¿Cómo configurar cuentas y movimientos de recapitulativos?

En la gestión de operaciones con terceros es posible configurar la recopilación de datos para los informes de operaciones con terceros y modificar el n.º de dígitos de las cuentas asociadas a operaciones con terceros.

Configurar la recopilación de datos para los informes de operaciones con terceros

Para configurar la recopilación de datos para los informes de operaciones con terceros, deben seguirse los siguientes pasos:

1. Acceder a Administrador | [Empresa];
2. Seleccionar la opción Parámetros del Ejercicio;
3. Definir o Ejercicio Económico (por defecto se sugiere el año de trabajo);
4. En la pestaña Op. con terceros definir los perfiles (prefijos y/o máscaras) de las cuentas que se deben considerar como pasibles de gestión de operaciones con terceros (clientes, proveedores, otros deudores/acreedores y cuentas de caja/bancos);
5. Hacer clic en Confirmar;
6. En el ERP, acceder a Finanzas | Contabilidad | Recursos | Tablas;
7. Seleccionar la opción Documentos;
8. Editar un documento al que se desea aplicar la gestión de op. con terceros;
9. En la pestaña General seleccionar la opción Sujeto a Op. con Terceros;
10. Hacer clic en Guardar;
11. Ejecutar los procedimientos (6 a 8) para los demás documentos a los que se desee aplicar la gestión de operaciones con terceros;
12. Acceder a Finanzas | General | Recursos | Tablas | Terceros;
13. Seleccionar la opción Clientes;
14. Editar un cliente cuya cuenta distribuye a los prefijos definidos en la gestión de operaciones con terceros;
15. En la pestaña Contabilidad definir la cuenta de la contabilidad a la que debe corresponder el sufijo que, juntamente con el prefijo de la cuenta de operaciones con terceros, identifica la cuenta del cliente en el Plan de Cuentas;
16. Hacer clic en Guardar;
17. Ejecutar los procedimientos (12 a 13) para los demás clientes cuyas cuentas distribuyen a los prefijos definidos en la gestión de operaciones con terceros;
18. Ejecutar los procedimientos indicados para la entidad clientes en las entidades de proveedores y otros terceros.

Después de la configuración de los documentos, de las cuentas y de las entidades que pueden gestionar operaciones con terceros, el sistema está preparado para efectuar la recopilación de los datos a los informes de operaciones con terceros. Este proceso de recopilación se muestra en la introducción de documentos (sujetos a operaciones con terceros), es decir, siempre que se efectúe un movimiento de una cuenta con gestión de operaciones con terceros se identificará la entidad asociada al movimiento.

La cuenta puede contener el carácter "?", pero estos caracteres se sustituyen por el número de contabilidad definido en la ficha de la entidad. Por ejemplo, la entidad XPTO con número de contabilidad “0003”. Si la máscara es “221????”, la cuenta será “2210003”.

El formato “221???89” tampoco se acepta porque el sistema ignorará el “89”.

Es decir, el carácter “?” debe aparecer al final de la máscara, y no es posible introducir números después de este carácter.

Las cuentas de disponibilidades en función de su naturaleza pueden, por defecto, gestionar operaciones con terceros.

Modificar n.º de dígitos de las cuentas

La gestión de operaciones con terceros se basa en una configuración de prefijos de cuentas. Esta configuración supone que las cuentas de terceros obedecen a un determinado formato.

Por ejemplo, la cuenta 21110045 puede entenderse como la cuenta del cliente 0045. Los últimos cuatro dígitos, en este caso, definen el cliente, normalmente denominado el número de la contabilidad del cliente. El prefijo 2111 corresponde al prefijo definido para las cuentas de clientes (definido en la pestaña Op. con Terceros en los Parámetros del Ejercicio).

A veces hay que aumentar el límite de los números de contabilidad. Por ejemplo, en este caso puede ocurrir que existan más de 9999 clientes abiertos y sea necesario crear el número de contabilidad 10000. A este efecto, existe una utilidad que, de forma automática, modifica esta configuración.

Para modificar el número de dígitos de las cuentas asociadas a las operaciones con terceros, deben efectuarse los siguientes pasos:

1. Acceder a Administrador | [Empresa] | Contabilidad;
2. Hacer clic en la opción Otras Utilidades;
3. En la pestaña Op. con Terceros seleccionar la entidad deseada: Clientes, Proveedores y Otros;
4. Indicar el ejercicio en el que se desea efectuar la operación;
5. Definir el n.º de dígitos que se desea aplicar en la definición de las cuentas asociadas a las operaciones con terceros;
6. Hacer clic en Confirmar.

El servicio ejecuta los siguientes procedimientos:

• Modificación de las cuentas de las entidades en el Plan de Cuentas;
• Modificación de los números de la contabilidad en las fichas de las entidades (clientes, proveedores, etc);
• Sustitución, en los movimientos ya efectuados, por la nueva cuenta.

Por ejemplo, para los clientes, al pasar de 4 a 5 dígitos en 2013:

• En el plan de cuentas de 2013, la cuenta 21110045 pasa a 211100045;
• El número de la contabilidad del cliente correspondiente en 2013 pasa de 0045 a 00045;
• En los documentos de contabilidad ya registrados, la cuenta 21110045 se sustituye por la 211100045.

Este servicio modifica la estructura del plan de cuentas. El usuario debe tener en cuenta el impacto que esta modificación puede tener, por ejemplo en los informes de usuario. Solo se puede efectuar esta operación si para el tipo de entidad y año escogido, están definidos los prefijos de operaciones con terceros correspondientes.