¿Cómo exportar movimientos bancarios en formato electrónico?

Es posible exportar documentos electrónicos de movimientos bancarios en varios formatos, dependiendo de la ubicación de la organización.

Hay que consultar toda la información sobre los formatos disponibles para asegurarse de que el formato elegido es la mejor opción para la organización.

Servicio de carta cheque

El servicio de carta cheque ofrecido por los bancos en el que, en lugar de que el cliente imprima los cheques internamente, se envía al banco un archivo magnético con la información del cheque y los documentos que éste liquida.

Es responsabilidad del banco imprimir la carta al Proveedor, incluyendo el propio cheque impreso. De este modo, se gana en seguridad porque ya no es necesario conservar los cheques en la empresa.

Por otro lado, estos cheques se imprimen con fechas de caducidad más cortas (normalmente 90 días) y el cliente está siempre informado del estado del cheque.

En el caso del formato confirming, en el proceso asociado al mismo, el cliente asigna las facturas a pagar al banco, que se encarga de pagar al proveedor.

Nota: El banco identifica a los proveedores por su número de identificación fiscal.

Cualquier parámetro adicional que requieran estos formatos (por ejemplo: el tipo de correo) se seleccionan en la pestaña Opciones disponible en Tesorería | Cajas y Bancos | Bancos | Exportación de documentos.

PS2

El archivo PS2 no puede contener pagos y recibos al mismo tiempo, por lo que el código indicado en el campo Tipo de operación es el que se aplica a todos los movimientos mostrados.

Para poder emitir un cobro a una entidad, debe establecerse una relación de adeudo directo (autorización de adeudo en cuenta) entre la entidad que desea cobrar y la entidad deudora.

Esta operación puede realizarse incluso cuando las entidades están en bancos diferentes (ya que SIBS ha establecido un servicio automático de compensación de cuentas).

El código de autorización de adeudo en cuenta utilizado en el archivo PS2 se infiere en el campo Descripción de la pestaña Datos comerciales de la ficha de la entidad en Tablas | General | Terceros | [Clientes/Proveedores/Otros Terceros].

SEPA

El sector bancario europeo ha elaborado un plan para la creación de la Single Euro Payments Area (SEPA).

Para aplicar este plan y actuar como organismo autorregulador, se creó el European Payments Council (EPC), una entidad de derecho belga que agrupa a bancos de todos los países europeos.

En este contexto, están disponibles estos nuevos formatos de exportación bancaria, que permiten realizar transferencias de crédito a cualquier entidad de la zona SEPA.

Los formatos proporcionados son: el formato Flat File para Portugal, Norma 34.14 para España y el formato XML (ISO20022).

Exportar documentos en formato electrónico

Para exportar documentos de movimientos bancarios en formato electrónico, se deben seguir los siguientes pasos:

1. Acceder a Finanzas | Pagos y cobros | Integración bancaria;
2. Seleccionar la opción Exportación electrónica;
3. Seleccionar el tipo de exportación: Archivo o Transacción Electrónica (sólo disponible cuando el módulo Tecnologías de Transacción Electrónica está instalado y configurado).;
4. Indicar las fechas para la selección de los movimientos;
5. Seleccionar el banco y la cuenta para los que se desea generar el fichero;
6. Indicar el formato de exportación en función de la ubicación de la organización: -Portugal: PS2, SEPAFlat File, SEPA-XML, ServiçoPagamento Fornecedores BCP (también conocido como Confirming), Carta Cheque do Santander, Carta Cheque do BCP, Carta Cheque do BPI,Confirming Santander; Confirming da CGD y confirming Montepio Geral, siendo estos dos últimos formatos para su lectura en excel. También existen formatos de exportación de tarjetas bancarias en formato PS2 para las siguientes entidades: BCP (Cartão Free Refeição), BES (Cartão à la Card) y CGD (Cartão Caixa Break).

Nota: estos formatos de tarjeta bancaria sólo están disponibles para las transferencias resultantes del pago de salarios a Empleados (mediante integración a través del módulo de Recursos Humanos o mediante un pendiente generado en cuentas corrientes): - España: Norma 34, Norma 68 o Norma 34.14; - PALOP: PS2;

1. Seleccionar las entidades y el movimiento bancario que se desee (sólo se puede seleccionar un movimiento asociado al formato de exportación elegido en el punto 4);
2. Actualizar los movimientos existentes en el sistema que aparecen en la cuadrícula. Los proveedores aparecen en la parte superior y los movimientos respectivos en la parte inferior;
3. Seleccionar los movimientos que se desean exportar en la columna Exp.;
4. Comprobar la ubicación del archivo en el disco. El nombre del archivo lo asigna automáticamente el sistema, pero puede cambiarse;
5. Seleccionar la opción Magnético.

Nota: en la cuadrícula de totales por entidad, para seleccionar el NIB (Destino), se muestra una combo list con todos los NIB de los bancos asociados a la entidad.

Dependiendo del formato de exportación elegido en la pestaña Opciones, además de la fecha de emisión, estarán disponibles las siguientes opciones adicionales:

Como los formatos son específicos del banco, el sistema comprueba (utilizando los cuatro primeros dígitos del NIB de la cuenta bancaria) si el formato se aplica a ese banco. Además, los formatos SEPA (incluida la Norma 34) comprueban si la cuenta bancaria tiene cumplimentado el IBAN y el SWIFT, así como el de las propias entidades.

Para reexportar movimientos, se debe seleccionar la pestaña Historial, que mostrará todas las exportaciones realizadas hasta la fecha. Para las transferencias de liquidación a cuentas corrientes (por ejemplo, una nota de pago), se puede ver la lista de documentos liquidados y su valor haciendo doble clic en la cuadrícula de documentos.