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Para emitir el informe de Intrastat es necesario efectuar un conjunto de configuraciones relacionadas con el cálculo y con la emisión del informe.
Configurar cálculo
Antes de calcular y facturar compras o ventas para el mercado intracomunitario hay que parametrizar el sistema a través de un conjunto de configuraciones relativas a los Clientes, Proveedores, Artículos y Documentos de Compras y Ventas.
Para configurar el cálculo de documentos para Intrastat, deben seguirse los siguientes pasos:
Configurar clientes, proveedores y otros terceros
- Acceder a [Marketing & Ventas/Compras] | General | Recursos | Tablas |Terceros [Clientes/Proveedores/Otros Terceros];
- Crear o editar un cliente;
- En la pestaña Otros Datos, seleccionar la opción Calcula Intrastat y seleccionar el puerto/aeropuerto;
- Hacer clic en Guardar.
Configurar artículos
- Acceder a [Marketing & Ventas / Provisión] | Inventario | Artículos;
- Crear o editar un artículo;
- En la pestaña Otros Campos, seleccionar el código de arancel del artículo;
- En la pestaña Fiscalidad, indicar el tipo de mercancía y su peso neto, así como el factor de conversión para la unidad suplementaria;
- Hacer clic en Guardar.
Configurar documentos de compras y ventas
- Acceder a [Marketing & Ventas / Provisión] | [Ventas / Compras] | Recursos | Tablas | [Documento de Venta / Documento de Compra];
- Crear o editar un documento;
- Seleccionar la opción Calcula Intrastat e indicar la condición de entrega;
- Hacer clic en Guardar.
Calcular documentos
Tras la emisión de los documentos de compras o ventas puede emitirse el informe Intrastat, que permite consultar y modificar la información según el año y mes correspondientes, así como seleccionar la información sobre las Llegadas (compras) y Expediciones (ventas).
Para calcular los documentos para la emisión del informe Intrastat deben seguirse los siguientes pasos:
- Acceder a [Marketing & Ventas / Provisión] | Obligaciones Declarativas | Transacciones de Bienes | Intrastat;
- Seleccionar el Mes y Año para el cálculo;
- Seleccionar el tipo de documento: Llegadas o Expediciones; Nota: Cuando está activada, la opción No considerar líneas con valor igual a cero permite ignorar las líneas de los documentos de transacciones intracomunitarias cuyo valor es cero. El objetivo de este comportamiento es que los artículos de regalo y/o los artículos enviados como muestras no se tengan en cuenta a efectos de la declaración de INTRASTAT;
- Comprobar si todos los campos de la tabla están introducidos;
- Hacer clic en Actualizar;
- Por fin, hacer clic en Calcular.
Para modificar la información asociada a cada documento hay que hacer clic dos veces en la línea de la tabla correspondiente al documento. Es obligatorio introducir toda la información, en particular del encabezado del documento y de las líneas correspondientes.
Existen diferencias en la emisión del Archivo Magnético entre Portugal y España. Si la ubicación de la empresa es Portugal se emite un archivo con una extensión ".cvs". Si la ubicación de la empresa es España se emite un archivo para el envío de la Declaración de Intrastat con los datos en un determinado orden.
A través de la página de Finanzas, la declaración se entrega con el encabezado que se genera automáticamente, por lo que solo hay que introducir las líneas o actualizar los datos.
Solo serán considerados documentos cuyo país de carga o descarga, dependiendo de si se trata de clientes o proveedores, es diferente del país de entrega.Además, es necesario garantizar que, en General | Recursos | Tablas | Informaciones Geográficas | Países, el campo Comunidad está introducido con el valor EU – European Union.
Para más información, consultar la página del INE.
Emitir informe de Intrastat
La emisión del informe de Intrastat incluye tres operaciones:
- Configuración previa de las tablas del Intrastat y reconfigurar los clientes, proveedores y artículos;
- Configuración de los documentos de Compras y Ventas para indicar si calcula Intrastat y asociar una condición de entrega;
- Preparación de los datos para generar el formulario N.
Para emitir el informe de Intrastat, deben seguirse los siguientes pasos:
Etapa 1: Configurar tablas, documentos y clientes/proveedores
- Acceder a [Marketing & Ventas / Provisión] | Obligaciones Declarativas | Transacciones de Bienes | Intrastat;
- Introducir la nomenclatura de las Mercancías según el sector de actividad de la empresa y la tabla de Regímenes Estadísticos; Nota: Las tablas de Modos de Transporte, Condiciones de Entrega, Naturalezas de la Transacción, Puertos y Regiones ya se encuentran correctamente introducidas según los códigos definidos por el INE;
- Acceder a [...] | General | Recursos | Tablas | Transacciones de Negocio | Modos de Expedición;
- Asociar el respectivo Modo de Transporte de Intrastat;
- Acceder a [...] | General | Recursos | Tablas | Información Geográfica |Zonas;
- Asociar la respectiva Región Intrastat;Nota: La tabla de Países ya está introducida. Sin embargo, si se añade un nuevo país hay que asociar un nuevo código Intrastat. Esta tabla está en Tablas | Generales | Otros Terceros | Otras Tablas | Países;
- Acceder a [Marketing & Ventas / Provisión] | Inventario | Artículos;
- En la pestaña Fiscalidad, asignar un código de arancel y el peso en kg correspondiente a cada artículo;
- Acceder a [Marketing & Ventas / Provisión] | [Ventas / Compras] | [Clientes / Proveedores];
- En la pestaña Otros Datos, debe indicarse si el cliente o el proveedor calcula Intrastat e introducir el Puerto/Aeropuerto de carga;
- En la pestaña Generales, en las tablas de los documentos de venta y compra hay que indicar si el tipo de documento calcula Intrastat, así como asociarle una condición de entrega;
- Registrar los documentos de Compras y Ventas seleccionados para el cálculo de Intrastat.
Etapa 2: Emitir informe de Intrastat
- Acceder a [Marketing & Ventas / Provisión] | Obligaciones Declarativas | Transacciones de Bienes | Intrastat para completar la información en falta
- Indicar el Mes y el Año que se va a calcular;
- Indicar las Llegadas/Expediciones para calcular las Compras/Ventas, respectivamente;
- Hacer clic en Actualizar para mostrar la lista de los documentos seleccionados para cálculo de Intrastat; Nota: Todos los campos son obligatorios. Para completar la información en falta, hay que hacer clic dos veces en los documentos de la lista.
- En el encabezado del documento hay que introducir los siguientes datos: Naturalezas de Transacción, Condición de Entrega, Medio de Transporte, Puerto/Aeropuerto de carga y País destino; Nota: Los datos de la tabla corresponden a las líneas del documento. En los artículos configurados correctamente, el código de arancel asociado surge en la tabla. En caso contrario, o si se desea modificar la información, hay que pulsar la tecla F4 sobre la celda de la tabla correspondiente al código de arancel. Se mostrará la lista con todos los registros de las mercancías disponibles;
- Introducir la Región origen, a través de la tecla F4;
- El Peso será el peso neto del artículo en Kg;
- Por fin, hacer clic en Confirmar.
Si el documento está correctamente introducido, la columna "OK" se selecciona. Si el documento está OK, se incluirá obligatoriamente en el informe.
Para introducir automáticamente los datos en falta, hacer clic en Calcular. Los elementos que se encuentren introducidos en la ficha del artículo, de los clientes/proveedores y de los documentos se colocan automáticamente.