Inventario Permanente e Inventario Físico

El ERP PRIMAVERA permite a las empresas gestionar y controlar sus existencias (stocks) a través del uso de los conceptos de Inventario Permanente e Inventario Físico.

Inventario Permanente

El Inventario Permanente consiste en un método de contabilización de las existencias de una empresa, y es un sistema obligatorio para algunas empresas.

En la práctica, este método corresponde al registro en Contabilidad (clase 3 – Existencias) de los costes de Compras y Ventas, permitiendo el cálculo del valor de las existencias en un determinado momento. Al menos una vez por ejercicio contable, hay que realizar el recuento físico – Inventario Físico– de todas las existencias para calcular la información correcta sobre cantidades y valores.

Inventario Físico

El Inventario Físico corresponde al proceso de recuento físico de las existencias – stockde los artículos– de una determinada empresa, para garantizar que los datos informáticos reflejan correctamente las existencias reales.

Como resultado del Inventario Físico, para los artículos cuya existencia física no corresponde a la información registrada en la aplicación, se realizarán ajustes Positivos o Negativos para corregir los datos en la aplicación. Además de permitir a las Empresas tener la información correcta sobre sus existencias, el Inventario Físico es un proceso obligatorio para algunas empresas durante el Cierre del Año (ver Inventario Permanente).

El listado de inventario físico es muy útil para el control efectivo de los stocks de la empresa, ya que permite al usuario realizar el recuento real de sus artículos. Si el recuento efectuado no coincide con los valores del sistema informático, esto puede ser porque las devoluciones, los artículos perdidos o los estropeados se pueden haber gestionado sin efectuar el registro en el ERP. En este caso, la opción Stocks en el menú Documentos permite al usuario actualizar las cantidades de cada uno de los artículos, a través de movimientos de entrada o de salida de stock.

Preparación de Inventarios y Recuentos Físicos

Si los recuentos físicos no coinciden con el registro informático, podrá usarse la opción de Preparación de Inventarios y Recuentos Físicos para proceder a su ajuste:

• Preparación del Inventario: En esta fase se crea un documento para identificar los artículos que se van a introducir en el inventario. Después de esta identificación, pueden imprimirse documentos de apoyo al recuento o exportar los artículos a terminales de recogida de datos;
• Recuentos Físicos: En esta fase se introducen los recuentos reales efectuados en los diversos almacenes. Si se desea, pueden importarse directamente los recuentos a partir de la información obtenida en los puntos de recogida de datos;
• Cierre del Inventario: Esta operación consiste en generar automáticamente documentos de ajustes de stock, así como su correspondiente contabilización.