¿Cómo definir una entidad comercial y de facturación en los documentos de venta?

En los documentos de venta, es posible definir entidades de facturación y entidades para descargar la mercancía, así como facturar en entidades distintas de las entidades comerciales.

Definir entidad de facturación

En los documentos de Venta existen 2 entidades:

• Entidad Comercial: Identifica a la entidad a la que se realiza la venta. En el historial de información, la aplicación considera a esta entidad a efectos de estadísticas de ventas;
• Entidad de Facturación: Identifica a la entidad que será responsable por el pago de la venta. La aplicación registra a esta entidad en la gestión de cartera y en contabilidad.

Nota: l valor del documento se asignará a la Entidad de Facturación pero, por defecto, la aplicación considera las condiciones comerciales (Forma de Pago y Condición de Pago) definidas para la Entidad Comercial.

• Una Entidad Comercial puede tener definida una o más Entidades de Facturación;
• Una Entidad de Facturación puede estar asociada a una o más Entidades Comerciales;
• No se puede configurar un escenario en el que una Entidad Comercial tenga definida una Entidad de Facturación, cuando esta última sea la Entidad Comercial de la primera. La única excepción es la propia Entidad que, por su naturaleza, asume el papel de Entidad Comercial y Entidad de Facturación;
• En los documentos de Venta, solo se pueden seleccionar para la Entidad de Facturación las entidades de tipo Cliente o Otro Deudor.

Para definir una Entidad de Facturación deben seguirse los siguientes pasos:

1. Acceder a Marketing & Ventas | Ventas | Clientes;
2. Indicar un Cliente;
3. En la pestaña Otros Datos,en el cuadro Entidades Asociadas seleccionar el Tipo y la Entidad;
4. Activar la opción de la columna Facturación;
5. Hacer clic en Guardar.

Definir entidad diferente

Además de ser posible definir una entidad de facturación diferente de la entidad comercial, también es posible definir una entidad para descargar la mercancía diferente de las otras dos entidades.

Para indicar una dirección de descarga diferente de la dirección de la entidad comercial, deben realizarse los siguientes pasos:

1. Acceder a Marketing & Ventas | Ventas | Documentos;
2. Hacer clic en Nuevo;
3. Indicar la entidad comercial;
4. En la pestaña Carga/Descarga seleccionar la opción Utilizar Dirección Alternativa para Lugar Descarga;
5. La entidad comercial y todas las entidades definidas serán presentadas en la ficha del cliente como Entidades Asociadas y con la opción Descarga seleccionada;
6. Indicar la Entidad deseada;
7. Seleccionar también una dirección de todas las direcciones alternativas que pueden ser sugeridas; Nota: Si la entidad no tiene direcciones alternativas introducidas, será utilizada la dirección principal de la empresa;
8. Por fin, hacer clic en Guardar.

Para impresión del documento factura,hay que definir en Marketing & Ventas | Ventas | Recursos | Tablas | Documento de Venta, en la pestaña Series, en Impresión, la entidad correspondiente (Facturación o Comercial). Para documentos de tipo financiero, por defecto, es Facturación, para documentos de otro tipo será la entidad Comercial.

Facturar entidad diferente de la entidad comercial

En el proceso de comercialización de bienes y servicios es posible identificar tres tipos de entidades:

• La entidad que compra los elementos/servicios;
• La entidad que los recibe;
• Y la entidad que los paga.

En la mayoría de los casos estas tres entidades son la misma, pero también es normal que en un documento de venta participen diferentes entidades. Este escenario ocurre mucho en grupos empresariales, o cuando una entidad tiene una relación con otras entidades (socios de negocio, franquicias, etc.). Este concepto es el que dirige el proceso de facturación a una entidad diferente de la entidad comercial.

En la ficha de Clientes pueden crearse Entidades Asociadas que se tendrán en cuenta en la Gestión de Cartera y también en el momento de Facturación. Así, en una entidad asociada puede definirse cuando esta es la entidad a la que se va a facturar o para la descarga de la mercancía.

El editor de ventas permite seleccionar las siguientes entidades:

• Comercial, en la pestaña General;
• Facturación, en la pestaña Factura;
• Entrega, en la pestaña Carga/Descarga.

Por defecto, el editor de ventas considera la entidad comercial como la entidad de facturación. Si la entidad comercial tiene asociada una o más entidades de facturación, puede seleccionarse una de estas entidades como la entidad responsable por el pago (entidad de facturación). La pestaña Carga/Descarga permite indicar una entidad/dirección diferente de la comercial para descargar la mercancía.

Ejemplo

Existe la empresa “L-Drive” como empresa de Rental Car con sede en Madrid y que tiene otra empresa de Rental Car denominada “F-Car” (que opera en el aeropuerto de Sevilla). “L-Drive” será responsable por la compra de los nuevos automóviles, pero celebrará un contrato con “Fin-car”, que será la empresa que pagará los automóviles al proveedor (es la que recibe la factura).

Así, “L-Drive” pide el automóvil en el revendedor “Green Car” y la nota de pedido del revendedor “Green Car” tendrá tres entidades:

• Comprador: “L-Drive”, Madrid;
• Pagador: “Fin-Car”;
• Lugar de Descarga: “F-Car”, Aeropuerto de Sevilla.

En el revendedor “Green Car” la aplicación tiene 3 entidades definidas como Otros Terceros (“L-Drive”, “F-Car” y “Fin-Car”). Para el cliente “L-Drive” hay que definir los siguientes socios de negocio (Entidades Asociadas): F-Car (descarga) y Fin-Car (factura).

Para facturar a una entidad diferente de la entidad comercial deben seguirse los siguientes pasos:

Etapa 1: Asociar una entidad diferente de la entidad comercial

Etapa 2: Indicar la entidad de facturación en las facturas

Al guardar la orden de compra, el comportamiento será:

• La entidad que compra (entidad comercial) se guarda para la información de ventas (en el ejemplo, L-Drive);
• La entidad de descarga es una información en el documento que se genera (para el transporte de la mercancía);
• La entidad que paga se usa para finalidades financieras, como en Gestión de Cartera y en el Plan de Cuentas (en el ejemplo, Fin-Car). Sin embargo, las condiciones de pago, condiciones, descuentos y plan de pagos se heredan de la entidad comercial);
• Para anticipos en cartera, la aplicación considera la entidad de facturación en la opción de contexto Anticipos.

Solo se permiten entidades de tipo Cliente o Otro deudor como entidades de facturación. Los documentos financieros solo permiten que la impresión se realice para la entidad de facturación.

Comportamiento de los campos en los documentos de compra y venta

Los documentos de compra/venta están divididos en datos de encabezado y datos de las líneas. Algunos de los datos del encabezado condicionan los datos de la línea, entre los que se destaca la entidad y la moneda del documento.

Entidad (entidad comercial en los documentos de venta)

Esta información se usa para determinar la siguiente información de las líneas del documento:

• Referencia de los artículos (proveedores): La aplicación busca el código del artículo indicado por el usuario según la entidad introducida en el documento;
• Precios y descuento de los artículos: La aplicación determina el precio y el descuento del artículo según la entidad del documento;
• Fecha de entrega (proveedores): La aplicación calcula la fecha de entrega de los artículos según la información configurada para la entidad del documento.

Moneda

La aplicación determina el precio de los artículos según la moneda del documento. Si el precio del artículo está definido en la moneda del documento, la aplicación considera este valor. En caso contrario, se considera el precio = 0.

La configuración de la moneda del documento se realiza según la moneda definida por defecto para la Entidad del documento.