¿Qué opciones están disponibles en Office Extensions?

En Office Extensions está disponible un conjunto de opciones que permite introducir plantillas y definir intervalos de valores en los parámetros de las fórmulas, analizar posibles errores y recalcular fórmulas.

También podrá iniciar sesión automáticamente en la apertura de un libro y borrar los datos guardados en caché.

Para realizar estas opciones deberá iniciar sesión del usuario en el archivo Excel.

Recalcular fórmulas

En Microsoft Office Excel existe una jerarquía de dependencias que permite detectar cuando hay que calcular los valores de las celdas. El cálculo de una celda solo se realiza si ésta depende de otras celdas cuyo valor se ha modificado. El cálculo de una celda efectúa el cálculo de todas las fórmulas correspondientes. El modo de cálculo puede ser automático o manual, según la opción seleccionada en Microsoft Office Excel.

El cálculo de las fórmulas solo se ejecuta realmente cuando está activo el modo de cálculo manual. En el modo de cálculo automático, Microsoft Office Excel mantiene los valores de las celdas siempre actualizados.

El recálculo de las fórmulas se ejecuta siempre que exista una reconstrucción de la jerarquía de dependencias y el recálculo de todas las celdas.

Para recalcular las fórmulas de un libro Excel, deberá:

• En Microsoft Office Excel hacer clic en las teclas Shift+Ctr+Alt+F9.
• En Office Extensions hacer clic en la opción Recalcular de la sección Fórmulas | Funciones Cegid.

Nota: Para calcular solo las fórmulas de un libro Excel basta con hacer clic en la tecla F9. Para calcular las fórmulas de una hoja Excel basta con hacer clic en las teclas Shift+F9.

Modificar la forma de recálculo de fórmulas

Por defecto, Microsoft Office Excel recalcula automáticamente las fórmulas cuando la celda de que la fórmula depende es modificada.

Sin embargo, esta herramienta ofrece una opción que permite definir la forma de recálculo de las fórmulas, es decir, controlar si el Excel vuelve o no a calcular las fórmulas.

Por ejemplo, en el ejemplo de los informes ofrecidos que incluyen bastantes fórmulas. Cada vez que el usuario modifica una determinada fórmula, las demás que dependen de ésta se recalcularán, con lo que disminuye el rendimiento.

En este escenario, se recomienda el uso del cálculo manual para reducir el tempo de esta operación.

Para modificar la forma de recálculo de fórmulas, deben seguirse los siguientes pasos:

1. Acceder a las opciones del archivo Excel. Por ejemplo, en la versión Microsoft Office 2010 esta opción está en el Archivo | Opciones;
2. En la pestaña Fórmulas, en el área Opciones de cálculo activar la opción Manual;
3. Desactivar la opción Recalcular libro antes de guardar.

Introducir hoja de parámetros

Office Extensions ofrece una plantilla para introducir los parámetros de las fórmulas, sugiriendo una determinada organización de estos datos en la creación de nuevos informes de usuario.

Esta plantilla está disponible en la carpeta de instalación, en la subcarpeta ReportsPlatform: "ReportTemplate.xls".

Para introducir la plantilla en el informe deben seguirse los siguientes pasos:

1. Acceder a la sección Cegid del archivo Excel;
2. Seleccionar la opción Parámetros.

Se crean automáticamente dos hojas, una para definir las empresas (hoja Empresas) y otra para definir los restantes parámetros de las fórmulas (hoja Parámetros).

Además de definir los parámetros, el usuario también podrá personalizar las dos hojas, como por ejemplo: definirse el título.

Definir intervalos de valores

Existen diversas fórmulas en el Office Extensions que permiten la definición de un intervalo de valores en alguno de sus parámetros. Estos casos están identificados en la descripción de la propia fórmula.

Existen dos formas de definir un intervalo de valores:

1. Definir un intervalo de celdas, por ejemplo: G2:G4;
2. Definir directamente los valores posibles, por ejemplo: {"000";"001";"002"} o {"000"001"002"}.

Diagnosticar errores

Office Extensions permite analizar las fórmulas con errores en todas las fórmulas del ERP utilizadas en el archivo Excel.

Para diagnosticar errores en el uso de las fórmulas del ERP en el archivo Excel deben realizarse los siguientes pasos:

1. Acceder a la sección Cegid del archivo Excel;
2. Seleccionar la opción Diagnósticos.
3. Se muestra una nueva sección que indica los errores encontrados y el motivo de cada error;
4. Hacer clic en la línea del error para acceder a la celda donde ocurre el error;
5. Corregir el error.

Este diagnóstico solo detecta errores en la construcción de las fórmulas. No detecta diferencias entre las fórmulas utilizadas en el Add-in Financiero y el Office Extensions.

Iniciar sesión

En Office Extensions existe un conjunto de fórmulas de los módulos y de las listas disponibles después del inicio de sesión del usuario en el archivo Excel.

Para iniciar sesión, efectuar los siguientes pasos:

1. Acceder a la pestaña Cegid o el área Funciones Cegid de las pestañas de las fórmulas;
2. Hacer clic en Iniciar Sesión;
3. Indicar el nombre del usuario y la respectiva contraseña.

Iniciar sesión automáticamente al abrir un libro

Office Extensions permite iniciar sesión automáticamente al abrir un libro. Para ello, deben ejecutarse los siguientes pasos:

1. Crear un nuevo acceso directo al libro.
2. En los parámetros del acceso directo indicar el usuario (/u:) y la contraseña (/p:)

Ejemplo de acceso directo: "%ProgramFiles(x86)%Microsoft OfficeOffice14EXCEL.EXE" archivo.xlsx /u:jose.silva /p:js

1. A partir del Navegador crear un Nuevo Acceso Directo del tipo Aplicación Externa;
2. En el campo Aplicación introducir EXCEL.EXE;
3. En el campo Parámetros introducir el siguiente texto: archivo.xlsx /u:%%UTILIZADOR%% /p:%%UTILPASSWORD%%.

Limpiar caché

La caché es el mecanismo que memoriza un conjunto de valores durante un determinado periodo de tiempo. Esto significa que los valores recalculados/actualizados vienen siempre de la memoria caché excepto cuando no existen en memoria o expiraron por superar el plazo de validez de la memoria caché (20 minutos).

Office Extensions guarda los resultados de los cálculos efectuados por un periodo de tiempo en memoria para reducir los recálculos de los datos y mejorar el rendimiento.

Para borrar los datos guardados en memoria (caché) deben realizarse los siguientes pasos:

1. En el archivo Excel acceder a la sección Cegid;
2. Seleccionar la opción Herramientas | Limpiar caché.

También podrá acceder a las Preferencias y en la pestaña Datos, hacer clic en el botón Limpiar caché.