Como efetuar um ciclo de lançamento?

É possível distribuir os custos de comunicações pelo Centro de Custo, garantindo um processo de relançamento de custos à organização.

Ciclos de Lançamento

Os ciclos de lançamento proporcionam à organização um processo de relançamento de custos, após estes terem sido incorridos.

Nas organizações mais complexas, é comum dividir os centros de custo em duas classificações principais: os primários (ou diretos) e os de suporte (por vezes indicados de auxiliares ou indiretos).

Os centros de custo primários são dirigidos por cost drivers. Por exemplo, produzem ou consomem custos que se podem quantificar. Geralmente são estes que interessam numa análise de rentabilidade, já que se pretende que os centros de custo de suporte ou auxiliares tenham saldo 0 no final do período (ou tendencialmente até ao final do ano).

Num cenário de uma organização em que tem três centros de custo principais, em que são estes os centros de custo para o departamento financeiro, o centro de custo de recursos humanos e o de compras.

Semanalmente, é registada uma fatura de custos telefónicos. Até agora o que se podia sugerir é um rateamento dessa fatura na hora. Estes rateamentos eram fixos, e, a não ser que tivessem diretamente indicado na conta, não era possível indicar numa integração com o módulo de Compras ou de Contas Correntes.

Agora é possível lançar a fatura num centro de custo auxiliar, e depois fazer um rateamento desta pelos centros de custo principais. Este processo vai creditar o emissor (centro de custo auxiliar) e debitar proporcionalmente os centros de custos primários.

Os valores das contas originais ficam com o mesmo saldo. Adicionalmente, este rateamento pode ser dinâmico, por exemplo, se for indicado o consumo deste por cada um dos departamentos. Este fator é tido em conta para ratear os custos pelos departamentos.

Este processo pode ser usado para centros de custo ou funções. Pode-se até fazer a transferência de valores de centros de custo para funções e vice-versa.

Se utilizar um critério fixo, para cada destino é necessário indicar a percentagem a usar. Nota: A percentagem não tem de ter na totalidade 100%, mas não é possível ultrapassar. Pode-se ter 60% segundo um rateio fixo, e os restantes dinâmicos.

O critério, com base num índice estatístico, dependendo do tipo deste, vai debitar os valores de acordo com o peso indicado no índice.

Se indicar um critério com base num saldo de conta, o sistema vai analisar o saldo da conta indicada, no tipo de lançamento e do género (crédito ou débito) para cada um dos objetos destino.

Este valor serve como peso para ponderar o rateamento a usar. Por exemplo, ratear a fatura de seguro de vida pelo valor dos salários para cada um dos departamentos.

Nos dois últimos critérios, os custos originais são considerados a 100%.

No ERP existe um monitor que processa os ciclos criados, para os períodos indicados.

Neste monitor, os ciclos são executados pela ordem indicada, porque pode-se ter a situação de termos vários níveis de centros de custo auxiliares, de forma que o primeiro nível tem de ser completo para se proceder à liquidação do segundo ciclo para os centros de custo primários no final.

Se não pretender afetar os acumulados do tipo de lançamento original, poderá processar os ciclos para lançar num tipo de lançamento diferente dos custos originais.

Os ciclos são dependentes do tipo de lançamento.

Efetuar Rateamento de Custos

Os ciclos de lançamento permitem:

• automatizar distribuição de custos de forma periódica;
• criar regras dinâmicas para distribuição de custos;
• distribuir custos entre Centros de Custo em cadeia e analisar a rentabilidade em Centros de Custo ou Funções.

Por exemplo, é possível distribuir os custos de comunicações pelo Centro de Custo conforme os minutos de comunicações.

Para efetuar um rateamento de custos, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Finanças | Controlo Financeiro | Ciclos de Lançamento;
2. Indicar uma descrição para o novo ciclo de distribuição;
3. Indicar o Exercício e Período limite dos valores de origem;
4. Definir o Tipo de Lançamento a efetuar quando se gravar o ciclo;
5. Indicar o Diário do movimento de distribuição de custos;
6. Selecionar o Documento Contabilístico para movimentar a distribuição de custos;
7. Definir a Data do lançamento e do documento na Contabilidade;
8. Indicar se pretende validar as Reflexões. Caso não ative esta opção, a execução irá ignorar todas as reflexões;
9. No separador Ciclos, adicionar o(s) ciclo(s) de distribuição a realizar; Nota: é possível efetuar um cadeamento de ciclos, inserindo-os devidamente na grelha;
10. Editar o ciclo criado anteriormente e selecionar a opção Processar. Após esta operação, é realizado um lançamento na Contabilidade.

Para visualizar o movimento efetuado na Contabilidade, no separador Ciclos efetuar drill-down ao documento (selecionar o ciclo e com o rato do lado direito, na coluna Documento, selecionar Drill-down | Documento).