¿Cómo introducir y ver una lista del ERP en Excel?

Un libro Excel puede contener listas del tipo Tabla o Tabla Dinámica. Todas las listas se basan en una fuente de datos, como por ejemplo Excel, SQL Server u Office Extensions.

Podrá introducir y visualizar las listas del ERP en el archivo excel y las listas presentadas dependen de los permisos asignados a los usuarios en el ERP. Además de estas opciones, podrá modificar las empresas asociadas a las listas.

Introducir listas del ERP

El Office Extensions permite visualizar e introducir listas del ERP y aprovechar las listas del ERP a partir de Excel.

Para introducir una lista del ERP en el archivo Excel deben realizarse los siguientes pasos:

1. Acceder a la pestaña Cegid del archivo Excel;
2. Indicar la Empresa, la Categoría de Información y la respectiva Lista a introducir;
3. Seleccionar la opción Vista Previa (opcional). En este caso se presenta un nuevo panel con la lista;
4. Hacer clic en Insertar Lista y seleccionar la opción deseada: - Tabla: Introduce una tabla con los datos de la lista (similar a la opción Tabla); - Tabla Dinámica: Introduce una tabla dinámica (similar a la opción Tabla Dinámica); - Copiar Valores: Copia los valores de la tabla actual para la celda actual; - Copiar Referencias: Crea una tabla utilizando la fórmula PRI_ListValue. Esta opción permite guardar la lista actual y actualizar posteriormente solo cada una de las líneas exportadas (no introduce nuevas líneas); - Copiar Encabezados: Copia los títulos de la lista; - Nueva Hoja (Tabla): Introduce la lista como tabla en una nueva hoja; - Nueva Hoja (Tabla Dinámica): Introduce la lista como tabla dinámica en una nueva hoja; - Nueva Hoja (Valores): Introduce los valores de la lista en una nueva hoja; - Nueva Hoja (Referencias): Crea una tabla utilizando la fórmula PRI_ListValue en una nueva hoja.

La lista también puede ser introducida en el archivo Excel a través de su vista previa. Para ello, seleccionar las líneas que se desean copiar y arrastrarlas hasta una celda del archivo. Posteriormente, deberá seleccionar una de las siguientes opciones:

• Copiar Valores;
• Copiar Referencias;
• Copiar Encabezados;
• Insertar Tabla;
• Insertar Tabla Dinámica;
• Cancelar.

La ventaja de esta alternativa es que solo se copian las líneas seleccionadas, excepto las opciones Insertar Tabla e Insertar Tabla Dinámica.

Para mantener la tabla y/o la tabla dinámica actualizada, deberá hacer clic en las opciones Actualizar o Actualizar Todas disponible en la sección Cegid.

Las listas SQL sin categoría asociada no son soportadas por la operación Copiar Referencias, bien como las listas con parámetros no son soportadas y no están disponibles para introducción.

Visualizar listas del ERP

Para visualizar una lista del ERP a partir de un archivo Excel, deben realizarse los siguientes pasos:

1. Acceder a la pestaña Cegid del archivo Excel;
2. Definir la empresa, la categoría de información y la lista que se desea visualizar;
3. Seleccionar la opción Vista Previa.

Se muestra un nuevo panel con los datos de la lista.

Nota: Podrá introducir filtros, seleccionando la opción "Editar Filtro" disponible en ese panel.

Los datos de la lista también se podrán introducir en la hoja Excel.

Definir permisos

A través de la selección secuencial de empresa y categoría (que funcionan como filtro), puede seleccionarse una de las listas existentes en el ERP. Las listas mostradas dependen de los permisos del usuario en el ERP.

Para garantizar los permisos a las listas, deben realizarse los siguientes pasos:

1. Acceder al Administrador del ERP;
2. Seleccionar o utilizar y editarlo;
3. En Operaciones por Empresa definir la empresa y activar las respectivas categorías de información;
4. Hacer clic en Guardar.

Modificar las empresas asociadas a las listas

La conexión de una tabla a una lista del ERP está siempre asociada a una determinada empresa.

Para modificar la empresa a la que la tabla está asociada, deben realizarse los siguientes pasos:

1. Hacer clic con el botón derecho del ratón en la tabla correspondiente;
2. Seleccionar la opción Cegid | Asociar Empresa;
3. En la lista de empresas disponibles, seleccionar la empresa a la que se desea asociar la tabla;
4. Hacer clic en Confirmar.