¿Cómo configurar extractos digitales y bancarios?

Un extracto bancario es un documento disponible por las entidades bancarias, formado por saldos, movimientos y otras informaciones relativas a la cuenta bancaria de un cliente u organización. En este sentido, es importante configurar un conjunto de operaciones, por ejemplo, definir e importar extractos, anular movimientos y agrupar movimientos.

Definir el formato del extracto digital

Debido a la diversidad de instituciones bancarias que existen en el mercado, también existe una gran diversidad de formatos de extractos. Por ello, hay que definir la estructura de los archivos para cada una.

Para definir o formato de un extracto digital deben seguirse los siguientes pasos:

1. Acceder a Finanzas | Cajas y Bancos | Recursos | Tablas;
2. Acceder a la opción Formatos de Importación;
3. Indicar el Nome y la Descripción del formato;
4. Indicar el formato como se presentan los atributos en el archivo: - Largura Fija: Indica que la posición del atributo en cada línea se determina según la posición del primer carácter y la largura correspondiente; - Largura Variable: Indica que cada atributo se define a través de un carácter separador y delimitador;
5. Seleccionar el tipo de cada una de las líneas, así como su atributo;
6. i fuera necesario indicar un formato especial, este debe aplicarse en la lectura de cada línea, en Formato Especial;
7. Por fin, hacer clic en Confirmar.

Ejemplo

Considerando la línea "00000009876543216870200605012006051500000000011840380000000001184234" de un extracto digital con formato Largura Fija y con los atributos presentados:

Número de la cuenta: "00000009876543216"; Número del Extracto: "5432".

No es obligatorio definir la estructura cuando el formato usado es MT940.

Anular movimientos del extracto bancario

A veces, las empresas detectan que un movimiento del extracto del propio banco está repetido comparado con el extracto bancario anterior, o que un movimiento comunicado por el banco no está correcto y debe reclamarse.

En estos casos, para que estos movimientos no permanezcan permanentemente en la lista de movimientos sin conciliar, en el ERP se ha desarrollado un mecanismo para ignorar estos movimientos del extracto bancario.

Para anular un movimiento del extracto bancario deben seguirse los siguientes pasos:

1. En la ventana de conciliación automática, seleccionar una cuenta bancaria;
2. En la misma ventana, seleccionar un extracto (también está disponible si se selecciona la opción de movimientos sin conciliar);
3. Seleccionar una línea, no conciliada, en el extracto bancario;
4. Con el botón derecho seleccionar la opción de Ignorar.

El ERP no elimina esta línea, pero a partir de ahora se muestra con un icono diferente.

En el cálculo del saldo, estas líneas se ignoran. Naturalmente, se excluyen del proceso de conciliación manual/automática.

En caso de error, esta acción puede deshacerse, repitiendo los mismos pasos indicados en este artículo.

Agrupar o dividir movimientos

Con el objetivo de conciliar los movimientos del extracto bancario con los movimientos de tesorería, están disponibles dos operaciones en el ERP que facilitan esta tarea: Agrupar y Dividir.

La funcionalidad de agrupar permite agrupar dos o más movimientos del extracto y la operación de dividir hace lo contrario, es decir, divide un movimiento en dos. Estas operaciones solo están disponibles en la ventana de conciliación automática después de seleccionar un banco y un extracto.

Estas operaciones conservan el valor del extracto bancario.

Configurar la importación de extractos

Para que la importación de un extracto digital se realice correctamente, hay que definir el tipo de importación, así como la relación de los movimientos entre el banco y los movimientos de Tesorería asociados.

Para

1. Acceder a Finanzas | Cajas y Bancos | Recursos | Tablas;
2. Acceder a la opción Bancos;
3. Crear o editar un banco;
4. En la pestaña Conciliaciones seleccionar el formato de importación; Nota: El formato de importación representa la estructura del archivo y lo define el banco;
5. En la tabla de las relaciones, indicar el Código del movimiento suministrado por el banco;
6. En la misma tabla, indicar el Movimiento de Tesorería, que es el código del movimiento del ERP asociado al código del banco;
7. Por fin, hacer clic en Confirmar.

La definición del formato de importación permite interpretar correctamente el archivo y asociar correctamente los movimientos existentes en el extracto emitido por el banco con los movimientos de Tesorería.

Importar un extracto digital

Los extractos digitales son extractos emitidos por los bancos en formato digital que posteriormente se pueden importar al ERP para usar en las conciliaciones automáticas.

Para efectuar la importación de un extracto digital deben seguirse los siguientes pasos:

1. Acceder a Finanzas | Cajas y Bancos | Bancos | Conciliación Bancaria;
2. Acceder a la opción Conciliación Automática;
3. Hacer clic en Importar;
4. Seleccionar la opción Archivo / Swift MT940 e indicar la ubicación del archivo;
5. Hacer clic en Importar.

Si las definiciones de importación del extracto asociadas al banco están correctamente configuradas, el extracto se importa correctamente y se muestra en la lista de la tabla de importaciones.

Esta tabla muestra la siguiente información:

• Las fechas iniciales/finales del extracto;
• Fecha final del extracto;
• El nombre del extracto suministrado por el banco;
• La cuenta del extracto;
• Los saldos iniciales/finales del extracto.

Cuando los extractos son secuenciales, el saldo final del primer extracto debe coincidir con el saldo inicial del extracto siguiente.

Cuando se usa la opción para importar el extracto en el formato estándar SWIFT MT940, el formato indicado en la tabla de bancos se ignora.

Importar extractos en el formato SWIFT MT940

El formato SWIFT MT940 es un formato de texto, en el que las principales tags y su interpretación por el ERP PRIMAVERA son las siguientes:

La moneda del extracto debe ser la moneda de la cuenta.

La equivalencia entre el número de cuenta del extracto y el número de la cuenta bancaria en la tabla de cuentas bancarias puede realizarse basado en el propio código, IBAN o CCC de la cuenta.

La tag 86 muestra al responsable la información de cuenta no importada.