Como comunicar as obrigações contributivas à Seg.Social de acordo com o modelo Simplificação do Ciclo Contributivo?

Brevemente disponível

A SCC – Simplificação do Ciclo Contributivo é um novo modelo que transforma a forma como as entidades empregadoras comunicam as remunerações, reduzindo burocracia e garantindo maior transparência e previsibilidade.

Consiste na apresentação automática da obrigação contributiva pela Segurança Social, na confirmação, alteração ou comunicação de novos valores pela entidade empregadora e no respetivo pagamento da obrigação contributiva.

As regras do anterior modelo de Declaração de Remunerações (DR) consistiam num modelo aditivo/subtrativo de remunerações e seus valores. Agora, neste novo modelo são declarados os dias e valores das remunerações a considerar como valores finais. Exemplificando:

Considerar um vencimento de 1200 (natureza P) pretende-se declarar um dia de falta referente ao mês anterior:

1. No modelo DR: Considera uma linha com -1 dia e com o valor de 40

2. No modelo SCC: Considera uma linha com 29 dias e com o valor de 1160

Uma novidade deste modelo (SCC) é que as remunerações permanentes são calculadas automaticamente pela Segurança Social, ficando a cargo do empregador comunicar apenas quando houver diferenças face ao que foi calculado pela Segurança Social.

Interface

Na grelha da Declaração de Remunerações para a Segurança Social, estão disponíveis as seguintes funcionalidades:

• Inserir: permite adicionar uma nova linha em branco à grelha de resultados;

• Remover: permite remover a linha selecionada da grelha de resultados;

• Ordenar: permite ordenar a grelha por qualquer coluna, em ordem ascendente ou descendente;

• Filtrar: permite filtrar os dados por qualquer coluna da grelha;

• Exportar: permite exportar a informação da grelha para os formatos HTML, Excel, Word ou PDF;

• Pré-visualizar: permite visualizar os dados da grelha num formato adequado para impressão;

• Associar Pedido: permite associar um pedido a um conjunto de registos selecionados;

• Reprocessar Funcionário: permite reprocessar os valores de um funcionário selecionado. Esta funcionalidade evita a necessidade de reprocessar toda a Declaração de Remunerações para a Segurança Social. Não é possível reprocessar linhas com o estado Em processamento;

• Anular: permite remover um ou vários registos da grelha. Não é possível anular linhas com o estado Em processamento;

• Layout Predefinido: permite repor a configuração original da grelha, restaurando o layout por omissão quando foram efetuadas alterações (por exemplo, remoção de colunas).

Nota: a disponibilidade de algumas opções pode variar consoante o estado dos registos.

Passo 1 - Configuração

Para processar corretamente a Declaração de Remunerações para a Segurança Social, é necessário cumprir os seguintes requisitos:

Ficha de Remunerações e Horas Extra

Na ficha das Remunerações e Horas Extra, os campos Natureza das Remunerações para Vencimento e Extraordinário devem estar preenchidos com a Natureza correta. Estes códigos são fornecidos pela Segurança Social e podem ser encontrados nas instruções de preenchimento das obrigações contributivas.

É possível definir códigos diferentes para o caso da mesma remuneração ser processada em Vencimento e Extraordinário.

Ficha de Funcionário

No separador Informação Profissional da Ficha do Funcionário, deverá ser preenchido o campo Situação, que identifica a qualificação ou o tipo de vínculo do trabalhador a comunicar à Segurança Social.

Na ausência desta informação, a aplicação considera, por defeito, a situação TCO – Trabalhador por Conta de Outrem.

Administrador

Para utilizar o novo modelo é necessário ativar a opção Regime Simplificação do Ciclo Contributivo e indicar o período inicial de adesão (verificar na Segurança Social o período de adesão).

Para comunicar neste novo modelo, é necessário ter Autenticação de Dois Fatores por Token, que deverá estar preenchido nestes parâmetros.

Em Administrador | Recursos Humanos | Parâmetros Ligação Seg. Social poderá configurar os parâmetros de integração entre a aplicação e a plataforma da Segurança Social, incluindo as regras de enquadramento no regime de simplificação do ciclo contributivo e a autenticação necessária para a comunicação com os serviços da Segurança Social. Para tal, siga os seguintes passos:

1. Aceder a Administrador | Recursos Humanos | Parâmetros Ligação Seg. Social;

2. Ativar a opção Regime Simplificação do Ciclo Contributivo para indicar que a empresa se encontra abrangida pelo regime de simplificação do ciclo contributivo;

3. Indicar o Período Inicial de Adesão, ou seja, o mês e ano a partir dos quais a adesão ao regime produz efeitos.
   Nota: o período configurado deverá corresponder ao período de adesão registado na Segurança Social.

4. Definir o n.º de meses após o qual uma declaração ou comunicação será considerada fora de prazo no campo Meses para considerar Fora de Prazo;

5. Definir o número de meses a considerar para situações em que exista um pedido associado no campo Meses para considerar Fora de Prazo com pedido;

6. Indicar o dia do mês que servirá de referência para a validação das situações consideradas fora de prazo no campo Dia do mês para considerar Fora de Prazo;

7. Na secção Plataforma de Interoperabilidade – Autenticação Dois Fatores configurar os elementos necessários para autenticação junto dos serviços da Segurança Social através da Plataforma de Interoperabilidade:

   • Token de Autenticação: introduzir o token de autenticação fornecido para acesso aos serviços da Segurança Social. O token é armazenado de forma protegida e utilizado automaticamente durante as comunicações efetuadas pela aplicação.

   • Testar Ligação: clicar em Testar Ligação para validar a autenticidade do token configurado, a conectividade com os serviços da Segurança Social e a disponibilidade da autenticação para futuras comunicações. Recomenda-se a execução deste teste após qualquer alteração ao token.

   • Validade do Token: apresenta a data de validade do token configurado (este campo é meramente indicativo, não tendo qualquer efeito sobre as comunicações a efetuar). Sempre que o token expirar, deverá ser gerado e configurado um novo token para garantir a continuidade das comunicações com a Segurança Social.

8. Após concluir a configuração, deverá verificar todos os parâmetros introduzidos;

9. Clicar em Confirmar para guardar as alterações ou em Cancelar para sair da janela sem guardar.  

Boas práticas:

• Confirmar que o Período Inicial de Adesão corresponde ao registado na Segurança Social.  

• Executar regularmente o botão Testar Ligação para validar a comunicação com os serviços externos.  

• Monitorizar a Validade do Token e proceda à sua renovação antes da data de expiração.

Passo 2 - Processamento

A opção Processar permite efetuar o apuramento das remunerações e das respetivas obrigações contributivas a comunicar à Segurança Social.

O processamento apenas pode ser executado para:

1. Novos períodos;

2. O último período processado, sem linhas Em Processamento.

Os períodos anteriores ao último mês processado apenas podem ser consultados em modo de visualização. Este comportamento garante a integridade da informação já comunicada e dos cálculos efetuados nos períodos subsequentes.

Adicionalmente, não é possível efetuar um novo processamento quando existam registos no estado Em processamento. Nestes casos, deverá aguardar pela resposta da Segurança Social antes de voltar a processar a declaração.

Para efetuar o processamento:

1. Aceder a Recursos Humanos | Obrigações Declarativas | Declaração de Remunerações | Segurança Social;

2. Selecionar o Ano e o Mês a processar;

3. Clicar em Processar.

Após a execução do processamento, a grelha será preenchida com a informação das remunerações a comunicar à Segurança Social.

Depois do processamento, a grelha apresenta os trabalhadores com remunerações a comunicar e respetiva informação contributiva.

Identificação do trabalhador

• Código e Nome do funcionário;

• Número de Beneficiário da Segurança Social;

• Estabelecimento (coluna oculta por defeito);

• NISS do Estabelecimento (coluna oculta por defeito);

• Qualificação ou tipo de vínculo (coluna oculta por defeito).

Informação contributiva

• Taxa utilizada no cálculo das contribuições;

• Período de remuneração correspondente ao período de referência da remuneração;

• Número de dias preenchido nas naturezas em que esta informação é exigida pela Declaração de Remunerações;

• Sinal da remuneração utilizado em situações de acerto negativo de dias ou remunerações, normalmente associadas a correções de períodos anteriores;

• Valor da remuneração de acordo com o processamento salarial efetuado.

Natureza

A natureza da remuneração é determinada pela configuração associada a cada rubrica salarial.

Para efeitos da comunicação à Segurança Social, deixou de existir a natureza 6, pelo que os retroativos de vencimento passam a ser comunicados com a natureza P.

Contudo, para a Declaração de Seguros, mantém-se a utilização da natureza 6. Assim, a configuração das remunerações deverá continuar a utilizar esta natureza para garantir o correto processamento da declaração de seguros.

Total das Contribuições

Corresponde ao valor total das contribuições calculadas com base na diferença entre os valores anteriormente declarados e os valores atualmente apurados.

O cálculo é efetuado através da seguinte fórmula:

((Valor Anterior × Taxa Funcionário) + (Valor Anterior × Taxa Entidade Patronal)) – ((Valor Mensal × Taxa Funcionário) + (Valor Mensal × Taxa Entidade Patronal))

Em cada parcela do cálculo é aplicado arredondamento a duas casas decimais.

Situação

Situação Anterior

Apresenta a informação anteriormente submetida para o mesmo período de remuneração e natureza:

• Dias Ant.: número de dias anteriormente declarados;

• Valor Ant.: valor anteriormente declarado.

Situação Atual

Apresenta a informação que será comunicada na próxima submissão:

• Dias: número de dias a declarar;

• Valor Mensal: valor da remuneração a declarar.

Nota: caso tenha Dias e/ou Valor Mensal na Situação Atual a negativo, os mesmos serão apresentados a vermelho e não será possível efetuar a sua comunicação.

Fora de Prazo

Indica se a comunicação da obrigação contributiva se encontra dentro ou fora dos prazos definidos. Os critérios de validação são configurados em Administrador | Recursos Humanos | Parâmetros Ligação à Seg. Social.

Os estados possíveis são:

• Não: a comunicação encontra-se dentro do prazo;

• Sim: a comunicação encontra-se fora do prazo definido para comunicação, mas ainda dentro do limite que dispensa pedido de justificação;

• Sim, Pedido Necessário: a comunicação excede o prazo máximo definido para comunicações sem pedido, sendo obrigatório indicar uma justificação para análise pela Segurança Social.

Pedido

Campo destinado à indicação da justificação para a comunicação fora de prazo.

Estado

Identifica o estado atual da linha:

• Por submeter: ainda não foi efetuada qualquer submissão;

• Em processamento: a informação foi submetida e aguarda resposta da Segurança Social;

• Com erro: ocorreu um erro durante a submissão;

• Integrada: a informação foi submetida com sucesso;

• Substituída: a informação já foi substituída por uma comunicação posterior.

Passo 3 - Gestão de Pedidos Fora de Prazo

Se aplicável

Para comunicar valores de remuneração relativos a períodos fora de prazo que exijam pedido (superiores ao número de meses definido no Administrador face ao período atual), é necessário criar um pedido de justificação de valores fora de prazo junto da Segurança Social.

Para tal, é necessário expandir a janela Pedidos. Nesta área estão disponíveis as seguintes funcionalidades:

• Novo: permite adicionar um novo pedido;

• Associar: permite associar automaticamente um pedido a todas as linhas com o estado Fora de Prazo igual a Sim, Pedido Necessário e que ainda não tenham pedido atribuído;

• Copiar: permite duplicar um pedido existente.

Criação de um pedido

Ao clicar em Novo, é aberto um editor com os seguintes campos:

• Pedido: identificador interno do pedido;

• Descrição: descrição livre associada ao pedido;

• Motivo: motivo que justifica a comunicação fora de prazo. Esta lista é disponibilizada pela Segurança Social e pode variar consoante a entidade;

• Funcionários indicados pela Seg. Social para aplicar a este motivo: nesta área são apresentados os funcionários indicados pela Segurança Social como elegíveis para o motivo selecionado. Apenas estes funcionários devem ser associados ao pedido em criação;

• Campos: nesta secção são apresentados todos os campos definidos pela Segurança Social para preenchimento do pedido. A sua obrigatoriedade depende da configuração definida pela Segurança Social e refletida no ERP. Os campos apresentados podem variar consoante o motivo selecionado;

• Anexos: esta área indica se é necessário anexar documentos ao pedido, de acordo com o motivo selecionado. Caso seja obrigatória a submissão de anexos, poderá carregá-los na grelha disponível. Os anexos devem cumprir as seguintes regras:

  1. O nome do ficheiro deve seguir o formato Nome.ext;

  2. O nome apenas pode conter letras, números, "_" e "-";

  3. Não são permitidos espaços no nome do ficheiro;

  4. São aceites as extensões JPG, PNG e PDF.

Passo 4 - Validação

Antes de submeter, poderá validar os dados apurados e consultar possíveis erros quer do sistema como devolvidos pela Segurança Social:

Diagnóstico de Incoerências

A opção Diagnosticar Incoerências permite efetuar um conjunto de validações aos dados apurados antes da sua submissão à Segurança Social, ajudando a identificar situações que possam impedir ou comprometer a integração da informação.

Durante o diagnóstico são efetuadas, entre outras, as seguintes validações:

• Existência de trabalhadores com remunerações para comunicar que não se encontram registados na Segurança Social;

• Existência de trabalhadores ativos na Segurança Social que não constam da comunicação a submeter;

• Validação da taxa total de contribuição aplicada;

• Verificação de valores negativos nos campos Dias Atual e Valor Atual;

• Identificação de trabalhadores sem NISS;

• Identificação de trabalhadores sem Qualificação (tipo de vínculo).

Sempre que sejam detetadas incoerências, estas deverão ser analisadas e corrigidas antes da submissão da comunicação à Segurança Social.

Erros e Validações

Na área relativa a Erros e Validações, é possível consultar todos os erros identificados durante a execução da opção Diagnosticar Incoerências, bem como os erros devolvidos pela Segurança Social na resposta às remessas submetidas.

Esta área apresenta a seguinte informação:

• Origem: identifica a origem do erro (por exemplo, diagnóstico interno ou resposta da Segurança Social);

• Linha: linha da grelha onde foi identificado o erro;

• Erro: código do erro associado;

• Registo: identificação do registo afetado;

• Descrição: descrição detalhada do erro;

• Verificado: indica se o erro já foi analisado ou validado.

Passo 5 - Comunicação

Após o processamento e validação dos dados, deverá clicar na opção Comunicar para enviar os valores apurados à Segurança Social.

A operação executa previamente um conjunto de validações automáticas. Caso sejam detetadas incoerências ou situações impeditivas como remunerações a negativo, a comunicação não será efetuada até que os erros identificados sejam corrigidos.

Quando todos os dados se encontrem válidos, a comunicação é submetida à Segurança Social e o estado das linhas passa a Em processamento.

Passo 6 - Confirmação

A funcionalidade Confirmar Valores permite consultar os valores finais apurados para a Declaração de Remunerações e compará-los com os valores existentes na Segurança Social antes da sua confirmação definitiva.

A confirmação dos valores constitui uma operação irreversível.

Após a sua execução, a Declaração de Remunerações do período fica com informação que foi confirmada. Se a confirmação não for efetuada, a mesma será efetuada pela Segurança Social na data limite de confirmação. Após confirmação, poderá proceder ao pedido da Guia de Pagamento.

A opção Confirmar Valores encontra-se disponível na Declaração de Remunerações da Segurança Social. Ao selecionar esta opção, é apresentada uma janela de consulta com os valores apurados para o período atualmente selecionado. Os campos Ano e Mês são preenchidos automaticamente com base no período em processamento e destinam-se apenas a consulta.

Informação apresentada

A grelha apresenta informação agregada por período de referência, permitindo comparar os valores apurados na aplicação com os valores existentes na Segurança Social.

Para cada período são apresentados os seguintes elementos:

Valores Apurados no ERP

• N.º Trabalhadores: número de trabalhadores distintos considerados no período;

• Remunerações: total das remunerações apuradas para o período;

• Contribuição Final: valor total das contribuições calculadas para o período;

• Contribuição Anterior: valor total das contribuições anteriormente comunicadas;

• Diferença: diferença entre a contribuição final e a contribuição anteriormente comunicada.

Valores da Segurança Social

São apresentados os totais devolvidos pela Segurança Social para os períodos existentes na Declaração de Remunerações, permitindo a comparação entre os valores apurados e os valores registados naquele organismo.

Identificação de diferenças

Sempre que sejam identificadas diferenças entre os valores comparados, os campos correspondentes são apresentados a vermelho. Por exemplo, se o número de trabalhadores apurado for diferente do registado na Segurança Social, ambos os valores serão destacados a vermelho.

Validações

Registos em processamento

Ao abrir a janela, o sistema verifica a existência de linhas com o estado Em processamento.

Caso existam registos nessa situação, é apresentada a seguinte mensagem: Existem valores 'em processamento' na Segurança Social que ainda não estão refletidos nos valores apresentados. Enquanto existirem linhas em processamento, não será possível proceder à confirmação dos valores. Nestas situações, a opção Confirmar permanece desativa até que todas as comunicações obtenham resposta da Segurança Social.

Dados não gravados

A consulta de confirmação de valores apenas pode ser efetuada quando os dados da Declaração de Remunerações se encontram gravados.

Confirmar Valores

Após a validação da informação apresentada, deverá clicar em Confirmar Valores para efetuar a confirmação definitiva do período.

A confirmação dos valores apenas pode ser efetuada até à data limite de confirmação, correspondente ao dia 20 do mês seguinte ao período a que respeita a obrigação contributiva. Após essa data, deixa de ser possível confirmar os valores desse período, pois a Segurança Social efetua oficiosamente a confirmação.

Nota: se o dia 20 ocorrer ao fim de semana ou dia feriado, transita para o 1.º dia útil seguinte.

Antes da confirmação é apresentada a seguinte mensagem: Está prestes a confirmar os valores relativos ao período de [mês/ano]. Esta operação é irreversível e não poderá ser alterada posteriormente. Tem a certeza de que pretende confirmar?. Ao confirmar:

• É efetuada a comunicação de confirmação para a Segurança Social;

• O período é registado como confirmado;

• A informação apresentada é atualizada automaticamente;

• A Declaração de Remunerações fica bloqueada para edição nesse período.

Períodos confirmados

Se editar uma Declaração de Remunerações já confirmada, surgirá um alerta a informar que a declaração já foi confirmada.

Passo 7 - Análise

Após comunicar, poderá consultar o estado das comunicações, dos pedidos e atualizar o estado das comunicações:

Estado das Remessas

Na área relativa ao Estado das Remessas, é possível consultar o estado das submissões efetuadas à Segurança Social.

Esta área apresenta a seguinte informação:

• Número: identificador da remessa;

• Data de Envio: data em que a comunicação foi submetida;

• Estado: estado atual da remessa (por exemplo: em processamento, integrada, com erro);

• Data de Entrega: data em que a comunicação foi efetivamente recebida pela Segurança Social.

Histórico da Linha

Na área relativa ao Histórico da Linha, é possível consultar o histórico das várias submissões efetuadas para uma determinada linha.

Esta área apresenta a seguinte informação:

• Remessa: identificador da remessa associada à submissão;

• Data: data da submissão;

• Qualificação: qualificação ou tipo de vínculo associado;

• Dias: número de dias declarados;

• Valor: valor da remuneração comunicado;

• Estado: estado da submissão;

• Pedido: indicação da existência de pedido de justificação associado;

• Código da Segurança Social: código identificador atribuído pela Segurança Social;

• Alerta/Erro: indicação de alertas ou erros associados à submissão.

Atualização de Estado

A opção Atualizar Estado permite consultar e atualizar o estado das comunicações submetidas à Segurança Social.

Esta operação força uma nova consulta aos serviços da Segurança Social, obtendo informação atualizada sobre o resultado do processamento das remessas enviadas.

Recomenda-se a utilização desta opção quando existam comunicações no estado Em processamento, permitindo verificar se já foi disponibilizada uma resposta pela Segurança Social.