¿Cómo efectuar exportaciones entre filiales?

Además de la exportación de datos entre filiales, en la Gestión de Filiales también es posible exportar documentos y tareas para las restantes filiales. Estas operaciones solo necesitan ser configuradas antes de ser realizadas.

Además de estas opciones, también es posible reenviar los archivos de exportación y consultar todas las informaciones de las exportaciones.

Configurar tareas de exportación

Siempre que se desea exportar datos de la sede para una filial las respectivas tareas de exportación deben ser configuradas. En la configuración de una tarea de exportación, es necesario caracterizar la tarea, asignando una descripción que permita una fácil identificación. Después de identificada, el código de la filial de destino debe ser indicado.

Para configurar tareas de exportación, deben seguirse los siguientes pasos:

1. En la Gestión de Filiales acceder a Filiales | Tareas | Tareas de Exportación;
2. Comprobar que se presentan todas las tareas de exportación creadas;
3. Seleccionar la opción Propiedades para visualizar y editar las informaciones de una tarea programada;
4. Hacer clic en la opción Nueva Tarea para crear una nueva tarea;
5. Se presenta el Asistente de Configuración de Tareas, donde será necesario identificar/describir la tarea a configurar;
6. Indicar la Exportación y el tipo de tarea a efectuar;
7. Hacer clic en Siguiente y comprobar que es posible asociar la nueva tarea de sincronización a crear en diversas filiales en simultáneo, sin necesidad de configuración de la tarea en cada una de las filiales individualmente;
8. Indicar el Ejercicio para donde los datos serán exportados y la respectiva información a exportar (conjunto de documentos y tablas a sincronizar). De acuerdo con el ejercicio seleccionado, está disponible un árbol con la información que se puede exportar y podrá filtrar la información que desea exportar;
9. Indicar el AlmacénSugerencia (stock por defecto) para que los artículos pasen a sugerir este almacén en los documentos realizados en la filial de destino;
10. Definir una Programación para la ejecución automática de la tarea y/o realizar una exportación desde el inicio de vida de la aplicación o a partir de este momento. Si la tarea es programada para ser ejecutada automáticamente, esa programación es definida al recurrir a un formulario. En el proceso de exportación, solo se sincronizan los datos modificados o nuevos, pero al ejecutar la tarea por primera vez es posible realizar la sincronización de todos los datos;
11. Corregir las características de la tarea (opcional);
12. Hacer clic en Procesar;
13. Por fin, hacer clic en Finalizar.

Solo serán exportados los registros cuya fecha de la última actualización es superior a la fecha de la última exportación, o sea, solo los registros modificados después de la última exportación. Ése puede indicar el almacén deseado para la exportación.

La definición del almacén sugerencia no significa que solo serán exportados los artículos con este almacén sugerencia.

Exportar documentos entre filiales

En una instalación con Gestión de Filiales, además de la exportación de Documentos creados en la Sede, existe la posibilidad de configurar la aplicación para que los documentos creados en una determinada filial se puedan exportar a las demás filiales de la misma instalación.

Para configurar la aplicación para que los documentos se puedan exportar entre filiales deben ejecutarse los siguientes pasos:

1. En la sede, acceder a Sistema | Parámetros | General;
2. Seleccionar la opción General;
3. En el área Información de la Sede/Filial activar la opción Permite exportaciones entre filiales;
4. En el área Tareas de Exportación de la sede y de las filiales, seleccionar los diferentes documentos que desea exportar.

Ejemplo

En una empresa con Gestión de Filiales, cada filial efectúa pedidos que son después enviados para la sede, donde son transformados en facturas. Después el objetivo es que las facturas se exporten a todas las Filiales.

En este escenario no basta con incluir en las Tareas de Exportación de la sede los documentos que corresponden a las facturas ya que, como se han creado a partir de la transformación de otro documento (en este caso de un pedido), estos documentos también se deberán exportar con la factura. Así, tendría que activarse en la aplicación la opción Permite exportaciones entre filiales y en las Tareas de Exportación de las filiales se incluirían los documentos del pedido (solo el que cada filial utiliza), al mismo tiempo que en la sede se incluirían los pedidos de todas las filiales y el documento de la factura.

Reenviar los archivos de exportación

Esta funcionalidad permite el reenvío de archivos de exportación cuando, por algún motivo, el archivo a exportar no ha llegado al destino.

Para reenviar los archivos de exportación, deben seguirse los siguientes pasos:

1. En el menú acceder a Integración | Reenviar Arch. de Exportación;
2. Seleccionar lo(s) archivo(s) a exportar y, a continuación, hacer clic en Enviar;
3. Comprobar que lo(s) archivo(s) son reenviado(s) de acuerdo con el soporte de comunicación configurado para la filial correspondiente.

Consultar informes de exportaciones

En la Gestión de Filiales, al nivel de las tareas de exportación e importación, está disponible un conjunto de informes con todas las informaciones exportadas y es posible imprimirlos.

Para consultar e imprimir los informes de exportaciones, deben efectuarse los siguientes pasos:

1. En la Gestión de Filiales acceder a Filiales | Exploración | Exportaciones;
2. En el listado que desea consultar e imprimir, hacer clic con el botón derecho del ratón y seleccionar la opción Imprimir;
3. Indicar la Filial cuya exportación desea imprimir y el número de últimas operaciones a imprimir;
4. Configurar si desea la vista previa del listado antes de imprimir y el número de copias deseadas;
5. Seleccionar la opción Configurar para editar las propiedades del informe;
6. Por fin, hacer clic en Imprimir.