¿Cómo se efectúa una conciliación bancaria?

Para controlar los movimientos de las entidades bancarias en las cuentas de la organización, puedes efectuar una conciliación manual o automática y a continuación analizar los totales de la conciliación. Si, después de una conciliación, aún existen movimientos sin conciliar, puedes contabilizarlos directamente en la tesorería.

Además de estas opciones, también puedes hacer un seguimiento de las conciliaciones que se han efectuado.

Realizar conciliaciones manuales

La conciliación bancaria permite a las empresas controlar los movimientos efectuados por el banco en sus cuentas. Cada proceso de conciliación está basado en el extracto emitido por el banco, lo que permite comprobar qué movimientos se han contabilizado en bancos en la aplicación y si están incluidos o no en el extracto.

En el ERP, esta validación consiste en marcar los documentos que se han contabilizado en bancos, de acuerdo con el extracto facilitado por la entidad bancaria.

Para efectuar una conciliación manual, sigue estos pasos:

1. 1. Accede aFinanzas | Cajas y Bancos | Bancos | Conciliación Bancaria;
   2. Selecciona el Tipo y la Cuentaque pertenecen al extracto a conciliar;
   1. En el campo Fecha introduce la fecha final/límite del extracto;
   2. En el campo Extracto Bancario introduce el saldo final del extracto bancario: - Visión Bancaria: Si el saldo bancario es un deudor, se debe introducir el valor en negativo, si es acreedor, el valor será positivo. - Visión Contable: Se es un acreedor, el valor introducido será negativo, si es un deudor, el valor será positivo.
   3. Marca la columna de conciliación de la cuadrícula con los movimientos que figuran en el extracto bancario;
   4. Por último, haz clic en Guardar.

• Ese movimiento no se contabilizó en el ERP;
• El movimiento existe en el ERP, pero está marcado con fecha posterior a la fecha de conciliación, por lo que no aparece en la cuadrícula.

Para corregir esta situación, puedes optar por contabilizar este movimiento en bancos o contabilizar un movimiento de diferencia en la conciliación. En este último caso, estos movimientos sólo pueden contabilizarse en las conciliaciones, y posteriormente pueden convertirse en conciliados en el extracto bancario.

Si embargo, si se produjo la segunda situación, el extracto tendrá dos movimientos iguales. Para corregirlo, debes eliminar el movimiento existente y no el de diferencia o cambiar su fecha.

No debes tener en cuenta los movimientos de la cuadrícula que no estén indicados en el extracto bancario, ya que volverán a figurar en la cuadrícula en la siguiente conciliación.

Para facilitar el acceso al documento contable desde la conciliación bancaria, puedes utilizar la opción Documento Contable que permite acceder al documento de la Contabilidad correspondiente. Cuando el documento no tiene origen en Contabilidad, la opción no está disponible.

Realizar conciliaciones automáticas

La conciliación automática permite marcar automáticamente los movimientos de Tesorería incluidos en el extracto como conciliados, basándose en el extracto digital suministrado por el banco y en la relación de campos definida.

Si es posible extraer de las entidades bancarias el extracto bancario en formato electrónico (formato fijo o formato Swift MT940), puedes utilizar la conciliación con el extracto y asociar ambos movimientos.

Contrariamente a la conciliación manual, la conciliación automática permite cargar elextracto bancario en el ERP.

Nota: Puedes cargar con el archivo de formato fijo o a través de MT940.

Tras cargar el extracto bancario, puedes iniciar la conciliación automática, utilizando criterios definidos en el Administrador.

Cuando no es posible enlazar, puedes iniciar un proceso manual en el que seleccionas el movimiento del extracto y luego indicas los movimientos de Tesorería asociados.

Además de la facilidad del proceso, la conciliación automática garantiza la relación entre los movimientos del ERP y los correspondientes movimientos de Tesorería.

Para efectuar una conciliación bancaria automática, sigue estos pasos:

1. Accede a Finanzas| Cajas y Bancos | Bancos | Conciliación Bancaria;
2. Selecciona la opción Conciliación Automática;
3. Selecciona el tipo y la cuenta que deseas conciliar;
4. Indica la fecha final en el campo Fechay una descripción en campo Rec.;
5. Selecciona el extracto digital a conciliar en el campo Extracto (por defecto, se muestran las líneas de los extractos digitales no conciliadas);
6. Haz clic en Conciliar. Basándose en los criterios de relación definidos, la aplicación marca automáticamente los movimientos como conciliados;
7. Por último, haz clic en

1. Guardar.

Si deseas editar una conciliación, puedes seleccionar la operación Lupa en el campo Conc. o indicar la Fecha de la conciliación en el campo Fecha.

Si la conciliación se efectúa con las líneas no conciliadas, la relación no se calculará. Para comprobar la relación, es necesario hacer drill down en la cuadrícula superior, en la columna extracto, para abrir el extracto digital utilizado en la conciliación de la línea seleccionada, ya que la conciliación puede utilizar más de un extracto digital. Tanto en la conciliación automática como en la manual, la grabación valida la tolerancia definida en Criterios | Tolerancia.

Si existe más de un posible movimiento a conciliar, se facilita un formulario en el que puedes decidir qué movimiento del ERP se conciliará con el movimiento del extracto digital.

Analizar totales en la conciliación

Tras una conciliación, se analizan los diversos valores que ayudan en la conciliación bancaria:

• Saldo Contable: Es el saldo de la cuenta en la fecha de conciliación. Permite realizar el drill down hasta el respectivo extracto del ERP;
• Conciliado: Corresponde a la suma de los movimientos conciliados;
• No conciliado: Corresponde a la suma de los movimientos no conciliados;
• Movimientos de diferencia: Corresponde a la suma de los movimientos de diferencia;
• Extracto Bancario: Es el saldo final presentado por el banco. Este campo se rellena manualmente;
• Cuadre: Corresponde al siguiente cálculo: Saldo Contable - Total de movimientos no conciliados - Total Extracto bancario. Si el parámetro del administrador Movimientos de diferencia actualizan Saldos está activo (disponible en Administrador | [Empresa] | Tesorería | Parámetros de la Empresa | Otros) se suman a esta los Movimientos Diferencia.

Tras el proceso de conciliación bancaria, el valor del cuadre debe ser 0. En el caso contrario, ocurre uno de los siguientes escenarios:

Escenario 1: Existen movimientos de Tesorería no conciliados, pero todas las líneas del extracto bancario están conciliadas.

Cuando se produce este escenario, existe un movimiento no reconocido por la entidad bancaria, como por ejemplo un cheque que el banco aún no ha ingresado. En este caso, debes contabilizar un Movimiento de Diferencia para hacer efectivo el cuadre. En la sesión siguiente, si el movimiento aparece, debes rectificarlo.

Escenario 2: Cuando la tesorería está totalmente conciliada, pero existe una línea no conciliada en el extracto, es decir, existe un movimiento en el banco que no se ha contabilizado en la tesorería.

Este escenario se produce, por ejemplo, cuando está registrado en el extracto bancario un coste bancario de mantenimiento de la cuenta sin que se haya recibido por correo la factura correspondiente o cuando un cliente efectúa un pago por transferencia bancaria que aún no se ha registrado. En este caso, puedes contabilizar el Movimiento en Tesorería directamente a partir del extracto.

Contabilizar movimientos no conciliados

Los movimientos importados de los extractos digitales que aún no se han conciliado pueden contabilizarse directamente en Tesorería.

Para contabilizar en la Tesorería movimientos no conciliados, sigue estos pasos:

1. Accede a la opción Conciliación Automática;
2. Selecciona los movimientos que aún no se han conciliado;
3. Elige la opción del menú de contexto Movimiento en Tesorería; Nota: Al seleccionar esta opción, solo se elegirán los movimientos no conciliados.
4. Selecciona el Tipo de Documento y la Serie correspondiente;
5. Indica el movimiento bancario o el elemento de tesorería a utilizar;
6. Por último, haz clic en

Una vez guardado el documento de tesorería, los movimientos del extracto digital se concilian automáticamente con los movimientos que se acaban de contabilizar.

Si no has definido las conciliaciones bancarias en el banco, aparecerá una ventana para que hagas esa relación, antes de que aparezca el editor de Tesorería. En este editor, solo puedes introducir nuevas líneas y nunca cambiar los valores procedentes del extracto digital.

En la cuadrícula del extracto digital, se pueden seleccionar los movimientos conciliados y no conciliados.

Localizar conciliaciones bancarias

Para localizar Conciliaciones Bancarias, sigue estos pasos:

1. Accede a Finanzas| Cajas y Bancos | Bancos | Conciliación Bancaria;
2. Haz clic en Buscar Conciliación;
3. Indica la descripción con el nombre asignado a la conciliación;
4. Define las fechas de inicio y fin en las que se grabó la conciliación;
5. Haz clic en Buscar;
6. En la cuadrícula, selecciona la conciliación que deseas editar;
7. Por último, haz clic en Confirmar.