¿Cómo procesar una expedición?

Los documentos pendientes de expedición pueden consultarse a través de la Pantalla de Expedición, en Marketing & Ventas o Provisión |Inventario | Expedición.

En esta pantalla se muestra una lista con todos los documentos pendientes de expedición. A partir de esta pantalla pueden seleccionarse los documentos que se desea expedir y hacer clic en Procesar para crear una nueva expedición.

La Pantalla de Expediciones está dividida en tres partes. En la parte superior se encuentra la identificación cuantitativa de los documentos presentes / pendientes de procesamiento. En esta sección existen filtros por tipo de documento. También existe la identificación de documentos con atrasos, por comparación entre la fecha de expedición y la fecha actual.

En el medio, existe una tabla con una lista de todos los documentos, en la que se identifica el documento, la fecha del documento, la fecha de carga, la entidad, el nombre de la entidad, los días máximos de atraso de las líneas y los elementos expedidos (líneas totalmente procesadas).

Por último, en la parte inferior existe una tabla en la que se muestran los detalles del documento, es decir, las líneas de artículos (mercancías) presentes en el documento. En esta tabla se muestra información sobre el código de artículo, la descripción del artículo, el almacén, la ubicación, el lote, la cantidad, la cantidad pendiente, la fecha prevista de entrega y los días de atraso.

Movimientos de salida de stock

En el proceso de expediente se incluyen documentos que dan origen a movimientos de salida de stock. Estos movimientos pueden catalogarse a través de los tipos de movimientos definidos:

• Pedidos de Clientes – Aquí se muestran todos los pedidos de cliente con líneas pendientes de expedición de artículos (mercancías)
• Transferencias (Almacenes) – Aquí se muestran los documentos de transferencia que ponen la mercancía en reserva para transferencia (estado de reserva para transferencia en el tipo de documento).
• Devoluciones a Proveedores – Aquí se muestran todas las devoluciones a proveedores que no mueven stocks.

Comportamientos en el almacén

La expedición de materiales está organizada para efectuarse en el contexto de un almacén. Así, al definir un almacén, este se usará para restringir o actualizar el almacén en las líneas.

Comportamientos para el almacén:

• Pedidos de Cliente - solo se pueden expedir líneas de pedido a otro almacén cuando no hay reserva de stock asociada. Una reserva obliga a usar el almacén al que está asociada;
• Devoluciones a Proveedor - solo se pueden expedir líneas de pedido a otro almacén cuando no hay reserva de stock asociada. Una reserva obliga a usar el almacén al que está asociada;
• Transferencias de Almacén - solo se permite expedir stock que pertenece al almacén de trabajo.

Expedición de materiales en el ERP

Puede acceder a la expedición de materiales directamente a través de Marketing & Ventas o Provisión |Inventario | Operaciones Logísticas | Procesar Expediciones.

Como alternativa, también se puede acceder a través de la Pantalla de Expediciones en Marketing & Ventas o Provisión |Inventario | Expedición.

Aquí podrá seleccionar los documentos que desea expedir, efectuar su procesamiento y acceder a la pantalla de Expedición de Materiales (a través de la opción de Contexto).

Esta área incluye toda la información sobre los documentos seleccionados, como la identificación del documento, la entidad y su descripción, el artículo, su descripción, la ubicación, el lote, la unidad, cantidad pendiente de expedición, cantidad sin expedir y la unidad de expedición definida para la línea, así como el documento generado al final de la expedición.

Solo hay que modificar la cantidad que se va a expedir o dividir las líneas para incluir nuevos lotes o unidades de expedición diferentes.

Al nivel de la línea, la columna Cerrar permite cerrar la línea cuando la cantidad que se va a expedir es inferior a la cantidad pendiente y no se pretende continuar con la cantidad que quedaría pendiente en el documento de pedido.

Esta opción no se aplica a las transferencias de stock.

En la tabla inferior pueden añadirse los nuevos artículos que se van a expedir, que se pueden incluir en el mismo documento si se trata de la misma entidad y si está activada la opción Agrupar por entidad. Para ello, identifique el artículo, la ubicación, el lote (si procede), la unidad, la cantidad que se va a expedir, la unidad de expedición, dónde se va a expedir y la entidad a la que se destina. Al finalizar también se introduce la columna Doc. Generado con la identificación del documento que resulta del cálculo de la línea.

Procesamiento (Configuraciones)

En las configuraciones de procesamiento pueden definirse los documentos y la serie que se generarán después de finalizar la expedición, así como indicar si los documentos de origen se agrupan por entidad.

En el proceso de expedición, es posible agrupar varios documentos que se van a expedir en un único documento de salida si la opción Agrupar por entidad está activada. Para que se realice la agrupación, los documentos seleccionados deben compartir un conjunto de atributos comunes. Si existen diferencias en dichos atributos, el sistema no realizará la agrupación y generará documentos de salida separados.

Los siguientes atributos influyen directamente en el proceso de agrupación:

• Entidad;
• Forma de pago;
• Condiciones de pago;
• Descuento comercial;
• Descuento adicional.

Por lo tanto, solo los documentos que presenten valores idénticos en estos atributos podrán agruparse en el mismo documento de salida.

En la configuración del documento de compra están disponibles los documentos de devolución al proveedor que mueven stock. Es decir, deben tener la misma configuración que el documento de origen, salvo la vinculación con el stock. Estos documentos deben estar vinculados obligatoriamente al stock y configurar los movimientos de cantidades positivas como salida y los de cantidades negativas como entrada.

En la configuración del documento de transferencia, podrá configurar documentos que generen stock en tránsito y que permitan transferencias de estado. El documento generado deberá colocar el stock en el estado de tránsito definido.

En la configuración del documento de venta, puede configurar documentos de venta que generen movimientos de existencias con entradas positivas y salidas negativas.

Unidades de expedición

Las unidades de expedición agrupan las líneas y permiten identificar las líneas que pertenecen a una determinada unidad de expedición.

Estas unidades sirven para transcribir el concepto de cajas o palés, pero solo se pueden usar en una única expedición/documento generado. Es decir, una unidad de expedición no puede usarse en más que un documento de expedición.

Para usar o crear nuevas unidades de expedición, acceder a las opciones de contexto en las líneas (hacer clic con el botón derecho) y seleccionar la opción Unidad de Expedición.

Si se desea dividir cantidades por unidades de expedición, basta con seleccionar la línea deseada y acceder a la opción de contexto Dividir Línea.

Indicar las líneas que desea crear, así como la cantidad que se va a dividir por las mismas. Las nuevas líneas se señalan con un icono que surge a la izquierda de la línea. También se puede usar esta opción para dividir una línea por diferentes lotes.

En la pestaña Unidades de Expedición, la tabla se muestra con una orientación a la unidad de expedición, para una visión de los contenidos de los lotes.

Finalizar la Expedición

Después de definir los artículos y las cantidades que se van a expedir, falta solo finalizar la expedición para terminar el proceso. Para ello, hacer clic en el botón Calcular en la barra de tareas.

Se mostrará una nueva pantalla con el resumen de la expedición, en la que se identifica el documento, serie, fecha, hora, fecha de carga, hora de carga, referencia, entidad y descripción de la entidad del documento que se va a generar.

Solo se podrán modificar los datos de las columnas Referencia, Fecha de Carga y Hora de Carga. El documento puede finalizarse a través de una de las siguientes opciones:

• A través del botón Calcular para finalizar la expedición y generar el documento;
• A través de la columna “…” que abre el editor correspondiente con el documento a generar introducido, permitiendo guardar el documento para que sea efectivo.

En la columna Resultado puede consultarse si el documento ya es efectivo o si ha ocurrido algún error en la generación del mismo.

Nota: si la opción Agrupar por entidad está activa en la pestaña Procesamiento, los documentos solo se agruparán si los siguientes campos tienen el mismo contenido:

• Forma de Pago
• Cond. de Pago
• Descuento de la Entidad
• Descuento Comercial
• Responsable