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En el Administrador, se puede realizar un conjunto de operaciones que agilizan la creación de una empresa. Así, además de crear una empresa, podrá clonar y eliminar empresas existentes, así como copiar configuraciones entre empresas.
Crear empresas
En la instalación del sistema se pueden crear las empresas con la ayuda de un asistente disponible en el Administrador. Si solo desea crear una empresa con base en una ya existente, podrá utilizar la funcionalidad de clonaje de empresas. Posteriormente, podrá eliminar la empresa.
Para crear, clonar y eliminar empresas, deben seguirse los siguientes pasos:
Crear una empresa
- Acceder a Administrador | Empresas | Nueva Empresa | Asistente de Creación de Empresas;
- Seleccionar Siguiente en el asistente para iniciar el proceso;
- Indicar el Tipo de Empresa deseada: Estándar o Demonstración;
- Definir el Identificador de la empresa a crear;
- Opcionalmente, podrás clasificar a la empresa en una determinada categoría. Esta funcionalidad permite, cuando existen varias bases de datos, agruparlas en diferentes categorías para facilitar el mantenimiento en el Administrador y su uso en las demás aplicaciones. También se puede usar el asistente para crear nuevas categorías o para editar las que ya existen, en el momento de creación de la empresa;
- Definir el Tipo de Ejercicio y la ubicación de la Sede más adecuados a la organización;
- Son presentadas las Configuraciones Base (plantillas de base de datos) definidas de acuerdo con el producto, tipo de empresa y ubicación indicados en los pasos anteriores. Debes escoger el script de inicialización de la base de datos que mejor se adapta al ejercicio que se desea crear, ya que éste se inicializará con el script seleccionado. Nota: Será notificado si no se encuentran configuraciones adecuadas a las parametrizaciones realizadas y, posteriormente, se presentará una lista de las configuraciones estándar existentes para seleccionar la más adecuada al ejercicio a crear;
- Definir los Módulos de la Aplicación a ofrecer a la empresa;
- Definir la ubicación Física de los archivos de la base de datos;
- Después de la creación de la base de datos, se puede crear automáticamente un Plan de Mantenimiento para la nueva base de datos o incluir esa base de datos en un plan de mantenimiento existente;
- Introducir los Datos Principales de la nueva empresa, por ejemplo, el País (obligatorio);
- Identificar los usuarios con acceso a la empresa;
- Registrar la base de datos que soporta la empresa;
- Por fin, hacer clic en Finalizar.
Clonar una empresa
- Seleccionar la empresa deseada en la lista de empresas;
- Clonar la empresa a través de la opción Empresas | Clonar o utilizando el menú de contexto (Clonar);
- Definir las propiedades de la empresaclonada en la respectiva ventana; Nota: El identificador de la empresa es obligatoriamente único en el sistema;
- Por fin, Confirmar.
Eliminar una empresa
- Seleccionar la empresa deseada a través de la lista de empresas;
- Eliminar la empresa en Empresas | Eliminar o utilizando el menú de contexto Eliminar.
Se presentará un mensaje de confirmación para eliminar la empresa. Además, se presentarán dos avisos indicando que:
- Si la empresa está abierta, debes cerrar todas las conexiones a la base de datos;
- Deberás borrar la empresa del sistema, manteniendo la base de datos en el servidor de datos.
Si borras una empresa pero no eliminas la respectiva base de datos, puedes volver a crear la empresa en cualquier momento. Para ello, deberá crearse una empresa con el mismo nombre. Así, el sistema detecta que existe la base de datos y ofrece la posibilidad de usar la base de datos existente.
Podrás definir los perfiles de usuarios en cualquier momento después de crear la empresa.Se recomienda definir los diversos perfiles y asignarlos a los diversos usuarios del sistema en una fase posterior de trabajo, después de conocer el posicionamiento en los programas de información de mayor o menor relevancia.
Podrás cambiar algunas de las informaciones previamente definidas a través de la opción Propiedades del menú Empresas.
Copiar configuraciones entre empresas
La opción Transferir datos entre empresas permite copiar algunas entidades entre las empresas presentes en el sistema. Esta funcionalidad ofrece una forma rápida y eficaz de transferir información entre las diversas empresas del sistema, en el mismo proceso.
Las entidades compatibles son las siguientes:
- Listas del usuario;
- Funciones del usuario;
- Menús del usuario;
- Procesos del usuario;
- Tablas del usuario;
- Campos del usuario.
Para copiar configuraciones entre empresas, deben ejecutarse los siguientes pasos:
- Seleccionar una empresa disponible en la lista de empresas;
- Copiar configuraciones entre empresas a través de la opción "Importar/Exportar configuraciones", disponible en Empresas | Administración o utilizando el menú de contexto (Administración | Importar/Exportar configuraciones);
- Seleccionar "Siguiente" en el asistente para iniciar el proceso;
- Seleccionar la opción "Transferir datos entre empresas" y posteriormente "Siguiente";
- Seleccionar la empresa con las configuraciones a transferir y, posteriormente, "Siguiente";
- Indicar las configuraciones que deseas copiar y los respectivos elementos a través del botón "...". Hacer clic en "Siguiente";
- Indicar las empresas para donde se deben copiar los elementos seleccionados en el paso anterior. Hacer clic en "Siguiente";
- Seleccionar la opción "Ejecutar" para que la transferencia sea realizada;
- Opcionalmente, mantener la opción "Mostrar el informe de procesamiento" activa para visualizar el resumen de la operación. Eventualmente, este informe podrá ayudar el usuario en la corrección de algunos problemas que puedan ocurrir durante la ejecución del asistente;
- Terminar.
Abrir empresas
Para abrir una empresa, deben ejecutarse los siguientes pasos:
- Acceder al combo de empresas en el menú superior del ERP;
- Seleccionar la empresa deseada en la lista de empresas;
Si no consigues seleccionar la empresa deseada, el elemento Abrir Empresa permite acceder a la ventana con todas las empresas disponible al usuario.
No se pueden abrir empresas cuya versión no esté actualizada. Para actualizar la versión de las empresas deberás acceder al Administrador.