¿Cómo crear una solicitud de precios en un concurso/obra?

En las fases de concurso o de obra es posible solicitar un conjunto de precios a cada proveedor presente en estas fases a través de la operación Solicitud de Precios.

En este módulo, es posible crear todos los datos necesarios a la solicitud de precios, así como utilizar otras herramientas de apoyo a esta funcionalidad.

Crear solicitudes de precios

Para facilitar la actualización de precios en el presupuesto de coste, es posible utilizar la funcionalidad Solicitud de Precios para solicitar un conjunto de precios a un conjunto de proveedores en la fase de concurso/obra.

Esta operación puede realizarse de forma autónoma en el módulo de Construcción o, en los casos en los que se usa el módulo de Logística, sirve de enlace a las solicitudes internas.

El proceso de solicitud de precios transcurre en las siguientes fases:

1. Creación de la solicitud de precios basada en el presupuesto-coste;
2. Creación de la solicitud a través del módulo de Construcción, en la opción Nueva Solicitud en las Solicitudes de Precios o de un documento interno al departamento comercial a través del módulo de Logística; Nota: No se pueden solicitar precios para referencias sin artículo en os casos en que realiza enlace a Logística;
3. Introducción de ofertas en el documento después de consultar los diversos proveedores. En esta fase, los recursos son agrupados por código, descripción y descripción larga, de acuerdo con el presupuesto;
4. Sincronización/cierre de la solicitud de precios con la posibilidad de actualizar el importe del presupuesto de coste con los precios recibidos.

Sin embargo, para que el proceso sea realizado con éxito es necesario un presupuesto de coste introducido, así como tener el módulo de Logística en los casos en que desea utilizar la Logística para tratamiento de las solicitudes de precios.

Si es necesario, también es posible crear una solicitud de precios y guardarla como borrador.

Para crear una solicitud de precios en una obra, concurso o en el estado de borrador, deben efectuarse los siguientes pasos:

Hay que tener un presupuesto de coste con partidas y/o recursos introducidos para poder tener componentes para solicitar en los casos en los que hay enlace a Logística.

Seleccionar elementos

La selección de las partidas y/o recursos que forman una solicitud de precios es solo uno de los pasos de la operación de solicitud de precios.

Para seleccionar las partidas y/o recursos que forman una solicitud de precios deben realizarse los siguientes pasos:

1. Acceder a Construcción | Obras o Construcción | Concursos;
2. Seleccionar una obra o concurso;
3. En el árbol acceder a Solicitud de Precios;
4. Seleccionar la solicitud de precios o crear un nuevo;
5. Hacer clic en la opción Seleccionar Partidas/Recursos;
6. Identificar las partidas y/o los recursos cuya solicitud de oferta se desea realizar;;
7. Por fin, hacer clic en Guardar.

Al seleccionar las Partidas/Recursos, pueden aplicarse filtros al listado usando el articulado del presupuesto o la estructura de precios.

Cabe referir que, al seleccionar la partida, deja de ser posible seleccionar los recursos asociados a esa partida, así como no es posible seleccionar la partida al seleccionar un recurso.

Copiar solicitudes de precios

Además de copiar precios, es posible copiar los datos generales de las solicitudes de precios registrados en la fase de concurso para la fase de ejecución. La solicitud de precios generada en la copia tiene el estado Registrado independientemente de su estado en la fase de concurso.

Para copiar solicitudes de precios registradas en fase de concurso a la fase de ejecución deben efectuarse los siguientes pasos:

1. Acceder a Construcción | Obras | Solicitud de Precios;
2. Seleccionar la lista de solicitudes de precios;
3. Hacer clic en Copia de solicitudes de precios de la fase de concurso;
4. Seleccionar las solicitudes de precios a copiar;
5. Hacer clic en Confirmar.

Consultar estados

Las solicitudes de precios están divididas en diversos estados para ayudar a identificar la fase en que está cada uno de estos elementos.

Las solicitudes de precios pueden pasar por los siguientes estados:

• Registrada: Estado inicial de la solicitud de precios al ser criado;
• En Consulta: Indica que la solicitud de precios se ha enviado al proveedor. Este evento se identifica cuando algún proveedor ya tiene una fecha de envío registrada;
• En Propuesta: Indica que ya ha recibido la respuesta del proveedor. Este evento es identificado cuando un proveedor ya tiene una propuesta creada y una fecha de recepción registrada o cuando se modifica un valor de un proveedor en la lista de partidas/recursos o en las propuestas;
• Sometida para Aprobación: Indica que la solicitud es sometida para aprobación;
• Aprobada: Indica que la solicitud es aprobada;
• Adjudicada: Indica que la solicitud es adjudicada;
• Sincronizada: Indica que la solicitud actualiza el presupuesto;
• Rechazada: Indica que la solicitud es rechazada en el sistema;
• Borrador: Indica que la solicitud está en modo borrador. La solicitud solo puede pasar a este estado si no existen propuestas creadas y en este este estado no se contabilizan las cantidades registradas para las cantidades ya solicitadas;
• Suspendida: Indica que la solicitud es suspendida en el sistema.Cuando se encuentra en el estado, no se contabilizan las cantidades registradas a efectos de cantidades solicitadas.

Los estados de las solicitudes de precios también pueden sufrir transiciones:

• Comportamiento del Suspendido: Cualquier estado, excepto Adjudicado, puede pasarse a Suspendido. Siempre que se elimina el estado suspendido, se vuelve al estado anterior;
• Si es una Solicitud de Precios de Consulta, las transiciones de estado son: Registrado, En Consulta y Sincronizado;
• Si es una Solicitud de Precios de Adjudicación, las transiciones de estado son: Registrado, En Propuesta, Enviado para Aprobación,Aprobado y Adjudicado;
• Si es una Solicitud de Precios de Consulta y Adjudicación, las transiciones de estado son: Registrado, En Consulta, En Propuesta, Enviado para Aprobación, Aprobado e Adjudicado;
• Revertir estado: Esta opción está disponible en los estados Rechazado, Enviado para aprobación, Aprobado y Adjudicado. Al revertir, la solicitud vuelve al estado inmediatamente anterior.

Aprobar solicitud de precios

Después de creadas, las solicitudes de precios pasan por un circuito de aprobación, o sea, es necesario someter las solicitudes para aprobación y, consecuentemente, aprobarlas. Posteriormente, podrá anular el envío y la aprobación.

Para someter, aprobar o retirar la aprobación de una solicitud de precios deben realizarse los siguientes pasos:

Copiar precios

Se pueden copiar los precios de un presupuesto, facilitando así el registro de precios en las fichas y en los recursos.

Para copiar un precio, deben seguirse los siguientes pasos:

1. Acceder a Construcción | Obras o Construcción| Concursos;
2. Editar la obra/concurso deseado;
3. En la pestaña Presupuestación seleccionar la Propuesta Base en el caso de un concurso o Presupuestación en el caso de una obra;
4. Seleccionar una propuesta y, a continuación, el elemento a copiar;
5. Hacer clic en la columna "Precio Liquido o Total" y seleccionar la opción Copiar Precio;
6. Seleccionar el elemento que recibirá los nuevos datos;
7. Hacer clic de nuevo en la columna "Precio Liquido o Total" y seleccionar la opción Pegar Precio.

Activar solicitud de precios

Para que las fases de la solicitud de precios sigan el flujo de trabajo correcto es necesario activar esta funcionalidad, o sea, deberá seleccionar la solicitud de precios deseado y activarlo en el menú Gestionar Estado. Si lo desea, también es posible desactivarlos.

Para activar o desactivar una solicitud de precios deben efectuarse los siguientes pasos:

Indicar recursos a incluir en la solicitud de precios

En las solicitudes de precios es posible crear una lista de recursos para realizar una partida. Al enviar para los proveedores en la solicitud de precios los recursos que deben ser incluidos en la tarea son indicados.

En esta funcionalidad, también es posible agrupar los recursos iguales a través de un tipo de recurso agrupador que incluye la lista de todos los recursos agrupados.

Adjudicar una solicitud de precios

La adjudicación de una solicitud de precios permite transformar automáticamente las solicitudes de precios en subcontratas por cada proveedor presente en la solicitud de precios.

En el caso de que el tipo de solicitud sea ampliación, se añadirán las partidas existentes en la solicitud de precios a las subcontratas seleccionadas en el asistente. Para ello, hay que seleccionar en el asistente una subcontrata de destino para cada proveedor.

El conjunto de las partidas creadas por una ampliación se identifica con un número secuencial visible a través de la columna Ampliación en la tabla de las partidas del presupuesto.

Los recursos presentes en la solicitud de precios dan origen a un documento interno que se creará en Logística. Para que esto sea posible, todos los recursos deben tener un artículo del ERP asociado. Los datos del documento interno que se creará en Logística pueden parametrizarse en los parámetros de la empresa, en el Administrador.

Para adjudicar y revertir la adjudicación de una solicitud de precios, siga estos pasos:

Importar y exportar solicitudes de precios

Es posible importar y exportar solicitudes de precios a través de un archivo de Excel. Para ello, deben ejecutarse los siguientes pasos:

1. Acceder a Construcción | Obras o Construcción | Concursos;
2. Seleccionar una obra o concurso;
3. En el árbol acceder a Solicitud de Precios;
4. Seleccionar la solicitud de precios o crear una nueva;
5. Hacer clic en la opción Importar/Exportar;
6. Seleccionar la opción deseada: Exportar para Excel o Importar de Excel;
7. Indicar la ubicación para el archivo a generar y en la opción Importar de Excel deberá también indicar el proveedor;
8. Por fin, hacer clic en Confirmar.