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Para un correcto enlace a Contabilidad, deberá seleccionar el método de integración deseado y, a continuación, configurar el propio enlace. También es importante configurar las cuentas exclusivas y los movimientos contables.
Métodos de integración
La integración con Contabilidad se realiza según dos métodos:
Aplazado/Contabilidad
A pedido del usuario se generan los movimientos contables. Después de generados, se guardan directamente en los archivos de Contabilidad.
Esta forma de enlace a Contabilidad permite que los cálculos se puedan efectuar de forma más productiva, ya que no es necesario tiempo de computación adicional al generar este tipo de cálculos. La periodicidad con la que se realiza el enlace a Contabilidad es de la exclusiva responsabilidad del usuario, aunque el programa mantiene información sobre los documentos que ya se han transferido a la Contabilidad.;
Aplazado/Archivo
A pedido del usuario se generan los movimientos contables. Después de generados, el usuario exporta estos movimientos a un archivo de texto. Este archivo puede posteriormente importarse a la Contabilidad y los movimientos se integran en este momento.
Esta opción es particularmente útil para usuarios que utilizan los servicios de despachos contables para realizar su contabilidad. Cabe destacar que en esta situación, el programa solo mantiene un registro de documento exportado a Contabilidad, no siendo posible obtener la indicación del parte/nº de parte que se le asignó. Esto se debe a que los archivos de contabilidad no se encuentran presentes.
Configurar enlace
El enlace a Contabilidad es realizado indicando en cada documento la cuenta de la contabilidad que se va a mover y los respectivos valores. Tanto las cuentas como los importes no son fijos, dependen de cada documento en particular. Por ello, la indicación de cada cuenta y el valor correspondiente pueden incluir mnemónicas que se concretan en el momento del registro de cada movimiento.
La ventana de configuración se divide en dos partes: una en la que se identifican los dígitos de enlace de cada una de las entidades (tablas) y otra de configuración de los documentos que se desea que tengan enlace a contabilidad.
La configuración del enlace a contabilidad se divide en dos partes:
- Configuración de las tablas: En cada uno de los elementos hay que indicar los dígitos de enlace a Contabilidad.
- Configuración de los documentos: Para cada documento existe un gran conjunto de opciones que determinan el comportamiento del enlace.
Configurar tablas
- Acceder a Administrador | [Empresa] | Base de Negocio de las Aplicaciones;
- Hacer clic en la opción Enlace a Contabilidad;
- Definir el Año del Ejercicio a configurar;
- Hacer clic en la opción Tablas;
- Seleccionar la tabla a configurar, por ejemplo: Almacenes;
- Seleccionar el elemento de la tabla a configurar;
- Indicar las definiciones de las cuentas de contabilidad. Como alternativa, utilizar la opción Configurador de Cuentas situada en la parte superior de la ventana;
- Por fin, hacer clic en Guardar.
Configurar documentos
- Acceder a Administrador | [Empresa] | Base de Negocio de las Aplicaciones;
- Hacer clic en la opción Enlace aContabilidad;
- Seleccionar el Ejercicio en el canto superior izquierdo. La configuración del enlace a contabilidad depende del ejercicio;
- Seleccionar el Módulo deseado. Los documentos están agrupados por módulo (Ventas, Compras, Stock, Cartera, Tesorería, Documentos Internos);
- Seleccionar el documento a configurar. Siempre que se crea un nuevo documento en el ERP, éste estará automáticamente disponible en esta ventana para, opcionalmente, participar en el enlace a contabilidad;
- Seleccionar la opción Documentos con enlace a contabilidad. Al activar esta opción, surge la pestaña para configurar las cuentas;
- Seleccionar las opciones de configuración del documento. Esta configuración es muy importante porque tendrá influencia en la forma cómo se gestionará el documento en CBL:
- Indicar un diario fijo o configurar un diario específico por cada serie del documento;
- Asociar un flujo asociado a este documento en el campo Flujo. Los flujos de efectivo (debido a su naturaleza) solo surgen asociados a cuentas de pagos o de cobros.
- Indicar si el movimiento se cuadra obligatoriamente en las cuentas financieras y/o en las cuentas analíticas y/o Presupuestaria. Por defecto el cuadre del área financiera está seleccionado;
- Definir el tipo de conexión: - Conexión Online: Indicar al sistema si la conexión es line, es decir, si el documento en Contabilidad se registra al mismo tiempo que el documento de Logística; - Mostrar la Tabla de Movimientos Contables: permite ver y editar el documento antes de materializarse; - Integra como Borrador: permite crear un documento del tipo Borrador, es decir, un documento pendiente de registro en Contabilidad; Nota: Estas dos últimas opciones dependen de la primera. Si ninguna de las opciones está activada, el documento se registra con la opción de movimientos aplazados en Contabilidad;
- Activar la opción Actualizar automáticamente para que en los movimientos aplazados, al editar un movimiento integrado en contabilidad, el sistema recalcula las cuentas que se van a registrar con base en la configuración actual;
- En el campo Sujeto a seleccionar una de las siguientes opciones: - Recapitulativos: Indica si el movimiento estará disponible en el informe de op. con terceros. De este modo, el sistema intentará reconocer las cuentas de terceros en contabilidad; - Retención en la fuente: Indica si este documento permite la distribución a los datos de retención en la fuente;
- En el campo Tipo de Documento en Inmovilizado indicar si el documento tendrá enlace al módulo de Equipamientos y Activos. En caso afirmativo, indicar su significado: Baja (desactivar el bien), Adquisición (aumenta el valor del bien), Enajenación (venta del bien activo);
- Indicar si la configuración definida en el plan de cuentas para la cuenta de IVA se sustituye a la indicada en la pestaña de la configuración de las cuentas en el campo Utiliza las clases de IVA (IPC para Angola) definidas en las cuentas de contabilidad;
- Indicar si la configuración definida en el plan de cuentas para las funciones se sustituye a la indicada en la pestaña de la configuración de las cuentas en el campo Utiliza las funciones definidas en las cuentas de contabilidad;
- Indicar si las cuentas del plan de cuentas se introducen automáticamente con los proyectos definidos en su ficha;
- Activar la opción Utiliza cuenta exclusiva para utilizar la cuenta en el enlace a Contabilidad. La opción de configuración de una cuenta exclusiva está disponible en el Administrador, en Logística y Tesorería | Parámetros de la Empresa | Generales | Otros | Cuenta exclusiva | Tabla Artículos o Familias. Esta opción permite indicar al sistema que la cuenta usada en el enlace a Contabilidad será la cuenta exclusiva. Para las demás tablas, la cuenta exclusiva se usará con los prefijos/sufijos definidos en la configuración del enlace a Contabilidad;
- Activar la opción Efectuar distribución para analítica al integrar en contabilidad para mostrar la distribución definida en el plan de cuentas para analítica (naturaleza normal o inversa);
- Activar la opción Efectuar integración con cartera para generar efectos a partir de Contabilidad. Esta opción está disponible si el documento seleccionado no hace integración con la Gestión de Cartera;
- Definir las Fechas a considerar: - En el enlace: Indicas la fecha de movimiento del documento. Podrá escoger entre la fecha de introducción (fecha en la que el usuario crea el documento) o la fecha del documento (fecha efectiva del documento); - Para la recopilación: Indicar la fecha relevante para la recopilación de información (solicitudes de devolución, transacciones intracomunitarias). Podrá escoger entre la fecha de introducción (fecha en la que el usuario crea el documento) o la fecha del documento (fecha efectiva del documento); Nota: Estas opciones solo están disponibles para los documentos de compras y de cartera;
- En el campo Ejercicio identificar el ejercicio de introducción del documento (solo para el producto Public Sector);
- En el campo Numerador identificar el número del documento (solo para el producto Public Sector);
- En el campo Doc. Externo identificar un documento externo (solo para el producto Public Sector);
- En el campo Data Documento identificar la fecha efectiva del documento (solo para el producto Public Sector);
- En el campo Fecha Introducción identificar la fecha en la que el documento se introduce en el sistema (solo para el producto Public Sector);
- En la pestaña Cuentas de Contabilidad configurar la introducción de la tabla de contabilidad. Cada línea del documento de movimiento de logística pasa por esta tabla. Al final, se realiza la agrupación y la suma de valores;
- En el campo General indicar la cuenta en el plan de cuentas. La cuenta indicada está formada por valores fijos a los que se pueden añadir tokens (letras). Estos tokens se sustituyen por valores en el momento de integración. Normalmente los valores se recogen a través de la configuración indicada en Tablas;
- En el campo Valor asociar un valor a cada línea del documento de logística;
- Indicar si la naturaleza de la cuenta a mover es Deber o Haber. En los documentos de Tesorería (únicos documentos con el concepto de valor acreedor o deudor), si no se indica la naturaleza, la aplicación registrará los valores respetando la naturaleza de las líneas del documento de Tesorería;
- Indicar el Signo. Cuando el signo es Positivo, el movimiento de cuenta solo se usa para movimientos en las líneas positivas, y viceversa. Si tiene la opción Pos./Neg., esto significa que esta cuenta tendrá movimientos independientemente del signo de la línea;
- Activar la opción Invierte Naturaleza. Si está activada, significa que la naturaleza y el signo se invertirán cuando la línea tenga un valor negativo. Por ejemplo, si la configuración del movimiento de la cuenta es deudor y negativo, la cuenta tendrá movimientos acreedores y con signo positivo. Si la configuración del movimiento de la cuenta es deudor y positivo, no se invertirá la naturaleza;
- Indicar la clase de IVA del plan de IVA (CBL). La clase de IVA puede indicarse a través de valores fijos a los que se pueden añadir tokens (letras). Estos tokens se sustituyen por valores en el momento de integración. Los valores se obtienen normalmente por la configuración indicada en Tablas. Los códigos alfanuméricos se muestran con paréntesis rectos (“[]”). Esta es la manera de distinguir los tokens de los caracteres que forman parte del código de la Clase de IVA. Por ejemplo, "%L3113[N]D" significa: - %L – Lugar de operación; 3113 - parte del código de la clase de IVA; [N] – letra "N"; D – Cuenta de tipos de mercado;
- Indicar la distribución del valor de IVA a una cuenta específica;
- Indicar el valor que se va a registrar en la distribución a la cuenta de IVA. Cuando no se indica ningún valor, el sistema usa los porcentajes indicados en la clase de IVA, en el plan de IVA;
- En el campo Centro de Coste indicar el centro de coste de la línea del movimiento. Normalmente el centro de coste se indica para las cuentas de costes e ingresos. Pueden usarse valores fijos o variables representados por letras;
- Indicar la cuenta del plan funcional en la que este movimiento se va a distribuir. Normalmente se indica una cuenta del plan funcional para las cuentas de costes e ingresos;
- Indicar la Configuración de la cuenta IVA;
- Indicar en el campo Clase IVA (Autoliq.) si este movimiento se auto liquida a través de un proceso de inversión del sujeto pasivo (reverse-charge). Si es una transacción intracomunitaria, se indica aquí la clase de IVA que se va a autoliquidar;
- En el campo Cuenta IVA (Autoliq.) se puede forzar la cuenta a usar en un proceso de liquidación automática de IVA;
- Indicar el valor que se va a distribuir en la liquidación automática en el campo Cuenta IVA (Autoliq.);
- En el campo Analítica indicar si se desea que este movimiento se distribuya al plan analítico, pueden configurarse aquí las cuentas que se van a usar (debe o haber). El valor usado es el mismo que el indicado para la cuenta de la general
- En el campo Imputación indicar si esta línea afecta solo al saldo de una de las monedas o a ambos (por defecto está seleccionada la opción Ambas Monedas). Esta opción solo está visible en las empresas con más de una moneda;
- Indicar la Descripción del movimiento. Esta descripción se inscribe en el movimiento contable. Si no introduce este campo, el sistema usará por defecto el Tipo de documento/Número/Serie; Nota: Cuando se integra un documento con la opción Mostrar Tabla de movimientos Contables activa, el número del documento que se muestra en la tabla es el token. Este se sustituye automáticamente por el número final del documento después de la confirmación en la ventana de contabilidad;
- Indicar observaciones.
Configurar cuentas exclusivas
Puede configurarse una cuenta exclusiva para que sea la cuenta usada en el enlace a Contabilidad. Esta opción de configuración de una cuenta exclusiva está disponible en el Administrador.
Para configurar una cuenta exclusiva, deben seguirse los siguientes pasos:
- En el Administrador acceder a Base de Negocio de las Aplicaciones | Parámetros de la Empresa;
- En la pestaña Otros, indicar si la Cuenta Exclusiva se refiere a la Tabla "Artículos" o "Familias";
- Hacer clic en Confirmar.
Así, en el enlace a Contabilidad, puede indicarse que la cuenta que se va a usar es la cuenta exclusiva. En las demás tablas, la cuenta exclusiva se usa con los prefijos/sufijos definidos en la configuración del enlace a Contabilidad.
Configurar los movimientos contables
Para configurar los movimientos contables al guardar los documentos, deben seguirse los siguientes pasos:
- Acceder a Administrador | [Empresa] | Base de Negocio de las Aplicaciones;
- Seleccionar la opción Enlace a contabilidad;
- En la pestaña Configuración seleccionar la opción Enlace Online;Nota: El enlace a contabilidad se realiza en el momento de guardar el documento de Mercantil Empresarial. Así, la contabilidad está siempre actualizada con relación al Mercantil Empresarial;
- Seleccionar la opción Mostrar tabla de movimientos contables. El documento contable se visualiza y puede modificarse antes de su registro en contabilidad;
- Hacer clic en Confirmar.