificar.
La aplicación solo sugiere el mismo tipo documento y el diario del documento rectificado cuando el módulo de origen es Contabilidad. Así, no es posible parametrizar la aplicación para que en la rectificación de documentos con origen en otros módulos se sugiere el diario y documento contable.
Para rectificar documentos de otros módulos, hay que garantizar que la opción Permite rectificar documentos de otros módulos está activa en Administrador | [Empresa] | Contabilidad | Parámetros del Ejercicio | Parámetros | Generales.
No se pueden realizar rectificaciones en una fecha anterior a la del documento original.
Cuando se rectifica un documento que incluya proyectos y elementos EDT asociados, la información también se copia al documento rectificado.
Cuadrar documentos
Por defecto, el editor de documentos, y de forma automática, realiza el cuadre cuando se registra la última cuenta del documento. Al pulsar Enter en los campos Debe y Haber sin introducir ningún valor, el documento se cuadra.
Nota: El cuadre también se puede realizar a pedido, a través de la tecla de acceso directo F5.
Para cuadrar un documento deben seguirse los siguientes pasos:
- Acceder al menú Movimientos en Finanzas | Contabilidad;
- Hacer clic en Nuevo;
- Indicar el tipo de documento en el área de documentos;
- Registrar un movimiento en el área de los movimientos de Orden/General/Analítica;
- Registrar el último movimiento del documento, ignorando los campos valor sin introducir ningún valor.
Puede parametrizarse la forma cómo se efectúa el cuadre automático del documento, para que este se realice hasta la línea actual o de todo el documento.
Calcular el valor que se va a registrar
En el registro de documentos, al poner el cursor en la columna en la que se desean registrar los valores (debe o haber), puede usarse una funcionalidad disponible con la tecla de acceso rápido F6, e introducir el importe por el valor sujeto a retención (neto) o por el valor total (sin deducción).
Si la línea ya incluye la clase de IVA, los valores de "%IVA" e "%IVA no deducible" se copian de la configuración de la clase.
Ejemplo
En el escenario de compra de un bien con un valor neto de 120 €, con el tipo de IVA del 20% y el 50% de IVA no Deducible deben seguirse los siguientes pasos:
- Acceder a Finanzas | Contabilidad | Movimientos;
- Seleccionar el Diario41 y el Documento411;
- En la barra de herramientas, seleccionar la opción Nuevo;
- En la ventana Orden/General/Analítica, introducir la cuenta 62212 y con el cursor en la columna "Debe" pulsar la tecla F6;
- En la ventana Cálculo del IVA, introducir los siguientes valores: - IVA (%): 20% - % n/Ded.: 50% - Total: 120€ Nota: El valor de la retención se calcula automáticamente;
- Hacer clic en Confirmar.
- Comprobar que la columna "Debe" de la cuenta 62212 asume el valor 110€ (valor neto + %n/Ded.);
- La línea siguiente debe asumir la cuenta 24323139511 (definida en el Plan de IVA de la Clase de IVA que, a su vez, corresponde a la cuenta 62212) y el valor del "Debe" igual a 10€;
- Introducir la cuenta 111 y en la columna "Haber" introducir los 120€;
- Por fin, hacer clic en Guardar.
Analizar datos introducidos
Para analizar los datos introducidos, en el extracto de IVA, deben seguirse los siguientes pasos:
- Acceder a Finanzas | Contabilidad | Informes | Extractos;
- Seleccionar el Extracto de IVA;
- En la pestaña Restricciones, indicar el plan de IVA 12339511 (cuenta de IVA asociada a la Clase de IVA que, a su vez, se refiere a la cuenta 62212);
- Hacer clic en Actualizar;
- Comprobar que en la línea del movimiento registrado antes, el valor es igual a 110€ (valor neto + valor del IVA no deducible registrado en la cuenta 62212) y se presenta en la columna "Debe". A su vez, la columna "Val. Mov." muestra el valor de 100€.