¿Cómo configurar las entidades en el enlace a Contabilidad?

En el enlace al módulo de Contabilidad, es posible configurar la aplicación para crear automáticamente las cuentas referentes a las entidades, así como crear listados de enlace a la cuenta de contabilidad en la misma categoría de la lista del sistema.

Crear automáticamente cuentas de terceros

Normalmente, al crear una nueva entidad, como un cliente o un proveedor, las cuentas correspondientes en el Plan de Cuentas portugués se crean automáticamente (si la aplicación se ha configurado para ello).

Las cuentas que se crean se obtienen a través de la unión de los prefijos de las cuentas definidos en el Administrador, en los parámetros del ejercicio, y el número de la contabilidad definido en la ficha de la entidad, indicado por el usuario. Por ejemplo, si el prefijo de las cuentas de clientes es 2111, al crear la entidad SOFRIO con el número de contabilidad 0001, la aplicación crea la cuenta 21110001.

Como esta creación automática es opcional y el usuario puede cancelarla, existe una utilidad que, usando las configuraciones del Administrador y los números de la contabilidad, crea de forma automática las cuentas de las entidades.

Para crear automáticamente cuentas de terceros, deben realizase los siguientes pasos:

1. En el Administrador después de seleccionar la empresa, acceder a Contabilidad | Parámetros del Ejercicio;
2. Seleccionar el Ejercicio (por defecto se sugiere el año de trabajo definido en Contabilidad);
3. En la pestaña Apertura de Cuentas, definir los perfiles (prefijos y/o máscaras) de las cuentas que se van a crear automáticamente en la apertura de fichas de terceros, según la configuración de las cuentas de op. con terceros, con base en la configuración de las cuentas de recapitulativos;
4. Hacer clic en Confirmar;
5. Acceder a Contabilidad | Otras Utilidades;
6. En la pestaña creación de Cuentas seleccionar el tipo de entidad: Clientes, Proveedores, Otros Deudores y Otros Acreedores;
7. Definir el Ejercicio (por defecto se sugiere el año de trabajo);
8. Seleccionar las configuraciones de las cuentas que pretende crear;
9. Puede definirse el intervalo de los identificadores de la entidad seleccionada que se va a considerar en el proceso de creación de cuentas (opcional);
10. Por fin, hacer clic en Confirmar.

Después de seleccionar el tipo de entidad, la utilidad comprueba todas las fichas del tipo de entidad seleccionado incluidas en el intervalo definido. Si las cuentas del plan de las fichas de la entidad seleccionada no están definidas, estas se generan automáticamente, según la configuración definida en la Apertura de Cuentas, y usando al efecto el número de la contabilidad definido en la ficha de la entidad.

Cuando se selecciona la opción Uniformizar los nombres de las tablas y la descripción de las cuentas ya existentes, se realiza la actualización de la descripción de las cuentas del plan.

Configurar aperturas de cuentas de entidades

Puede configurarse el ERP, para que al crear una nueva entidad de tipo Cliente, Proveedor, Otro Acreedor u Otro Deudor, las cuentas correspondientes se creen automáticamente en el plan de cuentas.

Para configurar la apertura de cuentas de entidades en Contabilidad, deben efectuarse los siguientes pasos:

1. En el Administrador, después de seleccionar la empresa, acceder a Contabilidad | Parámetros del Ejercicio;
2. En la pestaña Apertura de cuentas configurar las contas para cada uno de los tipos de entidad (Cliente, Proveedor, etc.). La cuenta puede contener el carácter "?". Estos caracteres son sustituidos por el número de contabilidad definido en la ficha de la entidad. Por ejemplo, para la entidad XPTO con el número de contabilidad '0003', si la máscara es igual a '221????', la cuenta será igual a '2210003'. Pueden usarse los siguientes tokens: - "D": tipo de mercado (1. Nacional; 2. Intracomunitario; 3. Externo); - "S": código del segmento de tercero (definido en la ficha de la entidad, en la pestaña Contabilidad).
3. Acceder a Base de Negocio de las Aplicaciones | Parámetros de la Empresa;
4. Seleccionar la sección Contabilidad y activar la opción Sugiere apertura de las cuentas de Contabilidad al crear entidades;
5. En el ERP, acceder a Finanzas | General | Recursos | Tablas | Terceros;
6. Crear una nueva entidad;
7. Introducir el número de Contabilidad.

Al crear una nueva entidad, con la opción activa, el ERP sugiere automáticamente la creación de las cuentas resultantes de la unión del número de la contabilidad con los diversos prefijos, según el tipo de entidad. Para que una cuenta no se cree, eliminar la selección en verde.

Para el mercado de Portugal, se sugieren los siguientes prefijos de apertura (asumiendo 4 dígitos para las cuentas de Contabilidad en el tercero):

• Clientes - 211SD????; 212SD????; 214SD????; 218SD????
• Proveedores- 221SD????; 222SD????; 228SD????
• Otros deudores - 2781D????
• Otros acreedores - 2782D????

La cuenta puede contener el carácter "?", pero estos caracteres se sustituyen por el número de contabilidad definido en la ficha de la entidad. Por ejemplo, la entidad XPTO con número de contabilidad “0003”. Si la máscara es “221????”, la cuenta será “2210003”. El formato “221???89” tampoco se acepta porque el sistema ignorará el “89”. Es decir, el carácter “?” debe aparecer al final de la máscara, y no es posible introducir números después de este carácter.

En el mercado de Angola, el token "D" se descodifica de la forma siguiente: 1. Nacional 21. Africano 22. Otros Mercados

Obtener lista de entidades

Con la introducción de los Planes de Cuentas por ejercicio (año), en teoría, la cuenta da contabilidad puede cambiar de un año a otro. Por ese motivo, se creó una estructura que soporta esta configuración. Sin embargo, se puede crear una lista de clientes, proveedores u otra entidad, con la columna de la cuenta de contabilidad en la misma categoría de la lista del sistema, así como las funcionalidads de sistema y de lista.

Para crear listas de enlace, deben seguirse los siguientes pasos:

La lista por defecto solamente es presentada a los usuarios con acceso a esa misma lista.